Un·e assistant·e de direction - Pôle Santé (2026/021) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

Le Pôle Santé est une entité institutionnelle à part entière de l'Université libre de Bruxelles, au même titre que les Départements et les Facultés. Créée en 2008, elle exerce des missions transversales dans le domaine de la santé et au sein d'un environnement académique et sociétal en constante évolution.

Il regroupe quatre composantes majeures de l'ULB : la Faculté de Médecine, la Faculté de Pharmacie, la Faculté des Sciences de la Motricité humaine et l'École de Santé Publique. L'ensemble représente plus de 8000 étudiant·es, 57 unités de recherche et environ 1750 employé·es. Depuis 2024, le Pôle Santé associe également, via ses instances élargies, l'Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) et la Haute Ecole Libre de Bruxelles - Ilya Prigogine (HELB) en tant que partenaires du Domaine Santé et du Campus Erasme.

Dans ce contexte, le Pôle Santé porte des missions transversales de coordination, de structuration et de développement, visant à renforcer les synergies entre ses entités et partenaires, et à contribuer activement à la construction d'un Domaine Santé ULB et d'un Campus Erasme cohérents, lisibles et attractifs.

Le Pôle Santé est composé de six services : Administration, Laboratoire de simulation en santé (SimLabS), Informatique (IT-PS), Formation continue (HeLSci), PédagoCampus et Recherche.

L'assistant·e de direction du Pôle Santé est rattaché·e au service Administration, en organise la coordination opérationnelle et exerce ses fonctions sous l'autorité hiérarchique du Directeur du Pôle Santé.

Cette fonction relève de la famille de valorisation B dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles :

L'assistant·e de direction assure un rôle de gestion administrative du Pôle Santé. À ce titre, il·elle soutient le Directeur et le Coordinateur académique dans l'exercice de leurs missions et dans la gestion administrative du Pôle. Il·elle contribue au dynamisme et à la convivialité du campus, ainsi qu'au développement de synergies administratives entre les entités du Pôle Santé et, le cas échéant, avec leurs partenaires.

La fonction requiert des compétences administratives, une capacité à travailler en équipe et en transversalité dans un environnement institutionnel complexe et évolutif.

1. Support administratif au Pôle Santé

• Assurer le secrétariat et le suivi administratif des instances du Pôle (Bureau, Conseil, commissions, groupes de travail, traçabilité des documents administratifs, etc.).
• Apporter un soutien direct au Directeur et au Coordinateur académique (préparation de dossiers, suivi de décisions, prises de contacts et organisation des réunions).
• Garantir le suivi administratif interne du Pôle, couvrant les aspects comptables et de gestion du personnel (contrats, congés, attestations, évaluations).

2. Coordination logistique et dynamique de campus

• Encadrer opérationnellement l'équipe administrative du Pôle Santé (± 1,5 ETP) en charge de la communication et de la gestion des auditoires (priorisation, accompagnement et suivi).
• Assurer le suivi logistique d'initiatives et d'événements du Pôle, notamment via le comité « Activités », et contribuer au développement de l'événementiel et à la dynamique du Campus Erasme (ex. groupe de travail « Vie sur le Campus »).
• Fluidifier la circulation de l'information entre les entités du Pôle Santé et avec les services de l'Université.

3. missions transversales

• Assurer des missions administratives opérationnelles ponctuelles au service direct d'une ou plusieurs facultés du Pôle Santé.
• Contribuer à la mise en œuvre de synergies administratives entre les entités du Pôle Santé.

Profil

Profil :

• Être titulaire d'un bachelier en administration, en gestion ou dans un domaine équivalent, ou être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente dans la gestion organisationnelle d'un service reconnu par la FWB.
• Avoir une expérience de 3 ans en gestion administrative est requis.
• Avoir une expérience dans un environnement complexe, transversal, ou multi-acteurs (institution publique, universitaire, secteur santé...) est un atout.
• Avoir une expérience de gestion ou d'accompagnement d'une petite équipe et de missions de coordination de tâches impliquant plusieurs collègues est un atout.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requises :

• Excellentes capacités rédactionnelles et de communication, à l'oral comme à l'écrit (procès-verbaux, rapports, notes de synthèse).
• Connaissances en gestion administrative et en suivi budgétaire.
• Capacité à travailler de manière autonome, à structurer et planifier ses priorités, à assurer le suivi et le reporting des dossiers, et à gérer simultanément plusieurs dossiers et interlocuteurs d'entités diverses.
• Capacité à exercer un rôle d'encadrement opérationnel dans une logique de service.
• Maîtrise des outils bureautiques (MS 365).
• Familiarité avec les outils de gestion institutionnels (SAP ou équivalent) ou capacité d'apprentissage rapide.
• Sens de l'organisation, du suivi et de la fiabilité dans la gestion des dossiers.
• Proactivité, aisance relationnelle et sens du contact.
• Capacité à travailler de manière autonome dans un environnement transversal et en évolution.
• Capacité à participer à la structuration des activités et à favoriser le travail collectif et la collaboration au sein et entre équipes.
• Esprit d'initiative, pragmatisme et orientation solutions.

Atouts :

• Capacité à être force de proposition dans le périmètre de ses missions.
• Connaissances linguistiques : néerlandais (niveau élémentaire - A2) et anglais (niveau intermédiaire - B1).
• Connaissance de l'environnement universitaire, hospitalier ou du secteur de la santé.
• Intérêt pour les thématiques de santé, de qualité de vie au travail et de dynamique de campus.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler (1jour/semaine au bout de 6 mois - à aménager selon les impératifs du service). 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=Idovh6LJPnIC3cyY2WbS

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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