Secrétaire administratif H/F/X

Description de l'entreprise

CPAS de Woluwe-Saint-Pierre

Secrétaire administratif - Secrétariat

Service : Secrétariat général - Administration centrale 

Supérieure hiérarchique direct : Responsable du secrétariat 

Niveau barémique : Niveau B 

Statut : contractuel 

Lieu d'affectation : CPAS - Drève des Shetlands, 15 à Woluwe-Saint-Pierre

Description de la fonction

Mission principale : 
Le secrétaire administratif assure un appui administratif, organisationnel et opérationnel au Secrétariat général ainsi qu'au responsable du secrétariat.  Il contribue au bon fonctionnement des organes décisionnels, au suivi des dossiers administratifs et à la conformité des procédures internes du CPAS.
 

Description de la fonction
 

Secrétariat :
 

Préparation et suivi des séances du Conseil de l'action sociale, du Bureau permanent, du Comité de concertation et du Comité Spécial du Service Social (CSSS) :
 

Conseil de l'action sociale et Bureau Permanent
 

Préparation et envoi des convocations.
Relecture, mise en forme et finalisation des délibérations.
Impression des dossiers (délibérations et annexes) en plusieurs exemplaires.
Traduction des délibérations du CAS et du BP.
Réencodage dans le système BOS des versions néerlandophones.
Préparation de l'ordre du jour et des notes explicatives.
Envoi des extraits conformes.
Élaboration des fiches de présence, synthèses et relevés de votes.
Gestion des jetons de présence.
Transmission des dossiers à la tutelle.
Préparation de la salle de réunion.
 

Comité de concertation
 

Préparation et envoi des convocations. 
Préparation du procès-verbal provisoire avant réunion.
Finalisation du procès-verbal définitif après réunion.
Gestion des jetons de présence.
 

CSSS
 

Préparation et envoi des convocations. 
Gestion des jetons de présence.
 

Tâches administratives courantes 
 

Ouverture, encodage et distribution du courrier entrant. 
Classement et archivage des documents (papier et numérique).
Réception et filtrage des appels téléphoniques du secrétariat et prise de messages et transmission à la direction.
Rédaction de courriers et e-mails à la demande du Secrétaire général et de la responsable du secrétariat.
Rédaction de notes de service.
Gestion des signataires : relecture intensive sur le fond et la forme (respect de la charte graphique), mise en signature et retour des documents en cas de correction.
Réservation et gestion des salles de réunion (Conseil, réunions internes, etc.).
Préparation et rangement des salles de réunion.
Accueil des visiteurs de la direction.
Commande de sandwiches et boissons pour les réunions.
 

Tâches ponctuelles
 

Vice-gouverneur (envoi des délibérations et contrats des nouveaux engagements à la tutelle pour connaissance du néerlandais)
Impression, reliure et signature des procès-verbaux et registres (CAS et BP).
Tâches préparatoires à l'archivage.
Mise à jour de la liste téléphonique interne.
Formalités de déclaration des mandats des conseillers.
 

Tâches annuelles
 

Élaboration des rapports liés à la transparence des rémunérations et marchés publics
Élaboration du calendrier annuel des séances (BP, CAS, CSSS, etc.)
Commande des agendas

Communication 

Appui au responsable hiérarchique dans la révision de la communication interne (ex : conception, impression et envoi des cartes de vœux, cartes de visite, affiches, ...).

Profil

Formation et expérience
 

Bachelier en droit, sciences politiques, administration publique, gestion publique ou équivalent.
Une expérience dans un secrétariat de direction est un atout majeur.
Une connaissance élémentaire du néerlandais est requise.
Une connaissance du secteur social est un avantage important.
 

Aptitudes et connaissances requises
 

Rigueur administrative (organisation, capacité de rédaction, respect des délais).
Capacité d'analyse de dossiers complexes.
Excellentes compétences rédactionnelles (notes, PV, rapports).
Bonnes communication orale et écrite.
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Canva, etc.).
Esprit d'analyse et de synthèse.
Sens de l'organisation et de la planification.
Gestion simultanée de dossiers multiples. 
Autonomie dans le suivi des tâches.
 

Compétences comportementales
 

Discrétion et confidentialité absolue. 
Rigueur et sens du détail.
Diplomatie et communication institutionnelle. 
Capacité à travailler sous pression.
Travail en équipe et transversalité.
Attitude bienveillante et assertive envers les collègues.
Esprit de collaboration et d'entraide.
Esprit d'initiative.
Créativité et capacité à proposer des solutions concrètes.
 

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Ce que nous offrons
 

Pécule de vacances
Prime de fin d'année
Prime linguistique (si brevet Selor adéquat)
Chèques repas
Pension 2e pilier
Assurance hospitalisation (dès obtention d'un CDI)
Service social collectif (prime de mariage, prime de naissance, intervention dans certaines dépenses exceptionnelles, ...)
Un accès à la plateforme Benefits@Works
Reprise de l'ancienneté valorisable pour un maximum de 18 années (privé ou indépendant) et l'entièreté du service public
Abonnement STIB
Possibilité de télétravail dès que l'autonomie dans la fonction est avérée
Intervention dans les frais de déplacements domicile/travail via les transports en commun, à vélo (y compris autres cycles) ou à pied
Régime de congés avantageux
Formations
Horaire de travail flexible

Si vous désirez postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par mail à recrutement.cpas@woluwe1150.be. 

Étant donné que plusieurs postes sont ouverts au sein du CPAS de Woluwe-Saint-Pierre, merci d'indiquer impérativement la mention « Secrétariat » dans votre lettre de motivation.
Les candidatures ne comportant pas cette mention ne pourront malheureusement pas être traitées.

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