Administratief medewerker M/V/X

Description de la fonction

Ben jij een patiëntgerichte en meertalige professional met een passie voor zorg en dienstverlening? Voor ons Universitair Tandheelkundig Centrum (UTC) zoeken wij een enthousiaste en stressbestendige medewerker die ons administratief team komt versterken.

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

Ben jij een patiëntgerichte en meertalige professional met een passie voor zorg en dienstverlening? Voor ons Universitair Tandheelkundig Centrum (UTC) zoeken wij een enthousiaste en stressbestendige medewerker die ons administratief team komt versterken. In deze gevarieerde functie combineer je het onthaal aan de balie met administratieve ondersteuning in de backoffice. Je speelt een belangrijke rol in de dagelijkse werking van de administratie van het UTC en draagt actief bij aan een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening. Je zorgt ervoor dat patiënten en bezoekers zich welkom voelen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor zowel patiënten als tandartsen. Je takenpakket bestaat uit een combinatie van onthaal- en administratieve taken: Onthaal en baliewerk Je zorgt voor een warm en professioneel onthaal van patiënten en bezoekers. Je verstrekt informatie, beantwoordt vragen en begeleidt patiënten bij afspraken en administratieve formaliteiten. Je staat in voor een vlotte en efficiënte dienstverlening aan de balie. Je verwerkt en volgt patiëntengegevens en afspraken correct op. Je werkt nauw samen met collega's om een goede planning en organisatie van consultaties te garanderen. Je zorgt voor een correcte administratieve afhandeling van patiëntendossiers. Administratieve ondersteuning (backoffice) Je ondersteunt de dagelijkse administratieve werking van het UTC. Je schakelt vlot tussen verschillende administratieve taken en behoudt het overzicht. Samen met je collega's zorg je voor een kwalitatieve en patiëntgerichte dienstverlening, zowel aan de balie als achter de schermen. Je werkt nauw samen met de coördinator en neemt, na verloop van tijd, ook een gedeeltelijke coördinatie van het balieteam op. Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden.

Profil

Wij zoeken een administratief sterke, flexibele en stressbestendige professional die moeiteloos kan schakelen tussen diverse taken, afhankelijk van waar de nood op dat moment het grootst is. Je bent een echte multi-tasker met organisatorisch talent en een proactieve, resultaatgerichte houding. Je beschikt minstens over een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring; specifieke kennis van tandheelkunde is een pluspunt. Administratieve vaardigheden: Je bent nauwkeurig en efficiënt in het verwerken van patiëntgegevens, agendabeheer en administratieve ondersteuning van tandartsen. Taalvaardigheid: Je bent vlot tweetalig in Nederlands en Frans, en kan moeiteloos schakelen tussen beide talen, mondeling en schriftelijk. Kennis van Engels is een pluspunt. Je bent vaardig in MS Office, Outlook en andere relevante digitale toepassingen. Patiëntgerichte houding: Je hebt een open en behulpzame houding en zorgt ervoor dat patiënten zich welkom voelen. Je handelt steeds respectvol en professioneel, zowel aan de balie als via andere communicatiekanalen. Teamspeler en coördinatie: Je werkt nauw samen met collega's en tandartsen, coördineert afspraken en ondersteunt het team bij een efficiënte planning van consultaties. Resultaatgericht en besluitvaardig: Je onderscheidt hoofdzaak van bijzaak en neemt doordachte beslissingen die de dagelijkse werking optimaliseren. Communicatieve vaardigheden: Je communiceert duidelijk en vriendelijk, zowel intern met collega's als extern met patiënten en bezoekers. Stressbestendigheid: Je behoudt een professionele aanpak, ook tijdens drukke momenten en piekuren. Proactieve houding: Je denkt actief mee over oplossingen en draagt voorstellen aan voor verbetering van de algemene werking van het team. Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer. VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Compétences linguistiques

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers