Dossierbeheerder - niv. B - dienst onderhoud en technische ondersteuning van de Franstalige scholen directie Franstalig gemeentelijk onderwijs M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Het Gemeentebestuur van Schaarbeek werft aan: DOSSIERBEHEERDER (V/M/X) DIENST ONDERHOUD EN TECHNISCHE ONDERSTEUNING  VAN DE FRANSTALIGE SCHOLEN DIRECTIE FRANSTALIG GEMEENTELIJK ONDERWIJS

Werken bij de gemeente Schaarbeek betekent deel uitmaken van een team van 1.450 medewerkers met diverse profielen en functies. Gedreven door een gemeenschappelijke missie en gedeelde waarden gaan we samen dagelijks de uitdaging aan om een kwalitatieve leefomgeving te bieden aan de 133.000 inwoners en een optimale werkomgeving voor onze medewerkers te creëren.

Zin om bij ons te komen werken? Ontdek wie we zijn, wat we doen en wacht niet langer om te solliciteren! Website:  https://jobs.1030.be 

De gemeentelijke administratie verbindt zich ertoe de maatregelen die ingaan tegen alle vormen van discriminatie te respecteren en belooft een politiek te voeren die gericht is op diversiteit.

ALGEMENE MISSIE:

De Directie van het Franstalig Gemeentelijk Onderwijs houdt toezicht op het administratieve beheer van 23 diverse onderwijsinstellingen (6 basisscholen, 5 kleuterscholen, 5 lagere scholen, 2 gespecialiseerde lagere scholen, 3 middelbare scholen, 1 instelling voor sociale promotie, 1 muziekacademie) en 2 PMS-centra en 1 PSE-dienst. Ze garandeert kwaliteitsonderwijs door kwalitatieve schoolprojecten te ontwikkelen. Ze beheert ook op een vooruitstrevende en reactieve manier de infrastructuur en het materiaal, en zorgt tegelijkertijd voor de opleiding van het personeel om nieuwe thema's aan te pakken. 

De beheerder van dossiers is verantwoordelijk voor dossiers die tot hij/zij expertisegebied behoren. Hij/zij stelt er de diverse fazen van samen en volg de uitvoering op, rekening houdend met de uitvoeringstermijnen, de richtlijnen van de hiërarchie en de geldende wetgeving. Hij/zij werkt mee aan de praktische uitvoering van de beslissingen van de overheden. Zijn/haar dossiers voert hij/zij ondermeer uit door interne en externe contacten en samenwerkingen.

Zijn missies betreffen namelijk:

• Het beheer van bussen
• HR-opvolging van de dienst
• De opvolging van de maaltijdleveringen
• De opvolging van de werken in de scholen en samenwerking met IDBP
• Het beheer van het Odoo-boekhoudingprogramma

Beschrijving van de functie

• HR-dossiers voorbereiden, analyseren, opvolgen en bijwerken (verlof, ziekte...);
• Diverse documenten voorbereiden en opstellen (dossiers, verslagen, beraadslagingen);
• Adviezen uitbrengen en informatie verstrekken aan de doelgroep;
• Verslag uitbrengen aan de hiërarchie over de voortgang van de dossiers;
• Projecten opstarten en opvolgen ;
• Evenementen organiseren (bv. conferenties, algemene vergaderingen, bestuursraden);
• Diverse samenwerkingen onderhouden ;
• Vlot gebruik maken van Word, Excel en e-mail;
• De opvolging van de realisaties op het terrein verzekeren;
• Administratieve ondersteuning van de scholen (E.Atal);
• De opvolging van de kwaliteit van de prestaties van de maaltijdleverancier (aannemer) verzekeren;
• De opvolging verzekeren van aangelegenheden met betrekking tot hygiëne (Afsca, Brulabo);
• De opvolging van de verzoeken van de IDBP en CPBW verzekeren;
• Het schoolvervoer beheren.

