Employé administratif ACS niveau D H/F/X

Description de l'entreprise

L'asbl est une association « coupole » qui regroupe une cinquantaine d'organisations de femmes francophones appartenant à différents points de vue philosophique et idéologique. Notre asbl est pluraliste, interculturelle et intergénérationnelle. Notre travail se fait principalement sur base volontaire et bénévole. Parce qu'il n'y a pas de démocratie sans libertés ni droits,  L4ASBL combat toute forme de pression et discrimination envers les femmes. Nous sommes un organisme d'éducation permanente, qui a pour objectif : De grouper, associer, représenter des femmes et des associations de femmes, de tous milieux, opinions et situations, en vue de promouvoir leurs droits et leurs intérêts sociaux, culturels, politiques, économiques, dans le respect de leur autonomie. De collaborer avec d'autres associations, organisations, institutions, organismes privés ou publics, au niveau fédéral, communautaire, régional et international.

Description de la fonction

Le·la secrétaire administratif·ve est un·e employé·e capable, à l'aide des nouvelles technologies, d'exécuter les tâches administratives, tant quotidiennes que ponctuelles, en soutien à la présidente et à l'association.

Tâches  à réaliser de manière autonome : 

• la gestion du courrier, 
• l'accueil téléphonique et des visiteurs, 
• l'archivage des documents, (format papier et numérique)
• la rédaction de courriers courants, 
• le publipostage, 
• la préparation logistique des réunions, (Préparer les réunions et en assurer le suivi administratif (convocations, réservations de salle, procès-verbaux, etc.)
• le suivi administratif des dossiers,
• l'encodage de données.

Tâches pour lesquelles un encadrement ou un soutien sera prévu :

• les tâches nécessitant une coordination étroite ou une dimension plus stratégique, telles que : 
• la priorisation des tâches, 
• la rédaction de documents plus complexes, 
• le suivi des dossiers de subventions,(Assister la coordinatrice dans l'élaboration, le suivi et la gestion des dossiers de subventions)
• la contribution aux aspects financiers, 
• l'organisation d'événements,
• certaines interactions avec les différentes instances

Dans un premier temps, la personne sera accompagnée par la secrétaire déjà en poste ainsi que par la coordinatrice afin de faciliter sa prise de fonction. Une autonomie progressive est prévue, au fur et à mesure de sa familiarisation avec les missions et le fonctionnement de l'organisation.

Par ailleurs, elle pourra également bénéficier de formations lui permettant de développer ses compétences, d'acquérir de l'expérience et de gagner en autonomie dans l'exercice de ses fonctions.

Profil

• Remplir les conditions ACS
• Disposer au maximum du CESI ( secondaire inférieur) 
• Disposer d'une première expérience dans une fonction administrative ou de secrétariat dans un milieu associatif ou institutionnel, comprenant de la gestion de dossiers, de l'organisation de réunions, du suivi administratif.
• La maîtrise des outils bureautiques, Word, Outlook et en particulier Excel, 
• Avoir l'habitude de travailler avec différents interlocuteurs
• Avoir un intérêt pour les questions liées aux droits des femmes et à l'interculturalité

• Toute expérience en gestion de projets, en demandes de subventions ou à l'organisation d'événements est également appréciée.

   

• Rigueur, sens des responsabilités et bonne communication
• Autonomie tout en ayant un bon esprit d'équipe
• Polyvalence et sens de l'organisation
• Excellentes aptitudes relationnelles et sens du contact humain
• Capacité à se remettre en question et à adapter son travail en conséquence
• Proactivité Esprit d'initiative et attitude positive

Conditions d'accès

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Avoir le diplôme requis pour le poste

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Secondaire inférieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

• Contrat ACS de remplacement - Durée non connue
• Temps plein -  38h/semaine
• Jours de prestations et horaires  :  LU-ME-JE-VE 9h à 17h + 30min de pause MA 8h30 à 17h30 + 30 min pause
• Prestations en week-end possibles :  Il/elle pourra être amené·e à participer ponctuellement à des événements ou réunions en soirée Ces heures pourront être récupérées. 4ou 5 event sur l'année maximum
• Avantages : Remboursement du prix d'un abonnement de la stib classique 56 eur
• Travail au sein d'une équipe engagée, bienveillante et dynamique
• Constitution de l'équipe :  Le bureau est composé de la coordinatrice et d'une secrétaire. La personne sera également amenée à répondre à la présidente, à la trésorière, à la vice-présidente, ainsi qu'aux présidentes de commission et aux membres , principalement par e-mail. 
• Cadre de travail agréable et stimulant
• Invitation à suivre des formations 

 

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