Un·e assistant·e administratif·ve - Département des services à la communauté (2026/033) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

Le Département des services à la communauté est en charge des services liés à la vie étudiante ainsi que d'autres services aux membres de la communauté ULB. En étroite collaboration avec le Vice-Recteur aux affaires étudiantes et sociales et à la politique culturelle, et la Commission des Affaires Sociales Etudiantes, le Département conçoit et met en place les politiques sociales de l'ULB.

Au sein de ce Département, la crèche de l'ULB, située sur le campus du Solbosch, est reconnue et agréée par l'0NE pour 133 lits.  La crèche est ouverte de 07h30 à 18h30 et au minimum 231 jours par an (conditions pour l'octroi et le maintien de l'agrément ONE). 

L'agent·e travaillera au sein de ce service, sous la responsabilité hiérarchique et opérationnelle de la cheffe de service.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A, ASSO 1 ou INFI 1 dans la cartographie interne de l'ULB. Cela sera dépendant du diplôme du/de la candidat·e choisi·e.

Description de la fonction

Missions essentielles :

• Gestion des inscriptions :
  • Procéder aux inscriptions et planifier les admissions en tenant compte de la réglementation, des besoins des parents et des réalités de la structure.
  • Gérer la participation financière des parents (PFP) : calculer la PFP et réaliser à cet effet les enquêtes sociales.
  • Appuyer la responsable du service dans l'organisation des réunions d'introduction avec les parents.
  • Faire le suivi du paiement des cautions.
• Suivi des présences :
  • Encoder les présences théoriques dans le logiciel de gestion (sur base des fiches remplies par les parents).
  • Encoder les présences effectives dans le logiciel de gestion (sur base des fiches de présence qui ont été effectivement prestées).
  • Etablir les avenants au contrat si besoin (changements des temps d'accueil des enfants).
  • Générer la facturation.
  • Faire le suivi auprès des familles (répondre à leurs questions et corrections si besoin).
• Suivi des paiements :
  • Encoder les paiements des familles (suivi des impayés, demandes d'étalement).
  • Faire le suivi des avances forfaitaires.
  • Faire le suivi du remboursement des cautions.
• Collaborer au projet d'accueil :
  • Participer aux réunions d'équipe hebdomadaires et apporter son expertise aux réflexions à mener autour du projet de la crèche.
• Appuis divers :
  • Offrir un soutien aux équipes de terrain ou autres membres du staff si besoin (suivi des dossiers santé des enfants, consultations médicales et ou sociales, etc...).

Profil

Profil :

• Être titulaire d'un diplôme bachelier d'assistant·e social·e, infirmier·e, psychomotricien·ne ou assistant·e en psychologie, reconnu par la FWB.
• Une expérience en gestion administrative et dans un poste similaire est requis.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requises :

• Maitrise du français oral et écrit.
• Maitrise de la suite office 365 (principalement Excel) et être à l'aise avec la prise en main de nouveaux outils.
• Affinité avec la gestion des chiffres.
• Organisation et gestion des priorités.
• Sens de l'initiative et réactivité face aux urgences.
• Bonnes compétences en communication, tant en interne qu'avec les parents.
• Capacité à travailler en équipe.
• Polyvalence et flexibilité.

Atouts :

• Connaissance de l'anglais (min B1)

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=ZEBf1BlpHJb2t9CMQIb3

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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