Assistante de Direction H/F/X

Description de l'entreprise

Entreprise spécialisée dans le parachèvement intérieur et spécialement dans le cadre de revêtement en carrelages/parquets de grande volume. Reconnue pour son exigence, son professionnalisme  et son sens aigu de la qualité, elle ne cesse de croître depuis quelques années et travaille avec de beaux projets/clients et partenaires réucrrents

Description de la fonction

Administration générale & communication

• Gestion des courriers entrants et sortants
• Gestion des appels téléphoniques 
• Accueil des clients et fournisseurs au bureau
• Gestion et organisation des agendas
• Organisation et suivi des plannings
• Rédaction et mise en forme de courriers, offres et documents
• Archivage numérique et papier
• Classement structuré des dossiers
• Gestion des emails et dispatching des informations importantes
• Suivi administratif global des 3 sociétés
• Communication : publication et com divers RS avec l'aide d'une externe.

Gestion chantiers & suivi opérationnel

• Commandes de fournitures et suivi des livraisons
• Comparaison bons d'enlèvement / bons de commande / factures
• Suivi des états d'avancement
• Rédaction et envoi des demandes d'états d'avancement
• Coordination administrative et logistique avec chefs de chantier
• Préparation des dossiers d'appels d'offre en exécution (en priorité)  et soumissions
• Gestion des documents techniques (fiches techniques, plans, etc.)
• Demande des libérations de retenues des garanties provisoires et définitives 
• Gestion des sinistres et dossiers assurances si nécessaire

Comptabilité & finances

• Facturation clients
• Encodage factures fournisseurs
• Suivi des paiements clients et relances
• Suivi ONSS / OPOC et plans de paiement
• Préparation des documents pour le comptable
• Demande de restitution TVA trimestrielle
• Suivi de trésorerie de base

Ressources humaines

• Gestion administrative des employés
• Suivi des contrats de travail¿ Contact avec Groupe S (fiches de paie, déclarations, absences)
• Gestion des congés et certificats médicaux
• Gestion des formations obligatoires (VCA, etc.)
• Gestion des déclarations Dimona

Logistique & véhicules

• Gestion des assurances
• Gestion des cartes carburant et riverains
• Suivi des entretiens véhicules
• Suivi des équipements et outillages

Organisation & optimisation

• Mise en place de procédures internes
• Amélioration des méthodes de travail
• Prévention des pertes administratives
• Centralisation des informations
• Anticipation des besoins administratifs
• Support organisationnel pour les nouveaux projets

Support direction 

• Filtrage et priorisation des demandes
• Préparation de dossiers stratégiques
• Organisation de réunions
• Rédaction de comptes rendus
• Support administratif global à la direction
• Autorisation bancaire & paiement des salaires

Spécificités :

Le rythme est soutenu - nécessite une grande organisation.

Ouvriers turcophones. Idéalement avoir travaillé comme assistante dans des garages, service logistique, entrepôt, sur des chantiers..

Effectif global 30 personnes (avec variation possible en fonction du business)

Travail du lundi au vendredi - horaires idéales : 8h- 16h30 ou 7h-15h (à déterminer)

TT possible - A définir.

Profil

• Accueil chaleureux des clients et partenaires
• Création d'un climat positif et professionnel au bureau
• Communication respectueuse et bienveillante
• Capacité à fédérer et maintenir une bonne ambiance de travail
• Sens du service et esprit collaboratif

Nous attendons quelqu'un de confiance et dont le sens de l'engagement est fiable et dans la durée

Diplôme

• Secondaire supérieur

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