Jouw profiel

PROFIEL:

• Bachelor of universitair diploma van de eerste cyclus of diploma van het hoger onderwijs van het korte type of gelijkgesteld* diploma in verband met organisatie en bestuur, directiesecretariaat
• Tweetaligheid FR/NL gewenst

*Het gevraagde diploma of certificaat moet zijn uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling die erkend is door één van de gemeenschappen van het land. Als uw diploma in het buitenland is uitgereikt, kunt u ook deelnemen als u een gelijkwaardigheidsattest van dit diploma/certificaat heeft verkregen, uitgereikt door één van de taalgemeenschappen van België

KENNIS EN VAARDIGHEDEN:

Technische competenties:

• Word, Excel, e-mail
• Schrijfvaardigheid, spelling, grammatica, zinsbouw (brieven, verslagen, nota's ...)
• Bekwaamheid om omzendbrieven op te stellen voor het publiek
• Communicatietechnieken
• Bekwaamheid om collega's te trainen
• Bekwaamheid om een kwaliteitsbeleid binnen de dienst te besturen
• Secretariaatstechnieken

Gedragscompetenties:

• Eigen werk structureren
• Samenwerken
• Oplossingen vinden
• Kordaat optreden
• Analyseren
• Resultaat gericht werken

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

ONS AANBOD: voltijds contract van bepaalde duur (1/2/2026 tot 31/1/2027), volgens het barema B - Administratief Secretaris

PLAATS VAN TEWERKSTELLING: Vifquinpunt - Vifquinstraat 2 - 1030 Schaarbeek

VOORDELEN:

• Valorisatie van jaren beroepservaring 
• Ter indicatie: bruto maandelijkse verloning van 3275 euro voor 5 jaar ervaring en 3797 euro voor 15 jaar voor een niveau B (index van 01/03/2025).
• Mogelijkheid tot het bekomen van een tweetaligheidspremie
• Maaltijdcheques (8 euro per schijf van 7u30 prestaties)
• Eindejaarspremie
• Gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de kosten van andere duurzame transportmiddelen (voetganger, fiets, NMBS, TEC, De Lijn)
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenregime
• Aandacht voor een goed evenwicht tussen beroeps- en privéleven dankzij het regime van wettelijke en reglementaire verlofdagen 
• Vrijstelling van de basispersoonlijke hospitalisatieverzekering onder bepaalde voorwaarden
• Opleidingsmogelijkheden 
• Indien de functie het toelaat, mogelijkheid tot telewerken

Extra informatie

Hoe kunt u uw sollicitatie indienen?

Om te solliciteren, vragen wij u vriendelijk gebruik te maken van ons online sollicitatieformulier op onze website: klik en open de link -> AllynRecrut (1030.be) NL. Zorg ervoor dat u de juiste vacature identificeert aan de hand van de volgende referentiecode NC-2025-072-ECF-Gestionnaire de dossiers-RSP en begin uw sollicitatie onderaan de vacature. 

Deadline voor de sollicitaties : 4/01/2026

SELECTIEPROCEDURE:  

Na ontvangst van uw online sollicitatie, zal een eerste selectie doorgevoerd worden op basis van de informatie in uw kandidatuur (CV en motivatiebrief). De kandidaten die het best beantwoorden aan het gezochte profiel zullen uitgenodigd worden voor schriftelijke en/of mondelinge proeven. Meer informatie op: Werken bij de administratie | Schaarbeek (1030.be) 

Voor eventuele vragen met betrekking tot de inhoud van de vacature kunt u contact opnemen met Meneer Olivier D'HAEZE, verantwoordelijke van het Departement van de Administratieve en Technische diensten  (odhaeze@1030.be). 

Indien u nog verdere vragen heeft over het selectieproces, kunt u contact opnemen met Mevrouw Marie PAGE, Coördinatrice Werving en Selectie (jobs@1030.be).

Indien u een handicap, een leerstoornis of een ziekte heeft (visueel, motorisch, gehoor, ...) en indien u wenst te genieten van redelijke aanpassingen in het kader van de selectieprocedure, vermeld dit dan in uw kandidatuur. Wij zullen erover waken dat de selectieomstandigheden aangepast worden.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama