Assistant·e administratif·ve - Faculté Solvay Brussels School of Economics & Management (2026/037) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

La Faculté Solvay Brussels School of Economics and Management est une faculté importante de l'Université.  Le/la collaborateur·rice est rattaché·e directement à l'administration facultaire et aux programmes d'enseignement de la SBSEM.  Il/elle dépendra hiérarchiquement de la Directrice de l'Administration facultaire (supérieure hiérarchique) et de la Directrice adjointe (responsable opérationnelle). 

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB. 

Description de la fonction

Missions essentielles :

1. Secrétariat-étudiant·e des masters en ingénieur de gestion et Master spécialisé en gestion - Maillon indispensable entre les membres de la Faculté (corps académique, scientifique et administratif) et les étudiant·es :

• Tenue de permanences pour les étudiant·es.
• Gestion des dossiers étudiant·es : admission, valorisation des crédits, constitution du programme des étudiant·es/PAE (programme académique étudiants), sous la supervision du/de la président·e de jury et de la directrice adjointe.
• Organisation des délibérations de fin d'année académique, sous la supervision du/de la président·e de jury et de la directrice adjointe.
• Vérification des diplômes, ainsi que l'édition et la vérification de leurs suppléments.
• Participation active aux réunions liées au programme et formations informatiques relatives aux nouvelles applications de la gestion étudiante.
• Rédaction de divers courriers (ex : réponses aux emails des étudiant·es en collaboration avec le/la président·e de jury et/ou la directrice adjointe.).
• Lecture et connaissance des règlements liés à la fonction (décret, règlement général des études, etc...).
• Participation aux activités d'information pour les futurs étudiant·es et aux activités d'accueil des nouveaux étudiant·es.

2. Aide ponctuelle à la Faculté :

• Secrétariats-étudiant·e de la Faculté : lors d'absence de ses collègues (congés ou maladie).
• Événements facultaires : Graduation Day, Journée au Vert, participation aux réunions facultaires organisées par les autorités facultaires, surveillances d'examen, etc...

Profil

Profil :

• Être titulaire au maximum d'un bachelier reconnu par la FWB avec une expérience de minimum 3 ans dans ce type de fonction.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

• Maîtrise des outils informatiques.
• Très bonne expression orale et écrite en français.
• Bonne connaissance orale et écrite de l'anglais (niveau B2).
• La connaissance de l'environnement facultaire et universitaire .
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler de manière autonome.
• Capacité à gérer les priorités.
• Contact aisé et diplomatie.
• Minutie.
• Esprit d'équipe.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler (2jours/semaine au bout de minimum 6 mois d'ancienneté dans la fonction- à aménager selon les impératifs du service). 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=YL7jrgZnqvloYxilty3H

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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