Un(e) responsable du Service des inscriptions H/F/X

Description de l'entreprise

Nous recherchons pour une haute école un.e responsable pour le service des inscriptions.

Le/la responsable du service des inscriptions assure la gestion de l'équipe « inscription » et apporte un soutien administratif spécialisé, avec une responsabilité majeure dans la gestion, le contrôle et la transmission des données étudiantes à la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Au regard des enjeux réglementaires, financiers et institutionnels liés à ces données, la fonction requiert un haut niveau d'expertise, d'autonomie et de fiabilité. Le/la responsable du service des inscriptions garantit la continuité, la conformité et la qualité des données transmises, dans un cadre strictement encadré et soumis à contrôle. Il/elle contribue également à la diffusion des bonnes pratiques et à la montée en compétences des membres de l'équipe du service des inscriptions, notamment par le partage d'expertise, l'accompagnement opérationnel et la participation à la formation continue en lien avec les évolutions réglementaires et procédurales.

Description de la fonction

1. Gestion, contrôle et transmission des données

* Assurer la vérification et la consolidation des données administratives relatives aux étudiant·e·s (inscriptions, parcours académiques, statuts, finançabilité, etc.).

* Garantir la conformité stricte des données avec les décrets, circulaires et directives en vigueur de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

* Analyser de manière proactive les données afin d'identifier, comprendre et corriger toute anomalie ou incohérence susceptible d'avoir un impact réglementaire ou financier sur la Haute Ecole ou sur les étudiants.

* Préparer, contrôler et transmettre ces données à la Communauté française dans le respect des échéances et des exigences de qualité.

* Assurer l'interface avec les Commissaires du Gouvernement et les vérificateurs dans le cadre des contrôles annuels des dossiers.

* Évaluer les impacts potentiels des données transmises sur le financement de l'institution et alerter la hiérarchie en cas de risque identifié.

2. Gestion du service des inscriptions

* Participer à la gestion administrative des inscriptions et réinscriptions des étudiant·e·s, en veillant à la cohérence et à la fiabilité des données traitées.

* Répondre aux demandes internes (directions, secrétariats pédagogiques, services financiers) relatives aux données étudiantes, en apportant une expertise réglementaire et procédurale.

* Assurer un rôle de personne ressource et de référent·e fonctionnel·le sur les questions liées aux statuts étudiants, à la réglementation et à leur application concrète.

* Contribuer activement à la formation continue des équipes du service des inscriptions, notamment par l'accompagnement des collaborateurs, le partage de connaissances et l'explicitation des évolutions réglementaires.

* Élaborer, formaliser et faire évoluer les procédures et processus administratifs afin d'améliorer la fluidité des flux de travail, de sécuriser les pratiques et de garantir la continuité du service.

* Participer à une démarche d'amélioration continue visant à renforcer l'efficacité, l'harmonisation des pratiques et la transmission durable des connaissances au sein du service.

 

Profil

Diplôme de l'enseignement supérieur de type court ou master de préférence dans les domaines administratifs ou juridiques.

Compétences requises

1. Compétences techniques

• Capacité à analyser des ensembles de données complexes, à en assurer la fiabilité et à détecter des incohérences.
• Capacité à lire, comprendre, analyser et vulgariser des textes de lois.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier des tableurs de type Excel.
• La maîtrise approfondie des processus administratifs de l'enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles est un plus.

2. Compétences organisationnelles

* Rigueur extrême et sens aigu du détail.

* Capacité à travailler de manière autonome sur des dossiers à haute responsabilité.

* Excellente gestion des délais réglementaires et des périodes de charge intensive.

* Méthodologie de travail structurée et respect strict des procédures.

3. Compétences relationnelles et transversales

* Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité des données.

* Capacité à communiquer de manière claire, précise et documentée avec des interlocuteurs internes et externes.

* Capacité à collaborer efficacement avec différents services tout en assumant un rôle d'expert·e de référence.

* Aptitude à expliciter des règles complexes et à accompagner les services dans leur application.

Conditions d'accès

Merci de joindre à votre candidature un CV, une lettre de motivation personnalisée pour l'offre, ainsi qu'une copie de votre diplôme.

Toute candidature incomplète ne pourra pas être prise en compte.

Diplôme

• Supérieur non universitaire
• Supérieur universitaire

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

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