Secrétaire médical #StageFirst H/F/X

Description de l'entreprise

Un un centre pluridisciplinaire de santé mentale et cognitive à Bruxelles qui propose des consultations en psychologie, neuropsychologie, bilans et remédiations, coaching, logopédie, ainsi qu'un accompagnement scolaire et méthodologique (programme EduKid). Notre approche s'appuie sur le Protocole CARE (soins structurés, evidence-based, centrés sur l'autonomie) et des méthodes TCC, avec des actions individuelles, familiales et de groupe (p.ex. ateliers parents, intervisions cliniques) recherche un/e secrétaire médical (h/f/x) pour un stage first payé de 3 mois à temps plein.

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

 

Description de la fonction

Accueil & front-office (physique/téléphone) 30%
Filtrer/diriger les appels, accueillir les patients, check-in/out, remise/collecte de documents, gestion des urgences (escalade), respect du secret professionnel

Planification & gestion d'agendas (multi-praticiens) 30%
Création/modification/annulation de RDV (DoctorAnytime), confirmations (mail/SMS), rappels, listes d'attente, réaffectations de dernière minute, réduction des no-shows

Correspondance & service patient 16%
Répondre aux mails/messages, infos pratiques (accès, horaires, consignes pré-RDV), suivi de satisfaction, ton empathique et clair

Dossiers & data entry 10%
Création dossiers, encodage identité/mutuelle/contacts, consentements RGPD, numérisation, classement, mises à jour, traçabilité.

Logistique & gestion des salles 7%
Planning des salles, état des lieux, réassort fournitures, suivi matériel (tests sous clé), coordination ménage, signalement d'incidents

Conformité & sécurité (RGPD/secret pro) 3%
Vérifier/archiver consentements, tenue registre visiteurs, destruction sécurisée, rappels bonnes pratiques, protocole d'escalade (pas de conseil clinique).

Support événements & ateliers (brunchs, intervisions) 4%
Inscriptions, confirmations, feuilles de présence, préparation salle, accueil participants, suivi mails post-événement.

Horaires
Du lundi au mercredi de 8H30 à 16H avec 1H½  de pause
Samedi et Dimanche de 8H30 à 16H avec 1H½  de pause

Profil

Pré-requis : 
Excellente maîtrise du français (oral/écrit, orthographe irréprochable).
Aisance au téléphone et en face-à-face, ton chaleureux et professionnel.
Sens aigu de l'organisation, gestion des priorités et du flux (pics 9-12h & 14-18h).
Respect strict de la confidentialité et du RGPD.

Compétences techniques : 
Bureautique : Outlook / Teams / Word / Excel.
Planification d'agendas multi-praticiens, gestion des listes d'attente et rappels.
Rédaction de mails clairs et structurés, tenue de registres, numérisation/archivage.
À l'aise avec les outils métiers (DoctorAnytime ou prise en main rapide).

Qualités humaines (soft skills) :
Empathie, écoute active, sens du service patient.
Calme, fiabilité, ponctualité, rigueur administrative.
Proactivité, esprit d'équipe, communication claire et assertive.
Présentation soignée et attitude « solution ».

Langues : 
FR : C1/C2 requis.
EN : B1/B2 souhaité ; 
NL : atout.

Disponibilité & contexte : 
Présentiel sur le site de Bruxelles essentiellement avec des missions ponctuelles à Ixelles.
Amplitude habituelle 8h30-18h ; ponctuellement soirées/samedis lors d'événements (intervisions, ateliers).
Première expérience en accueil/secrétariat ou service client appréciée.
Adhésion à la philosophie CARE : excellence accessible, cadre apaisant, autonomie et collaboration pluridisciplinaire

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

• Contrat de stage first rémunéré de 3 mois
• Remboursement des frais de transport
• Le stage First est rémunéré.
• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 
  
   

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