Office & Accounting Coordinator H/F/X

Description de l'entreprise

Fast Forward Architects & Engineers est un bureau d'architecture et d'ingénierie dynamique et bilingue basé à Bruxelles. Initialement spécialisé dans la rénovation et les marchés publics, nous sommes aujourd'hui une structure polyvalente active dans les secteurs privé, résidentiel, de luxe et diplomatique. Avec une équipe d'environ 30 professionnels passionnés, nous visons la qualité, l'efficacité et l'innovation dans notre fonctionnement quotidien. Pour renforcer notre organisation interne, nous recherchons un(e) Office & Accounting Coordinator. Un(e) professionnel(le) rigoureux(se) et structuré(e), actif(ve) dans l'administration, la gestion des fournisseurs, le support comptable, la mise en page de documents, l'organisation du bureau et la gestion pratique de l'environnement de travail.

Description de la fonction

Ton rôle

En tant que Office & Accounting Coordinator, tu es un maillon central dans le bon fonctionnement de notre organisation, tant sur le plan administratif que pratique. Tu prends bien soin de l'espace de travail de plus de 20 personnes dans notre bureau bruxellois.

Administration, fournisseurs & support comptable

• Encodage et suivi des factures d'achat et des notes de frais.
• Préparation des déclarations et listing de TVA.
• Communication avec les fournisseurs, demandes de prix, petites commandes et suivi des livraisons.
• Mise à jour des tableaux de suivi et de la documentation interne pour le management et le comptable.

Organisation du bureau & fonctionnement quotidien

• Veiller à un bureau bien organisé : propre, fonctionnel et agréable.
• Responsable des espaces communs : salles de réunion, espaces d'accueil, cuisine.
• Commande et gestion du matériel de bureau et des fournitures.
• Organisation du catering pour réunions, workshops ou événements internes.
• Point de contact pour les questions pratiques et le support aux collègues.
• Gestion du parc automobile : suivi des entretiens, changement de pneus, assurances, contrôles techniques, cartes carburant, cartes de stationnement, disponibilité des véhicules et contact avec les fournisseurs.
• Suivi administratif des clés et badges d'accès.
• Gestion du courrier ; suivi quotidien et suivi des envois recommandés.

Support technique & ICT

• Suivi support ICT de base : téléphonie, commandes de hardware, abonnements...
• Contribution à une administration 100% digitale et sans papier (printers).

Support au management & aux équipes

• Support opérationnel lorsque nécessaire.
• Participation à l'optimisation des workflows internes et de l'efficacité administrative.

Profil

Profil recherché

• Une première expérience en administration, support, comptabilité ou office management est souhaitée.
• Tu maîtrises MS Office (Word, Excel, PowerPoint) à un niveau professionnel.
• Tu es bilingue FR-NL (idéalement natif(ve) dans les deux langues) ; la connaissance de l'anglais est un atout.
• Tu travailles de manière précise, autonome et structurée.
• Tu es proactif(ve), orienté(e) service et solutions.
• À l'aise avec les aspects pratiques et organisationnels du bureau.
• Tu aimes la variété et changez facilement de tâches (multitasking).

Compétences linguistiques

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

Ce que nous offrons

• Une fonction riche en contenu, particulièrement variée, avec un impact direct sur le fonctionnement quotidien.
• Une organisation qui mise sur la digitalisation, la clarté et la professionnalisation.
• Une rémunération conforme au marché, adaptée à ton expérience.
• Un environnement de travail professionnel, collégial et respectueux.
• Une équipe multidisciplinaire qui donne priorité à la qualité et à la collaboration.
• Un bureau qui met son énergie au service de la qualité des projets.
• Un bureau qui n'est pas orienté vers soi-même, mais vers le maître d'ouvrage.
• Un environnement de travail bilingue et agréable.

Informations supplémentaires

Intéressé(e) ?

Envoyez-nous ton CV et portfolio à pascale.van.overmeir@ffwarch.euét à wim.tielemans@ffwarch.eu.

Nous avons hâte de te rencontrer !

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