Gestionnaire de dossiers de niv. B - service entretien et soutien techniques écoles francophones direction enseignement communal francophone H/F/X

Description de l'entreprise

L'administration communale de Schaerbeek recrute :GESTIONNAIRE DE DOSSIERS (F/H/X) SERVICE ENTRETIEN ET SOUTIEN TECHNIQUES DES ECOLES FRANCOPHONES DIRECTION ENSEIGNEMENT COMMUNAL FRANCOPHONE

Travailler à l'Administration communale de Schaerbeek, c'est intégrer une équipe de 1.450 agents communaux aux profils divers et aux fonctions variées. Ensemble, avec une mission commune et des valeurs partagées, nous relevons quotidiennement des défis pour offrir un cadre de vie de qualité aux 133.000 habitants de la commune ainsi qu'un environnement de travail optimal pour nos collaborateur·rice·s.

Envie de nous rejoindre ? Découvrez qui nous sommes, ce que nous faisons et postulez sans attendre ! Site web: www.1030.be

L'Administration communale s'engage à respecter les mesures luttant contre toutes les formes de discrimination et promeut une politique visant la diversité.

MISSION GENERALE :

La Direction de l'Enseignement Communal Francophone supervise la gestion administrative de 23 établissements scolaires diversifiés (6 écoles fondamentales, 5 maternelles, 5 primaires, 2 primaires spécialisées, 3 secondaires, 1 promotion sociale, 1 académie de musique) ainsi que 2 centres PMS et 1 service PSE. Elle garantit un enseignement de qualité en développant des projets d'établissement qualitatifs. Elle gère également de manière prospective et réactive les infrastructures ainsi que le matériel, tout en assurant la formation du personnel pour une prise en charge des thématiques émergentes.

Le gestionnaire de dossiers à la responsabilité de dossiers liés à son domaine d'expertise. Il constitue et suit les différentes étapes de ceux-ci en tenant compte des détails d'exécution et des lignes de conduite de la hiérarchie, dans le respect de la législation. Il contribue ainsi à la mise en pratique des décisions des autorités. Par ailleurs, il met en place et/ou suit ses dossiers par le biais de contacts ou de collaborations internes et externes.
Ses missions couvrent notamment :

• Le suivi RH du service 
• La gestion des bus 
• Le suivi des livraisons de repas 
• Le suivi des travaux dans les écoles et les relations avec le SIPPT 
• La gestion du programme comptable Odoo

Description de la fonction

• Préparer, analyser, suivre et mettre à jours les dossiers R.H (congés, maladies...) ;
• Préparer et rédiger divers documents (dossiers, rapports, délibérations) ;
• Emettre des avis et donner des informations au public cible ;
• Rapporter à la hiérarchie sur l'état d'avancement des dossiers ;
• Mettre en route et suivre des projets ;
• Organiser des événements (ex : conférences, assemblées générales, conseils d'administration) ;
• Entretenir diverses collaborations ;
• Utiliser couramment Word, Excel, messagerie électronique ;
• Assurer le suivi des réalisations sur le terrain ;
• Soutien administratif des écoles (E.Atal) ;
• Assurer le suivi de la qualité des prestations du fournisseur de repas (adjudicataire) ;
• Assurer le suivi des matières touchant l'hygiène (Afsca, Brulabo) ;
• Assurer le suivi des demandes du SIPPT et CPPT ;
• Gérer les transports scolaires.

Profil

PROFIL :

• Bachelier en organisation et gestion, en secrétariat de direction ou diplôme universitaire de premier cycle ou diplôme de l'enseignement supérieur du type court et assimilé
• Bilinguisme FR/NL souhaité

*Le diplôme ou certificat demandé doit être délivré par un établissement d'enseignement belge reconnu par        l'une des communautés du pays. Si votre diplôme a été délivré dans un pays étranger, vous pouvez également participer si vous avez obtenu une équivalence pour ce diplôme/certificat délivrée par l'une des Communautés.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES :

Compétences techniques : 

• Structurer son travail
• Coopérer
• Trouver des solutions
• S'affirmer
• Analyser
• Travailler orienté résultats 

Compétences comportementales : 

• Word, Excel, messagerie électronique
• Capacité rédactionnelle, orthographe, grammaire syntaxe (lettres, rapport, note ...)
• Capacité de rédiger des circulaires à destination du public
• Technique de communication
• Capacités à former ses collègues
• Capacité à piloter une démarche « qualités » » au sein du service
• Techniques de secrétariat

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

NOTRE OFFRE : Contrat de remplacement à durée déterminée (1/02/2026 au 31/01/2027) et à temps plein, selon le barème B - Secrétaire Administratif

LIEU DE TRAVAIL : Pôle Vifquin - Rue Vifquin 2 - 1030 Schaerbeek

AVANTAGES :

• Valorisation des années d'expérience 
• À titre indicatif, le salaire mensuel brut est de 3275 euros pour 5 ans d'expérience et de 3797 euros pour 15 ans pour un niveau B (index du 01/03/2025)
• Possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
• Chèques-repas (8 euros par tranche de 7h30 de prestation)
• Prime de fin d'année
• Abonnement STIB gratuit, intervention dans les autres frais de transports durables (piéton, vélo, SNCB, TEC, De Lijn)
• Intervention dans un régime complémentaire de pension
• Attention portée à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle en l'occurrence grâce au régime des congés légaux et extra-légaux 
• Gratuité de l'assurance hospitalisation personnelle de base sous certaines conditions 
• Possibilités de formations 
• Si la fonction le permet, possibilité de télétravail

Informations supplémentaires

Comment pouvez-vous soumettre votre candidature ?

Pour postuler, nous vous demandons de bien vouloir utiliser notre formulaire de candidature en ligne sur notre site Web : cliquez et ouvrir le lien -> AllynRecrut (1030.be) FR. Assurez-vous d'identifier correctement le poste vacant en utilisant la référence NB-2025-072-ECF-Gestionnaire de dossiers-RSP et commencez votre candidature en bas de l'offre d'emploi.

Date limite des candidatures : le 4/01/2026


PROCEDURE DE SELECTION : 

Après réception de votre candidature, nous procéderons à une première sélection en examinant les informations de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation). Les candidat·e·s correspondant le mieux au profil recherché seront convié·e·s à passer une/des épreuves écrites et/ou orales. Pour plus d'information : Travailler à l'administration | Schaerbeek (1030.be)

Pour toute question concernant le contenu du poste, veuillez contacter Monsieur Fabien MOREAU, qui occupe le poste Responsable du service Entretien et soutien techniques des écoles francophones au sein du département Gestion technique et administrative des écoles (fmoreau@1030.be).

Si vous avez d'autres questions sur le processus de sélection, veuillez contacter Madame Marie PAGE, Coordinatrice du recrutement et la sélection à l'adresse e-mail suivante : jobs@1030.be.
 

Si vous présentez un handicap, un trouble de l'apprentissage ou une maladie et que vous souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection, mentionnez-le dans votre candidature. Nous veillerons à vous accueillir dans les meilleures conditions.

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