Personnal Assistant H/F/X

Description de la fonction

Tu es un pilier essentiel, capable de jongler entre l'excellence administrative et la gestion opérationnelle du bureau à La Hulpe. Si tu aimes qu'aucune journée ne se ressemble et que tu es prête à relever des défis stimulants au quotidien, alors ce poste est fait pour toi !

Profil

Tu es le chef d'orchestre du bureau

• Tu assures la gestion et le suivi des contrats de notre site de La Hulpe, en étant le contact privilégié pour tous nos prestataires (sécurité, nettoyage, maintenance, etc.).
• Tu veilles à ce que nos installations soient toujours impeccables et conformes.
• Tu pilotes des projets d'envergure (réaménagement, déménagement, optimisation des surfaces) avec une vision stratégique.
• Tu gères les fournitures, les commandes et les services nécessaires au bon fonctionnement quotidien.
• Tu coordonnes les événements internes qui animent notre vie d'entreprise (dîners de fin d'année, réunions d'équipe).
• Tu es la clé de voûte de nos flux financiers en gérant les bons de commande, les créations de fournisseurs et en assurant la liaison avec la comptabilité pour le règlement des factures.

Tu es le capitaine de la flotte

• Tu gères notre boîte mail dédiée à la flotte de véhicules et tu es l'interlocuteur privilégié entre nos collaborateurs et la société de leasing.
• Tu orchestres les nouvelles commandes, les changements de conducteurs et les fins de contrats, en assurant une fluidité irréprochable.
• Tu travailles à la mise à jour et à l'optimisation de notre "car policy".

Tu es le bras droit de notre direction

• Tu gères l'agenda complexe, les réunions et les déplacements du Chief Strategy Officer (CSO) avec une organisation hors pair.
• Tu es le point de contact essentiel pour toutes ses relations internes et externes.
• Tu traites les notes de frais et tu gères toutes les demandes administratives, y compris les visas et ETA, pour un support sans faille.

Tu soutiens les équipes

• Tu organises et planifies agendas, réunions et voyages pour l'équipe du CSO à Paris, ainsi que pour d'autres collègues.
• Tu gères la création des bons de commande pour des projets stratégiques d'envergure.
• Tu apportes un support administratif complet, notamment pour les voyages plus complexes.

Tu es un expert en voyages

• Tu es le référent Voyages pour le Benelux, en apportant ton support de première ligne sur la plateforme Concur et en diffusant des informations clés à nos collaborateurs.

• Tu es un véritable as de l'organisation et de la gestion des priorités, capable de jongler avec de multiples tâches sans jamais perdre le sourire.
• Tu possèdes une expérience solide dans des rôles d'Office Manager et d'Assistant de Direction, idéalement dans un environnement international.
• Ta proactivité et ton autonomie sont légendaires : tu anticipes les besoins et tu proposes des solutions.
• Tu as un excellent sens du relationnel et tu communiques avec aisance à tous les niveaux.
• Tu maîtrises parfaitement les outils bureautiques et tu es à l'aise avec la gestion de systèmes.
• Tu parles couramment le français et l'anglais.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

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