Adjoint administratif en Haute Ecole H/F/X

Description de l'entreprise

Une Haute Ecole bruxelloise recherche un.e adjoint.e administratif/ve.

Description de la fonction

Contexte et mission :

Il.elle apportera un soutien administratif au secrétariat académique du département dans la préparation d'horaires de cours, d'examens ainsi que la communication envers les étudiants pour tout ce qui concerne la 1ère année du cycle de bachelier.
Il.elle apportera une aide administrative au Coordinateur de Bac 1 et rapportera à ce dernier.
Il.elle collaborera avec les adjoint.e.s administratives de B2-B3 et de Master pour différentes tâches.

Tâches :

L'adjoint.e aura principalement les tâches suivantes :

- travaux classiques de secrétariat : envoi et réception de courrier, rédaction de PV de réunions ou de correspondance en   français.

- édition de listes et statistiques à partir des bases de données et tableur excel (par ex : préparation d'un tableau reprenant les demandes de dispenses externes).

- édition et délivrance de documents administratifs : attestations, relevés de note...

- contact régulier avec les enseignants et le coordinateur de B1

- gestion logistique : accès aux locaux, horaires, programmes de cours et suivi avec le service technique

- préparation des horaires de cours et d'examens en collaboration avec le Coordinateur de B1 et les adjoints administratifs de B2-B3 et de Masters

- aide à l'organisation pratique des sessions d'examens (par ex : répartition des étudiants dans les différents locaux)

- aide administrative ponctuelle aux enseignants de B1

- aide au Coordinateur de B1 dans l'organisation de réunions ou de groupes de travail relatifs à des problématiques spécifiques à la B1

- communication vers les étudiants (informations pratiques relatives aux locaux, aux horaires etc.)

 

 

Profil

Compétences techniques :

• Vous êtes diplômé.e de l'enseignement supérieur en Communauté française et disposez d'un grade académique de bachelier ou graduat ou équivalence ;
• Vous maîtrisez parfaitement la langue française à l'oral et à l'écrit ;
• Vous êtes capable d'utiliser adéquatement les technologies de l'information et de la communication et vous utilisez couramment les logiciels Word et Excel ;
• Vous êtes ouvert.e aux nouvelles technologies, dont l'intelligence artificielle (par ex. Microsoft Copilot) ;

• La connaissance de l'anglais est un atout, de même qu'une expérience professionnelle dans les domaines d'intervention visés par la fonction.

   

Compétences relationnelles :

• Vous êtes soucieux.se d'adopter une attitude éthique et de respecter les règles déontologiques inhérentes à la fonction et au milieu professionnel au sein duquel vous les exercez ;
• Vous suivez les règles et adoptez les bonnes pratiques en matière de savoir-vivre, de discrétion,
  d'amabilité, de confidentialité ;
• Vous travaillez dans le respect de la culture de l'institution et de son environnement ; vous adhérez à ses valeurs.

Compétences organisationnelles :

• Vous avez le sens de l'organisation (respect des objectifs et des délais) et pouvez faire preuve de flexibilité dans cette organisation ;
• Vous êtes précis.e et rigoureux.se ;
• Vous savez vous montrer pragmatique, proactif.ve et structuré.e ;
• Vous êtes capable de travailler en autonomie tout en faisant preuve d'esprit de collaboration et d'équipe au besoin ;
• L'exercice de tâches polyvalentes ne vous effraie pas.
  
  
  
  
  
  
   

Conditions d'accès

ACS Enseignement :

• Etre engagé dans un établissement d'enseignement créé, subventionné ou reconnu par la Communauté Français ou Flamande
• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Avoir le diplôme requis pour le poste

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Volume de la charge : 38h/semaine sur 5 jours/semaine selon un horaire à convenir de commun accord et dans le respect du règlement de travail. 
• Contrat de travail : pour une seule et même personne : CDD du 10/08 au 30/08 ensuite CDD ACS du 1/09 au 30/06/2027
• Statut : employé.e contractuel.le pouvant évoluer vers un statut de personnel statutaire rémunéré par la Fédération Wallonie-Bruxelles.
• Catégorie de personnel : personnel administratif, fonction d'adjoint.e administratif.ve
• Rémunération : barème 346, appliqué au personnel administratif de niveau 2+, pour le personnel des Hautes Ecoles de l'enseignement libre subventionné en Communauté française 
• Régime de congé favorable en lien avec l'organisation de l'enseignement supérieur 
• Remboursement intégral des frais de déplacement domicile-lieu de travail en cas de recours aux transports publics.  Participation pour les déplacements domicile-lieu de travail effectuées en vélo, selon les règles internes en vigueur.

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