Assistant·e administratif·ve - Faculté des Sciences (2026/059CR) H/F/X

Description de l'entreprise

L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. 

La Faculté des Sciences est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes répartis sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, USquare, Charleroi Ville Haute) et propose 8 bacheliers et 30 masters et masters de spécialisation à près de 4.500 étudiant·es. Elle encadre également les travaux de thèses de près de 700 doctorant·es.

Les personnels de la Faculté sont considérables : 170 académiques à temps plein, une centaine d'académiques à temps partiel, plus de 130 membres du corps scientifique (chercheur·euses inclu·ses), environ 160 personnels ATGS (administratifs, techniques, de gestion et spécialisés).

Le Département de Biologie des Organismes, l'un des Départements de la Faculté, compte 7 services de recherche situés sur les campus du Solbosch, La Plaine et Gosselies (La recherche au Département de biologie des organismes - Faculté des Sciences). En leur sein, 17 professeur·es assurent avec 50 chercheur·euses et 15 technicien·nes de laboratoire des travaux de recherche fondamentale, orientée et appliquée qui relèvent principalement de la biologie, de la biogéographie, de la conservation et de l'écologie évolutive.

Le/la candidat·e engagé·e aura pour mission d'assurer en priorité le secrétariat commun de trois services du DBO (EBE, BIOMAR, et MBE) afin de permettre leur bon fonctionnement d'un point de vue administratif.

Ce secrétariat "recherche" sera localisé sur le campus du Solbosch.  Néanmoins, l'agent·e sera susceptible de devoir se rendre occasionnellement sur d'autres campus de l'ULB (en particulier le campus de la Plaine).

Description de la fonction

1. Assistanat administratif pour les chefs de service dans leur mission de gestion de leur unité de recherche ainsi que des académiques et scientifiques de ces mêmes services : 

• Gestion logistique et comptable (commandes, livraisons, facturation, organisation de missions, ...).
• Gestion et valorisation des bases de données et des sites internet des services impliqués (par ex, bibliographie, mises à jour).
• Gestion du courrier, téléphone, accès, comptabilité, commandes, remboursements, photocopieuses, imprimantes, etc.

2. Gestion du secrétariat commun :

•  Gestion du courrier, du téléphone, des accès, de la comptabilité, des commandes, des remboursements, des photocopieuses, des imprimantes, etc.

L'agent·e devra rapidement maîtriser le fonctionnement de la recherche scientifique au sein du DBO dans tous ses aspects administratifs (contacts réguliers avec les autres secrétariats du département, de la Faculté des Sciences et de l'administration centrale).

Profil

Profil :

• Être titulaire au maximum d'un bachelier dans le domaine administratif (secrétariat/assistanat de direction) reconnu par la FWB assorti de minimum 1 an d'expérience dans une fonction similaire. A défaut, être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente de minimum 3 ans dans le domaine administratif.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requises :

• Excellente maitrise des outils bureautiques actuels (Microsoft 365, agenda en ligne, fichiers partagés, etc.)
• Capacité à gérer différents dossiers en simultané.
• Très bonne communication, sens de la discrétion et de la diplomatie.
• Proactivité et esprit d'initiative.
• Gestion des priorités et des délais.
• Savoir et aimer travailler en toute autonomie comme en collaboration.
• Excellente organisation.
• Parfaite maîtrise du français (C2) et pratique fluide de l'anglais (B2).

Atouts :

• Intérêt pour la biologie et l'écologie en lien avec les activités de recherche des laboratoires.
• Connaissance du fonctionnement d'un secrétariat de centre de recherche.
• Connaissances des procédures administratives de l'Université.
• Connaissance de SAP finances.
• Avoir une expérience en secrétariat facultaire ou de recherche.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes. 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'Europe.   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement...). 
• L'accès à une formation permanente.  
• Possibilité de télétravailler (2jours/semaine au bout de 6 mois à aménager selon les impératifs du service). 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives. 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l'inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l'entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information. 

Informations supplémentaires

Intéressé·e? Postulez uniquement via le lien ci-dessous :

efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=OWjgJ5LOtMSFspOSDcli

Les candidat·es ne respectant pas la procédure et/ou les prérequis ne seront pas retenu·es.

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