Assistant·e administratif·ve (F/H/X) H/F/X

Description de la fonction

• Pour le Parc scientifique de Louvain-la-Neuve
• Site principal : Louvain-la-Neuve
• Contrat à temps partiel (50%), pour une durée déterminée (jusqu'au 31/12/2026)
• Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

L'équipe du Louvain-la-Neuve Science Park recherche un·e Assistant·e Administratif·ve polyvalent·e, rigoureux·se et motivé·e, pour soutenir la gestion quotidienne de son parc d'entreprises scientifiques. Vous interviendrez en appui direct à l'équipe (Gestion et Communication), et participerez activement à la fluidité administrative et organisationnelle du site.

Fonction

De concertation avec le directeur du Parc et la gestionnaire du Parc :

• Vous gérez et traitez les dossiers candidature des sociétés
• Vous rédigez des documents administratifs (courriers, notes, formulaires, compte-rendu, PV de réunions.)
• Vous encodez des données dans plusieurs bases de données ainsi que dans le CRM Uclouvain, et êtes familier·ère à l'utilisation d'un CMS de site web
• Vous gérez le courrier entrant et sortant de la boite email du Parc scientifique
• Vous gérez les relations avec les usagers·ères internes et/ou externes et répondez aux demandes
• Vous organisez et gérez le classement de dossiers (de manière physique et/ou informatique) liés aux projets en cours
• Vous collaborez à la bonne organisation du service
• Vous participez à l'organisation d'événements internes et externes
• Vous êtes force de proposition à l'amélioration des procédures internes
• Vous êtes un appui ponctuel à la veille et analyse de données

Votre poste implique :

• Une connaissance du monde de l'entreprise
• Une connaissance des environnements liés au domaine scientifique et technologique
• Un travail quotidien sur un écran d'ordinateur

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Titulaire d'un diplôme de bachelier ou expérience équivalente
• Expériences préalables dans une fonction similaire : 2-3 ans minimum souhaité
• Esprit analytique et de synthèse
• Rigueur - Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
• Aisance rédactionnelle en français et anglais
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office)
• Gestion de suivi - assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus
• Capacité à communiquer avec autrui en s'assurant de la compréhension de l'information reçue et transmise
• Capacité à coopérer et à collaborer avec des acteurs·trices internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif·ve aux objectifs communs
• Adaptabilité - Ajuster sa méthode de travail à l'évolution des circonstances et des exigences de la situation
• Bon relationnel, capacité à interagir avec des publics variés
• Gestion du stress - Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions
• Créativité - Adapter les méthodes et les approches actuelles de façon novatrice ou en concevoir de nouvelles
• Planification du travail

Atouts appréciés

• Connaissance du milieu start-up, incubateurs ou recherche
• Compétences de base en gestion de données / tableaux / reportings
• Notions professionnelles de l'anglais
• Intérêt pour l'innovation et les sciences et technologies
• Intérêt pour le développement immobilier

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

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