Employé·e administratif·ve - Accueil (H/F/X) H/F/X

Description de l'entreprise

Le Centre Comprendre et Parler, centre de réadaptation fonctionnelle pour enfants et adolescents sourds, accompagne chaque enfant dans un projet individualisé visant à renforcer ses compétences linguistiques, son autonomie et son épanouissement personnel.

Description de la fonction

En tant qu'employé·e administratif·ve à l'accueil, vous assurez la permanence et la qualité de l'accueil du Centre durant les heures d'ouverture.

Vous êtes l'interface entre les patients, les familles, les fournisseurs et les équipes internes. Votre fonction contribue directement à la fluidité de l'organisation et à la qualité du service rendu.

Vous travaillez au sein de l'équipe administrative et rapportez au responsable administratif·ve.

Profil

🎯 Vos responsabilités

Accueil & communication

• Assurer la permanence téléphonique et le suivi des appels
• Accueillir, informer et orienter les patients, familles, fournisseurs et visiteurs
• Relever et dispatcher le courrier entrant et sortant (école-CCP)
• Gérer les boîtes mails générales (info@ et accueil@ccpasbl.be)
• Assurer l'affichage et la diffusion d'informations dans les espaces d'accueil

Gestion administrative des patients

• Planifier les rendez-vous en audiologie et consultations médicales (patients internes et externes) selon les directives de l'équipe audio-médicale
• Assurer le suivi et la mise à jour des vignettes de mutuelle pour les patients sous convention
• Gérer, classer et archiver les dossiers patients
• Vérification de la mutuelle des patients 
• Tenir à jour les coordonnées des patients et encodage régulier avec la CI et numéro NISS
• Utilisation du logiciel Omnipro

Gestion administrative interne

• Tenir à jour les coordonnées des membres du personnel
• Communiquer les informations relatives aux absences en vue de la gestion de la paie et de l'organisation interne
• Assurer un support à la direction (par ex : convocation AG,... ) 
• Apporter une aide ponctuelle à l'équipe administrative et comptable selon les besoins
• Gestion administrative d'une nouvelle asbl à créer
• Assurer le suivi du droit à l'image pour les patients et les membres du personnel
• Aider à l'organisation des événements en interne
• Aide à la gestion des dons

Gestion logistique & financière

• Gérer et tenir à jour les entrées et sorties de caisse ainsi que les paiements électroniques
• Gérer les stocks de fournitures de bureau (inventaire, commandes après accord, rangement et distribution) 
• Assurer la gestion du matériel administratif pour les activités médicales et de dépistage
• Veiller à la maintenance des casiers du personnel, des clés des locaux, de la salle d'attente, du hall d'entrée et de la photocopieuse

🛠 Savoir-faire
Organisation rigoureuse et gestion simultanée de tâches variées
Respect strict des délais et sens des priorités
Maîtrise des outils informatiques et de gestion administrative
Gestion de caisse et suivi administratif précis
Méthodologie de classement et d'archivage
Capacité à travailler en coordination avec une équipe pluridisciplinaire 

🤝 Savoir-être
Sens aigu de l'accueil et du service
Excellentes capacités relationnelles et communication professionnelle
Discrétion et respect de la confidentialité
Autonomie, fiabilité et régularité dans le travail
Esprit d'équipe et souci de la continuité du service

Une expérience préalable en fonction d'accueil ou en secrétariat est un atout

Horaire: mercredi de 8h à 13h ; jeudi de 13h à 18h et vendredi de 13h à 18h

Informations supplémentaires

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