Support administratif mi-temps H/F/X

Description de l'entreprise

La Direction Logistique est composée des services Travaux, Achats et Facilities. Elle est responsable de la coordination de ces services pour atteindre les objectifs en matière de productivité, de satisfaction des usagers et de satisfaction du personnel, dans le respect du cadre budgétaire et des principes d'organisation de l'Office. 

Le service Travaux a pour missions la livraison de marchandises et la gestion de déménagements intra ONE ainsi que la maintenance des installations et des bâtiments dont l'ONE est propriétaire, qu'ils soient occupés par ses services ou loués à des tiers.

Description de la fonction

Vous assurez un support administratif essentiel au bon fonctionnement du service Travaux et accompagnez le responsable du service dans la gestion et le suivi des activités du service. Par votre sens de l'organisation et votre rigueur administrative, vous contribuez à structurer l'information, fluidifier les processus administratifs et soutenir efficacement les activités du service Travaux.

• Assurer la gestion de la boite email générique du service
• Rechercher, collecter et structurer les informations nécessaires au responsable du service afin de faciliter le suivi des dossiers ;
• Participer aux réunions du service et en assurer le compte-rendu ;
• Assurer la gestion administrative courante du service : tri et distribution du courrier, organisation et archivage des documents numériques, classement et référencement des dossiers ;
• Encoder les réservations budgétaires et assurer l'imputation administrative des factures (articles budgétaires, centres financiers, centres de coûts, affectations...) ;
• Joindre et vérifier les documents justificatifs nécessaires au traitement des factures (bons de commande, notes d'envoi, cachets...) ;
• Assurer le suivi administratif des demandes de travaux introduites auprès du service via le logiciel dédié ;
• Apporter un support administratif aux agents du service dans le cadre de certains marchés publics, notamment les marchés de faible montant et les procédures associées ;
• Assurer le back-up de vos collègues directs en cas d'absence

Profil

• Vous disposez d'un certificat d'enseignement secondaire supérieur (CESS)
• Vous justifiez d'une expérience professionnelle de minimum 2 ans dans une fonction administrative.
• Avoir suivi une formation en comptabilité est un sérieux atout.
• Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se), capable de suivre plusieurs dossiers simultanément et d'assurer le respect des échéances et procédures.
• Vous savez structurer et gérer l'information, créer et mettre à jour des bases de données, organiser des documents et produire des tableaux de suivi fiables.
• Vous êtes autonome dans l'exécution de vos tâches tout en sachant collaborer et soutenir efficacement le responsable du service et l'ensemble de l'équipe.
• Vous faites preuve de discrétion et de fiabilité, notamment dans le suivi administratif des contrats, factures et marchés publics.
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et la suite Office, et êtes capable de vous approprier de nouveaux logiciels ou applications internes.
• Vous possédez de bonnes compétences rédactionnelles et savez produire des comptes-rendus, notes ou documents administratifs clairs et précis.

Diplôme

• Secondaire supérieur

Avantages du poste

• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €) ;
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail) ;
• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d'année ;
• 13 jours de congé annuel ;
• Jours fériés extra-légaux ;
• Congés du 25/12 au 01/01 ;
• Larges possibilités de formations en cours de carrière ;
• Plage horaire flexible ;
• Télétravail jusqu'à 5 jours par mois ;
• Assurance hospitalisation & avantages sociaux (sous conditions).

Informations supplémentaires

épreuve écrite 03-04-26, à distance

entretien de sélection 21-04-26 à Saint-Gilles

Postulez en utilisant ce lien:

https://www.one.be/emploi/offres-demploi/

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