Assistant·e administratif·ve - Faculté des Sciences (2026/032CR) H/F/X

Description de l'entreprise

Contexte :

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

La Faculté des Sciences, située sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, USquare, Charleroi Ville Haute), est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes. Elle propose 8 bacheliers et 31 masters et masters de spécialisation à près de 4.500 étudiant·es, et encadre également les travaux de thèses de près de 700 doctorant·es. Les personnels de la Faculté sont considérables : 170 académiques à temps plein, une centaine d'académiques à temps partiel, plus de 130 membres du corps scientifique (chercheur·ses inclu·ses) et environ 175 membres de personnels ATGS (administratifs, techniques, de gestion et spécialisés).

Dans ce cadre, les tâches du Décanat visent à accueillir et suivre ses étudiant·es, à leur proposer des programmes pertinents, les promouvoir, les organiser mais aussi à gérer les ressources mises à disposition de la Faculté pour assurer ses missions en termes d'enseignement, de recherche et de services à la communauté. Il veille à la bonne gestion de l'ensemble sous la direction de la Directrice de l'Administration facultaire (un peu plus de 17 personnes).

La Responsable opérationnelle du secrétariat académique et la Directrice de l'administration facultaire en tant que Supérieure hiérarchique, y assurent la répartition des tâches de l'équipe dédiée au secteur académique (4 personnes). Les missions de l'agent·e consisteront en un support à l'équipe pour les aspects repris ci-dessous. Ces tâches pourront évoluer en fonction des besoins du service.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles :

• Assurer à la gestion administrative des évènements de carrière du secteur académique et scientifique, de l'engagement à la retraite en passant par tout autre évènement (renouvellement/prolongation de mandat, promotion, maternité, maladie, autorisation de mission de longue durée, suppléance, démission, congés pour convenance personnelle ...). Cette gestion consiste dans la préparation des dossiers, la collecte des informations et pièces exigées par le Texte coordonné et le suivi de tout acte officiel dans les instances départementales, facultaires et institutionnelles.
• Réceptionner et vérifier les dossiers facultaires répondant à des appels à financement : FEE, FER, CER (crédits extraordinaires de recherche facultaires), CED (crédits extraordinaires didactiques facultaires), rénovation de laboratoire, sabbatiques, mini-arcs ...).
• Archivage.

Ces tâches doivent être réalisées en collaboration très étroite avec les autorités de la Faculté, les collègues du Décanat, les départements de la Faculté, le Service du Personnel Enseignant et Scientifique au DRRH mais aussi le Département Enseignement afin de viser une gestion globale et collaborative des process

Profil

Profil :

• Être titulaire au maximum d'un bachelier en sciences administratives, assistanat administratif, ou d'un CESS reconnu par la FWB avec expérience utile à la fonction.
• Avoir une expérience de 3 ans est requise pour les candidat·es externes, et de 2 ans pour les candidat·es internes dans une fonction similaire.
• Avoir une expérience sur une fonction similaire est un atout.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requises :

• Parfaite maîtrise du français oral et écrit (minimum C1).
• Pratique fluide des outils informatiques actuels (Suite Microsoft 365, bases de données, ...).
• Rigueur, sens de l'organisation, de la planification.
• Savoir et aimer travailler en équipe comme en autonomie.
• Confidentialité et sens du service.
• Gestion des priorités, des urgences et du stress.
• Flexibilité, disponibilité et assertivité.
• Sens de la communication et des relations interpersonnelles, interculturelles.
• Esprit analytique et de synthèse.

Atouts :

• Connaissance du fonctionnement de l'Université.
• Bonne connaissance de l'anglais oral et écrit (minimum B1).
• Connaissance des procédures facultaires.
• Maîtrise de l'interprétation et de l'application de textes légaux.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler (1jour/semaine au bout de 3 mois - à aménager selon les impératifs du service). 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=Muy94AQak9PYhcRz4Fha

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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