Collaboratrice administrative/collaborateur administratif de la DPO (F/H/X) réf. : 2026-044 H/F/X

Description de l'entreprise

Vous travaillez avec la déléguée à la protection des données (DPO). La DPO veille à ce que l'ONE soit en conformité avec la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel (RGPD) et à la protection de la vie privée.

Description de la fonction

En tant que collaboratrice/collaborateur de la DPO, vous lui assurez un soutien administratif et organisationnel afin de garantir un dispositif de protection des données à caractère personnel efficace, conforme et transversal au sein de l'institution. Vous contribuez à la mise en œuvre, au suivi et à la conformité du RGPD, en centralisant, structurant, analysant et relayant l'information pertinente entre les parties prenantes internes et externes, tout en veillant au respect des délais légaux et des exigences réglementaires. Vous participez à l'amélioration continue du cadre RGPD.

• Gérer les contacts et l'agenda 
• Garantir le suivi administratif lié aux activités de la DPO et aux activités liées à la gouvernance des données et à la sécurité dans le cadre du RGPD (travailler en transversalité pour ramener l'information vers le/la DPO puis la réorienter vers les bons services, gérer les échéances du RGPD en toute autonomie)
• Participer aux réunions et en assurer le suivi 
• Rechercher de l'information en collaboration avec la DPO (lire, comprendre et analyser la matière réglementaire du RGPD et de la vie privée en Belgique et en Europe)
• Constituer et mettre à jour les dossiers électroniques relatifs à la protection des données et à la sécurité
• Se rendre sur le terrain pour créer du lien avec les homologues administratifs dans les Administrations subrégionales et autres entités administratives en relation directe avec l'ONE
• Assurer le suivi des réponses aux requêtes des personnes concernées par le RGPD (personnes concernées, avocats, partenaires, directions / services de l'ONE, Autorité de la protection des données, ...)
• Assurer, en collaboration avec les services de communication interne et externe de l'ONE, les communications (relecture de documents, prise de contact avec les collaborateurs, rédaction de newsletter, mise à jour du site internet et de l'intranet, ...) et la communication de crise
• Participer aux projets de sensibilisation à la sécurité et à la protection des données
• Participer aux activités d'audit et des revues, en collaboration avec le DPO : fournir une aide administrative pour la partie du rapport annuel d'activités concernant la gouvernance des données et l'amélioration du RGPD dans l'institution, remonter l'information à l'Administrateur général en cas de problèmes d'audit
• Comprendre les obligations en matière de protection des données à caractère personnel et les appliquer dans la gestion administrative des organismes du secteur public

Vous assurez également, à mi-temps durant un an, un support administratif à la Coordinatrice des fonctions d'appui de l'AG. Après cette période, vous êtes pleinement affecté(e) aux activités liées au support des missions du/de la DPO :

• Apporter un appui administratif spécifique sur des dossiers complexes ou sensibles, en lien direct avec la coordinatrice. 
• Assurer la gestion, le traitement et le suivi administratif des dossiers relevant des fonctions d'appui à l'AG, des actions, décisions et orientations prises et des réunions 
• Veiller à la conformité et à l'actualisation des documents et information 
• Faciliter la circulation de l'information et le respect des échéances 
• Mettre en place et tenir à jour des outils de suivi 
• Contribuer à la préparation administrative des réunions

Profil

• Vous disposez d'un bachelier dans une des orientations suivantes : droit, sciences administratives et gestion publique, communication, relations publiques, secrétariat de direction, assistant de direction, bibliothécaire - documentaliste, gestion des ressources humaines (spécialisation en gestion de ressources documentaires multimédia) ou écriture multimédia
• Vous disposez d'une expérience professionnelle (ou d'un stage professionnel) pertinente dans la gestion administrative, incluant le suivi de dossiers, la gestion documentaire et la coordination d'acteurs internes et externes et/ou une expérience professionnelle (ou stage professionnel) dans la gestion de projets.
• Vous avez suivi, ou êtes prêt(e) à suivre, une formation spécifique dans la maitrise des obligations et des risques des organismes du secteur public en matière de protection des données à caractère personnel.
• Vous avez un bon niveau de compréhension écrite de l'anglais (sans expression orale ou écrite active)
• Vous maitrisez les techniques de communication écrite (PV, rédaction d'informations, ...) et orale (intervention dans les réunions internes/externes, mobilisation de nouveaux partenaires, ...)
• La fonction s'inscrit dans une logique de partenariat interne avec tous les services/directions de l'ONE, une aise relationnelle est attendue
• Vous faites preuve d'autonomie, de proactivité et de curiosité intellectuelle
• Vous connaissez ou êtes prêt(e) à vous approprier les enjeux de la fonction publique (mécanismes de gouvernance publique (CA, Bureau, AG, ...))
• Vous manipulez aisément les outils bureautiques (suite office), êtes à même d'alimenter et de mettre à jour des outils de support (tableaux de suivi et de bord ...) et de vous approprier les logiciels spécifiques
• La fonction nécessite des déplacements occasionnels sur les différents sites de l'ONE (secteur Fédération Wallonie-Bruxelles) ou chez les partenaires de l'Office

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• 2.840,63 € bruts mensuels à l'indice actuel & 0 année d'ancienneté) - Echelle barémique 250/1 ;
• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €) ;
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail) ;
• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d'année ;
• 27 jours de congé annuel ;
• Jours fériés extra-légaux ;
• Congés du 25/12 au 01/01 ;
• Larges possibilités de formations en cours de carrière ;
• Plage horaire flexible ;
• Télétravail jusqu'à 10 jours par mois ;
• Assurance hospitalisation & avantages sociaux (sous conditions).

Informations supplémentaires

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