Secrétaire chargé de l'accueil et de tâches administratives ACS niveau B H/F/X

Description de l'entreprise

L'asbl est active dans le domaine de la prévention du suicide. Plusieurs pôles existent: la ligne d'écoute anonyme et gratuite, 080032123, dont les répondants sont des bénévoles, les consultations psychothérapeutiques et l'accompagnement de personnes suicidaires et des familles endeuillées par suicide, des formations et des sensibilisations, des actions de communication. Plus d'informations sur le site preventionsuicide.be

Description de la fonction

MISSION : le Centre exerce une mission de prévention du suicide.

FONCTION :
Les principales missions du/de la secrétaire, en étroite collaboration avec les membres de l'équipe en place, et sous l'autorité de la direction, sont 

• la gestion de l'accueil, 
• l'accueil téléphonique (notamment prise de rendez-vous auprès des psychologues cliniciens chargés de l'accompagnement psychothérapeutique des patients suicidaires et des familles endeuillées par suicide), 
• le suivi des courriels (relais de messages de détresse aux professionnels actifs au Centre, demandes d'informations, demandes de documentation, etc) , 
• l'accueil physique des patients et suivi de l'agenda, 
• la gestion des commandes, ainsi que du stock, 
• la rédaction de courriers, 
• la rédaction et la gestion d'appels d'offre (recherche d'offres de prix), 
• le téléchargement de documents, 
• la gestion des badges d'accès.

Différentes tâches administratives complètent le poste. Il s'agit de tâches relatives à 

• l' encodage et au paiement des factures,
• la préparation et au paiement des notes de frais, 
• au suivi et à la gestion des subsides, 
• au suivi des paiements des consultations 
• à la réconciliation des paiements avec l'agenda des consultations, 
• à la préparation et à l'envoi des factures sortantes, 
• à la préparation des attestations de don, etc.

Si l'expérience et les qualifications de la personne engagée le permettent, des tâches de soutien à la direction lui seront confiées. 

En matière de gestion financière :

• le suivi des dépenses mensuelles en conformité avec le budget, 
• le suivi des dépenses éligibles, des réductions de charges patronales, suivi des recettes,... 

En matière de gestion des subsides, 

• l'élaboration de rapports financiers à destination des pouvoirs subsidiants et des partenaires, 
• la rédaction de courriers officiels, préparation et gestion d'appels d'offre plus complexes... 
• Le cas échéant, la gestion des ressources humaines.
   

Profil

• Remplir les conditions ACS
• Avoir au minimum d'un diplôme CESS et au plus d'un bachelier ( orientation souhaitée : compta/gestion administrative
• Posséder une expérience de terrain en matière d'accueil de bénéficiaires et de réalisation de tâches administratives  
• acquise, si possible, dans le secteur non marchand bruxellois 
• Avoir des connaissances du secteur non marchand bruxellois
• Avoir des connaissances en comptabilité par formation ou expérience de terrain
• Avoir un intérêt pour la santé mentale et/ou la prévention du suicide 
• Etre empathique 
• Savoir  prendre de la distance
• Etre résistant au stress
• Posséder une excellente orthographe 
• Etre capable d'établir des liens de qualité au sein d'une organisation traitant d'une thématique délicate 
• concilier l'approche `bienveillante', la rigueur administrative et l'orientation `résultats' 
• Etre dynamique, autonome, solide, avoir le sens des responsabilités, la capacité de travailler en équipe et le sens des priorités 
• Posséder des aptitudes en planification et en organisation
• Posséder des aptitudes pour désamorcer des situations complexes en collaboration avec la directrice du Centre, la responsable hiérarchique directe
• Fiable 
• Respect de la confidentialité des informations 
• Digne de confiance 
• Capable de travailler en équipe avec des personnalités diverses

Conditions d'accès

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Avoir le diplôme requis pour le poste

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

• Contrat de remplacement possiblement de longue durée ;
• Nombre d'heures par semaine : 38h;
• Jours de prestations  : lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h30 à 16h36 avec 30 minutes de pause le midi;
• Constitution de l'équipe :  La direction, la secrétaire des bénévoles, les autres collègues (psychologues, formateurs, documentaliste). Contacts avec patients, personnes et organisations ayant besoin d'infos, administrations,...
• Bonne ambiance de travail; 
• Travail en équipe avec beaucoup d'autonomie; 
• Responsabilités en fonction du profil et de l'expérience; 
• Possibilité d'évolution; 
• Contacts valorisants avec les bénéficiaires; 
• Mission utile; 

 

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