Client Administration Officer H/F/X

Description de l'entreprise

Il s'agit d'une société de gestion. Elle offre aujourd'hui une gamme de fonds d'investissement qui se caractérisent par une gestion globale et multisectorielle. Ces fonds d'investissement sont soit gérés directement par les gestionnaires de l'équipe, soit par des gestionnaires de fonds tiers expérimentés.

Description de la fonction

Fournir un soutien administratif complet aux Client Relationship Managers (également appelés Senior Financial Advisor ou Private Wealth Manager). Optimiser le temps du CRM et assister avec succès les clients, en collaboration/coordination avec les autres CAO et le personnel de soutien.
Les tâches et responsabilités ne sont pas exhaustivement listées ci-dessous et le soutien pourrait évoluer vers deux ou trois Client Relationship Managers.

Fonctions essentielles et responsabilités :

Responsabilités en matière d'administration et secrétariat

• Gérer le calendrier en tenant compte des priorités de l'entreprise afin de proposer desalternatives, des compromis et d'envisager l'utilisation la plus efficace du temps du CRM.
• Gérer et filtrer tous les appels téléphoniques et le courrier,
• Développer des relations de travail avec les clients, les autres CRM et les membres du personnel.
• Accueillir les visiteurs
• Coordonner les réservations de salles et le suivi logistique.
• Maintenir une communication active pour assurer des niveaux de service adéquats
• Organiser et maintenir un système de classement
• Traiter les courriels entrants et sortants
• Préparer des présentations PowerPoint
• Gestion de la base de données clients (CRM Microsoft Dynamics) : création, mise à jour, respect strict des procédures d'autorisation internes.

Responsabilités en matière de back-office

• Ouverture de comptes bancaires en coordination avec le Compliance Officer
• Saisir et suivre les ordres financiers et les investissements (dans les fonds de la société), en assurant l'ensemble des tâches administratives
• Préparation de tableaux de bord, de rapports, d'études

Responsabilités évènementielles

• Réservation de salles et coordination logistique
•  Soutien aux événements : envoi d'invitations, gestion de la liste des participants, participation aux événements
• Gestion de la base de données clients (CRM Microsoft Dynamics) : création et suivi des événements, en respectant strictement les procédures d'autorisation internes.
• Organisation et maintien des contacts avec les traiteurs, l'entretien, les équipes de nettoyage, etc.

Profil

Qualifications et compétences essentielles :

 

• Diplôme en sécretariat ou équivalent avec au moins cinq ans d'expérience en secrétariat (en partie dans un cabinet de services professionnels de préférence).
• Excellente connaissance du français et bonne connaissance du néerlandais et l'anglais écrit et parlé
• Compétences administratives supérieures
• Avoir une affinité avec les chiffres
• Excellentes aptitudes à la communication, tant informelle au sein de l'entreprise qu'avec les clients. Être capable de gérer l'ambiguïté
• Être capable de comprendre à la fois le contexte et les détails dans des situations de résolution de problèmes.
• Avoir un sens aigu de l'organisation et de la gestion du temps
• Établir des priorités en fonction des exigences de réponse à court et à long terme.
• Utilisation intensive de Windows et des logiciels utilisés (Outlook, Power Point, Word, Excel et CRM Microsoft Dynamics).
• Excellent souci du détail et de la précision
• Capacité à contribuer et à collaborer dans un environnement d'équipe solide
• Compétence et attitude professionnelle à l'égard des clients et des collègues
• Orienté vers un service et une attitude proactive, autodidacte
• Mode de travail indépendant et structuré ; capacité à définir des priorités et à coordonner la charge de travail, capacité de respecter les délais.
• Capacité à travailler dans des conditions de stress occasionnel
• Flexibilité et réactivité, maturité, fiabilité absolue
• Dévouement et motivation
• Traitement approprié des informations confidentielles
•  Être un membre actif de la communauté, en influençant positivement les autres au sein de l'entreprise.
• Représenter l'entreprise auprès des clients et d'autres parties externes selon les normes les plus élevées possibles.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• CDI temps plein
• Chèques-repas de 8eur
• Salaire selon expérience
• Eco-chèques
• Assurance retraite très intéressante
• Frais de déplacement transports en commun intégralement remboursés

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