Medewerker onderwijsondersteuning M/V/X

Description de la fonction

• Je bent het eerste aanspreekpunt (ook telefonisch) voor de opleidingen Endodontologie en Kindertandheelkunde & Bijzonder Noden. Dit voor stafleden, collega's en specialisatiestudenten
• Je verwerkt gegevens tot overzichtelijke tabellen, statistieken en schema's (bv opleidingsschema's, kostenoverzichten, ...)
• Je staat in voor het controleren, verzamelen en nauwkeurig invoeren van gegevens in diverse systemen (bv. examencijfers in KU Loket, adressenbestanden).
• Je verzorgt de financiële administratie, waaronder het opvolgen van budgetten, het voorbereiden van onkostennota's en bestelbonnen, het opvragen van bestekken  bij leveranciers van de onderwijs-gerelateerde goederen en diensten
• Je verzamelt documenten en bereidt ze voor ter ondersteuning van vergaderingen, examens, ...
• Je notuleert vergaderingen, stelt de verslagen op en volgt de uitvoering van genomen beslissingen op
• Je neemt de praktische organisatie van groepsreizen, evenementen en activiteiten voor TSO's (Tandarts in Specialistische Opleiding) ter harte
• Je maakt presentaties en documenten op (lay-out) voor de opleiding en vertaalt indien nodig (NL-ENG-NL) in het kader van student-exchange activiteiten
• Je zorgt voor goede interne en externe communicatie
• Je ondersteunt de KU Leuven stafleden van de opleidingen Endodontologie en Kindertandheelkunde & Bijzonder Noden in hun agendabeheer door onderwijsactiviteiten te plannen en met andere (administratieve) medewerkers mogelijke wijzigingen te overleggen
• Je beheert een klassement en archief
• Je biedt ad hoc logistieke ondersteuning (fotokopies maken, stockbeheer, ...)

Profil

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma en je hebt relevante ervaring in een administratief ondersteunende functie
• Je beschikt over een doorgedreven kennis van MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, en Teams. Kennis van Keynote, SAP of Toledo vormen pluspunten
• Je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent, na een inwerkperiode, in staat om autonoom te werken
• Je bent sterk in het organiseren van evenementen
• Je communiceert vlot & kan ook goed samenwerken
• Je bent klant- en resultaatsgericht, discreet, nauwkeurig en stipt
• Je bent flexibel en stressbestendig
• Je durft verbeteringsmogelijkheden aan te kaarten en te implementeren

Compétences linguistiques

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

We beogen een deeltijdse tewerkstelling van 80%-100% tot het einde van het jaar, met mogelijkheid tot verlenging na evaluatie en afhankelijk van beschikbare financiering.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.

Je komt terecht in een omgeving waarbij je collega's hebt die een gelijkaardig takenpakket hebben voor andere (sub-)opleidingen binnen Tandheelkunde. Zo kan je steeds vragen stellen aan je collega's en krijg je voldoende ondersteuning.

KU Leuven biedt heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering en een aantrekkelijke verlofregeling. Je woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer worden volledig terugbetaald en je kan ook een fietsvergoeding ontvangen als je je woon-werkverplaatsingen geheel of gedeeltelijk met de fiets aflegt.

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers