Description de l'entreprise

Nous sommes est un groupe de réflexion indépendant basé à Bruxelles. Ses recherches interdisciplinaires sont menées dans un esprit de totale liberté académique. S'appuyant sur l'expertise de ses propres chercheurs, ainsi que sur celle de spécialistes externes, tant belges qu'étrangers, il fournit des analyses et des options politiques qui se veulent aussi opérationnelles que possible.

Description de la fonction

Intitulé du poste - Assistant Administratif

1 Mission générale

Sous la supervision directe de la Responsable administrative, l'Assistant(e) Administratif(ve) garantit le soutien administratif, l'accueil des visiteurs, l'entretien des locaux, et si besoin la gestion logistique des événements. Ce rôle est essentiel au maintien d'un environnement professionnel, ordonné et accueillant pour le personnel et les invités de l'Institut.

2 Responsabilités principales

2.1 Support administratif et secrétariat

• Soutenir l'équipe administrative dans leurs tâches journalières.
• Assurer la liaison avec les différents services internes.
• Distribuer le courrier quotidien et gérer les envois (colis, recommandés, lettres).
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, IT, de cuisine et de nettoyage en anticipant les besoins.
• Commander du matériel auprès des fournisseurs (bureau, cuisine, impression) et suivre les livraisons.
• Coordonner avec la poste pour les envois et confectionner les étiquettes d'expédition.
• Gérer la production et la distribution des badges collaborateurs.
• Accueillir chaleureusement les visiteurs, offrir des rafraîchissements et orienter vers les interlocuteurs concernés.

2.2 Maintenance des locaux

• Assurer la propreté, l'ordre et la bonne présentation de l'ensemble de l'Institut.
• Coordonner les interventions techniques et de nettoyage via les canaux appropriés.
• Gérer les demandes de réparation (éclairage, équipements, etc.) et suivre leur résolution.
• Entretenir les espaces communs (open space, cuisine, local photocopieuse) et veiller au rangement régulier des documents, cartons et matériels.

2.3 Gestion logistique des réunions et événements

En case de besoin et/ou absence :

• Préparer la salle de réunion (matériel de consommation).
• Remise en ordre post-événement.
• Commander des prestations externes (sandwichs, traiteur) via les plateformes dédiées.
• Produire le matériel de signalétique (cartons nominatifs, panneaux, bannières) et gérer les supports de communication (brochures, cartes de visite).
• Gérer les aspects techniques (projecteurs, ordinateurs, PowerPoint).

Profil

3 Profil recherché

3.1 Formation et expérience

• Expérience préalable dans un rôle similaire (secrétariat, accueil) fortement appréciée.
• Connaissance de l'environnement institutionnel ou diplomatique est un atout.

3.2 Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à utiliser des plateformes de commande en ligne.
• Connaissance des procédures postales et d'envoi de colis.
• Aptitude à gérer des équipements audiovisuels de base.

3.3 Qualités personnelles

• Sens de l'organisation et rigueur dans l'exécution des tâches.
• Excellente présentation et sens du contact humain.
• Autonomie, réactivité et capacité à travailler sous pression.
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement des informations.
• Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec différents services.

3.4 Langues

• Français : courant (obligatoire)
• Néerlandais et/ou anglais : un atout

3.5 Conditions de travail

• Horaires : 9h00 - 17h30.
• Travail en présentiel obligatoire. Pas de télétravail possible.

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

4 Avantages

• Salaire mensuel brut de 2,500€ avec un 13ème mois (bonus de fin d'année) et double pécule (92% d'un mois, payable en mai l'année suivante)
• 37,5 heures par semaine
• Remboursement d'un abonnement de transport en commun ou allocation kilométrique pour déplacement en vélo
• Ticket repas journalier de 10€ (8,91€ par employeur, 1.09€ par employé)
• Assurance hospitalisation et ambulatoire DKV
• 20 jours de congés + 6 jours extra-légaux + 2 jours fériés extra (2 et 15 novembre).

5 Comment postuler

Envoyer votre CV + Lettre de Motivation  avant le 21 avril fin de journée. 

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