Secrétaire de recherche et de commission de programme (F/H/X) H/F/X

Description de la fonction

• Pour l'Institut des technologies de l'information et de la communication, électronique et mathématiques appliquées (ICTM), du Secteur des sciences et technologies (SST)
• Site principal : Louvain-la-Neuve
• Contrat à temps plein pour une durée déterminée avec possibilité de CDI par la suite (départ pension)
• Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

L'institut ICTEAM regroupe des équipes de recherche de premier plan en technologies de l'information et de la communication, de l'électronique et des mathématiques appliquées.

En tant que secrétaire de recherche et de commissions de programme, vous contribuez au bon fonctionnement administratif du Pôle ELEN et au suivi de plusieurs commissions de programmes de l'EPL, en lien étroit avec les différent·es acteurs/actrices académiques et les étudiant·es.

Fonction

Sous la responsabilité hiérarchique du président de l'Institut, vous assurez :

1. Support administratif et logistique au Pôle ELEN :

En collaboration quotidienne avec les 7 autres membres du personnel administratif du Pôle ELEN, sous la coordination de la responsable administrative du Pôle :

- Accueil et permanence : téléphone, courrier, colis, copies, scans
- Réunions et événements : réservations (salles/catering), préparation des documents, prises de notes, PV, diffusion, archivage
- Démarches liées à l'engagement et accueil des nouveaux/nouvelles chercheurs/chercheuses, visiteurs/visiteuses, stagiaires, jobistes
- Mobilité "In & Out" : organisation de voyages et de séjours (titres de transport, logements)
- Information & communication interne : bases de données, diffusion d'informations, mise en page de documents, mise à jour de pages web (Drupal)
- Publications scientifiques : collecte des données et encodage
- Logistique quotidienne : accès (bâtiment/parkings), gestion des stocks, locaux et clés, suivi des incidents techniques, cafétéria, relais auprès des services internes

2. Support administratif aux commissions de programme :

En coordination fonctionnelle avec l'équipe de l'administration facultaire de l'EPL et les secrétaires des autres commissions de programme de la faculté :

- Aide de première ligne aux étudiant·es via différents canaux de communication
- Suivi administratif des programmes annuels étudiants (PAE) : collecte/vérification d'informations, traitement des requêtes, communication des décisions et interaction avec la gestionnaire de parcours en faculté
- Préparation et secrétariat des réunions : convocations, salles/catering, prises de notes, PV, diffusion, suivi
- Travaux de fin d'études (TFE) : support à l'attribution des sujets et à la validation des jurys, organisation des défenses
- Organisation d'événements à destination des étudiant·es
- Communication : pages web (Drupal), brochures
- Archivage et classement électroniques

Les tâches et le Pôle d'affectation peuvent évoluer selon les besoins de l'institut et de la faculté.

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier (ou graduat) ou CESS avec expérience jugée équivalente
• Maîtrise des outils bureautiques standard (Suite Office + Outlook)
• Volonté de se former aux outils UCLouvain (Teams, SharePoint, Drupal, DIAL.)
• Excellentes compétences rédactionnelles en français
• Bon niveau d'anglais (minimum B2, oral et écrit)
• Sens de l'accueil et du service, aisance relationnelle, esprit d'équipe
• Organisation, autonomie, rigueur, discrétion, fiabilité, sens des responsabilités
• Capacités d'adaptation et de réflexion : proactivité, curiosité, capacité à rechercher l'information, esprit d'analyse et de synthèse

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d'allocations familiales, allocation de fin d'année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l'enseignement ;
• L'opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts.) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

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