Assistant·e administratif·ve - Faculté de philosophie et sciences sociales (2026/017CDD) H/F/X

Description de l'entreprise

Contexte : 

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

La Faculté de Philosophie et Sciences sociales est la plus importante faculté de l'Université Libre de Bruxelles. Forte de ses 6.000 étudiant.es, elle apporte un soutien administratif à 4 départements d'enseignement et 12 centres de recherche. Elle organise les enseignements (bacheliers, masters, masters de spécialisation et agrégation) et développe la recherche dans une majorité des disciplines de sciences humaines et sociales : sciences politiques, philosophie, histoire, histoire de l'art, archéologie, sociologie, anthropologie, musicologie, etc

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles : 

Mission 1 :  Assistant·e administratif.ve au sein de la cellule « Mobilité Etudiante et Relations Internationales (MERI) » (30%)

1. Appui administratif à la responsable des relations internationales et de la mobilité étudiante (20 %):

• Assurer le secrétariat et l'accueil de la cellule MERI (gestion des emails, information et accompagnement des étudiants entrant IN et sortant OUT).
• Gérer le suivi administratif des mobilités étudiantes sortantes et des mobilités courtes (BIP) : sélection, nominations, et encodage académique des cours et des résultats, etc.
• Assurer la gestion administrative des étudiants en doubles diplômes et programmes Erasmus Mundus entrants.
• Contribuer à la mise à jour des supports et plateformes institutionnels et à l'organisation d'événements liés à la mobilité.
• Assurer l'archivage complet des dossiers étudiants IN et OUT.

2. Appui administratif à la coordinatrice des étudiants Erasmus entrants IN (10 %):

• Gérer les communications et le suivi administratif des étudiant·es IN en collaboration avec la coordinatrice (emails, documents administratifs, questions pratiques, etc.).
• Assurer l'accueil, les permanences et l'accompagnement administratif des étudiant·es IN.
• Apporter un appui aux nominations des étudiant·es IN.
• Encoder et maintenir à jour les données des étudiant·es dans les bases et plateformes dédiées.
• Contribuer à la mise à jour des supports de communication pour les étudiant·es IN (guides, etc.).
• Aider à l'organisation des activités et événements d'accueil des étudiant·es IN.

Mission 2 : Référent·e administratif·ve du tronc commun (20%)

• Assurer l'appui administratif au fonctionnement du dispositif de tronc commun (préparation des informations, consolidation des données, suivi administratif).
• Mettre en place et assurer la circulation des informations et documents nécessaires à l'organisation des cours, travaux pratiques, horaires afin de garantir une coordination fluide entre les enseignant·es, les secrétariats étudiants et les services administratifs de la Faculté
• Identifier les difficultés d'organisation au sein du tronc commun et proposer des améliorations administratives ou opérationnelles.

Profil

Profil :

• Être titulaire d'un bachelier dans le domaine administratif reconnu par la FWB ou être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requis :

• Excellente maîtrise du français (expression écrite et orale C2).
• Excellente maîtrise de l'anglais (expression écrite et orale C1).
• Excellente maîtrise des outils bureautique (suite Office).
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Capacité de coordination et de communication.
• Autonomie et fiabilité.
• Esprit d'analyse et proactivité.

Atout :

• La connaissance du milieu universitaire.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

Nous offrons : 

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler (1 jour/semaine au bout de 6 mois - à aménager selon les impératifs du service). 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances : 

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap. 

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection : 

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=BYobvWyOJAmJkcdUJuZ5

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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