Secrétaire comptable H/F/X

Description de l'entreprise

Le Bois de Sapins est une ASBL = Logement Collectif Adapté accueillant 15 personnes adultes en situation de handicap mental. 
Le.a secrétaire accomplit un certain nombre de tâches indispensables à la bonne marche de l'association, comme : accueillir le public, gérer les flux d'information, saisir des données qualitatives et/ou quantitatives, participer à l'élaboration de dossiers subsides , encodages des budgets et des contrats (COCOF,MARIBEL,Fonds Becs) 

Description de la fonction

1. Il veille au bon fonctionnement quotidien de l'association à travers le suivi administratif de ses prestataires (assurances et autres types d'accord, téléphonie, copieurs, etc.) ;
2. Assure l'envoie des informations exigées par les différents fonds - BEC, Maribel -  les contrats de travail, fiches de paie, clés trimestrielles, etc. et par les services centraux de la Clairières (rapport social des formations, dossier prix, etc.) ;
3. Il assure l'encodage de présence des résidents afin d'établir la contribution financière des parents, attestations '75 jours', etc. ;
4. Distribue/envoie les fiches de salaires et annexes au règlement de travail à chaque travailleur ;
5. Il garantit la mise à dispositions de documents utiles à l'équipe pour l'organisation quotidienne : cahier de communication, feuille de présence, carnet médical, etc. 
6. Il élabore le rapport social de formation et le fait parvenir aux services centraux de la Clairière. 

 

GESTION COMPTABLE

1. Responsable du traitement des données comptables et assure la vérification des relevés des parents/familles et fournisseurs tels que médecins, infirmiers, pharmacie, téléphone, etc.
2. Assure pleinement la gestion de la caisse des éducateurs et l'argent de poche des résidents ;
3. En collaboration avec la direction, est responsable du respect des procédures imposées par le réviseur d'entreprise ;
4. Il traite, collecte, classe et vérifie les données comptables et enregistre/encode les pièces comptables dans le système de gestion (Bob 50) ;
5. Assure l'encodage IRISBOX et suivi des contrats des travailleurs.euses (COCOF, MARIBEL ,Fonds Bec)
6. Assure la facturation interne et externe : encodage, tri, mise sous enveloppe, etc.
7. Gère les impayés, lettres de rappel aux parents et fournisseurs, avertir la direction en cas de besoin, etc ;
8. Dépose régulièrement la monnaie auprès de la Banque Nationale pour échanges de monnaies, etc. 
9. Est responsable de la vérification des opérations bancaires du compte du Bois de sapins.

Profil

1. Connaissances et compétences techniques :

• Maîtrise de la gestion administrative et financière en ASBL.
• Familiarité avec les contrats COCOF, Maribel, et les Fonds Bec.
• Compréhension des mécanismes liés à la gestion financière des associations.
• Connaissance des termes spécifiques tels que :
   
  • fiches contrats irisbox
  • cadastres
  • contributions financières
• Capacité à gérer efficacement la documentation administrative dès le début, en assurant la précision et la rigueur.

2. Qualités personnelles :

• Rigueur et minutie dans le traitement des dossiers et des tâches administratives.
• Organisation et souci du détail pour garantir la fiabilité des informations et des démarches.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les procédures établies.

3. Compétences relationnelles et éthiques :

• Aptitude à établir un contact respectueux et empathique avec des adultes en situation de handicap.
• Respect du bien-être et de la dignité des bénéficiaires.
• Ecoute attentive et attitude bienveillante dans toutes les interactions.

4. Capacité à travailler en équipe :

• Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec une équipe pluridisciplinaire.
• Flexibilité et ouverture d'esprit pour s'adapter aux différents intervenants et situations.
• Bonne communication pour assurer une coordination efficace.

5. Autres qualités souhaitables :

• Sens de l'organisation
• Proactivité
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Il s'agit de la gestion d'une petite ASBL.
• L'ambiance de travail y est conviviale et familiale.
• Le contact avec les bénéficiaires constitue un enrichissement personnel au quotidien.
• L'équipe est bienveillante, favorisant un cadre de travail harmonieux.
• Les collègues aiment travailler dans la joie et avec une touche d'humour, contribuant à une atmosphère positive et motivante.
• Horaire de jour et négociable en adéquation avec une vie privée

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