Assistant administratif H/F/X

Description de l'entreprise

Un institut scientifique et actif dans le domaine de la santé recherche un assistant administratif (H/F/X)

Description de la fonction

Le service Achats recherche un(e) renfort motivé(e) et compétent(e) pour rejoindre son équipe en tant qu'assistant(e) administratif(ve).

 Le service Achats est responsable de l'ensemble des acquisitions de biens et de services nécessaires au fonctionnement opérationnel de notre institution scientifique. Il gère une grande diversité de processus d'achat et collabore étroitement avec les différents services ainsi qu'avec de nombreux fournisseurs et prestataires de services.

Vos tâches comprendront notamment :

• Apporter un soutien administratif et opérationnel au suivi du processus d'achat, de la demande initiale jusqu'à la livraison finale ;
• Assurer l'administration et le suivi des commandes, ainsi que la résolution des problèmes liés aux livraisons et aux commandes en attente ;
• Agir comme point de contact pour les questions des services internes et des fournisseurs ;
• Mettre à jour et assurer le suivi des données d'achat (articles, prix, données fournisseurs, etc.) ;
• Vérifier les confirmations de commande et prendre les mesures nécessaires en cas de divergences avec les bons de commande ;
• Traiter les e-mails et assurer une communication fluide avec les contacts internes et externes.

Vous faites partie d'une équipe de 3 collègues, travaillez en étroite collaboration avec les acheteurs et travaillerez sous la supervision directe du purchasing manager. 

Profil

• Diplôme : bachelier en économie ou en administration (ou autre diplôme complété par l'expérience professionnelle requise)
• Expérience professionnelle :  une expérience professionnelle dans un domaine administratif (achat, RH, comptabilité,..) est souhaitée
• Affinité avec un environnement de laboratoire ou le secteur des soins de santé
• Compétences techniques : connaissance d'Office, en particulier Excel, et une expérience avec ERP; des bonnes compétences administratives
• Atout : une connaissance de la loi sur les marchés publics
• Compétences génériques : précis et organisé; capable de travailler de manière autonome et en équipe; orienté solutions; orienté service
• Connaissances linguistiques :  bonne connaissance du  néerlandais (B2) et du français C1; connaissance passive de l'anglais (pouvoir comprendre un mail)

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

• CDD de 6 mois pouvant être prolongé
• Temps plein
• Lieu de travail : Ixelles

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