Office & Accounting Coordinator M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Fast Forward Architects & Engineers is een dynamisch, tweetalig architecten- en ingenieursbureau gevestigd in Brussel. Oorspronkelijk gespecialiseerd in renovatie en overheidsopdrachten, zijn we vandaag uitgegroeid tot een veelzijdige structuur actief in de private, residentiële, luxe- en diplomatieke sector. Met een team van ongeveer 30 gedreven professionals streven wij naar kwaliteit, efficiëntie en innovatie in onze werking. Voor de versterking van onze dagelijkse organisatie zoeken wij een Office & Accounting Coordinator. Een nauwkeurige en gestructureerde professional die ondersteunend werkt op het gebied van administratie, leveranciers, boekhouding, lay-out, kantoororganisatie en praktische werking.

Beschrijving van de functie

Jouw rol

Als Office & Accounting Coordinator ben je een centrale spil in het draaiende houden van de organisatie, zowel administratief als praktisch. Jij zorgt goed voor de werkplek van meer dan 20 mensen in ons Brussels kantoor.

Administratie, leveranciers & boekhoudkundige ondersteuning

• Inboeken en opvolgen van aankoopfacturen en onkosten.
• BTW aangiftes & listing klaarzetten.
• Communicatie met leveranciers, prijsaanvragen, kleine bestellingen en leveringsopvolging.
• Bijhouden van overzichtstabellen en ondersteunende documentatie voor management en boekhouder.

Kantoororganisatie & dagelijkse werking

• Bewaken van een goed georganiseerd kantoor: ordelijk, functioneel en aangenaam.
• Verantwoordelijke voor de common places: vergaderruimtes, ontvangstruimtes, keuken.
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden en materiaal.
• Organiseren van catering voor vergaderingen, workshops of interne events.
• Aanspreekpunt voor praktische vragen en ondersteuning van collega's.
• Beheer van het wagenpark: opvolging van onderhoud, bandenwissel, verzekeringen, keuringen, brandstofkaarten, parkeerkaarten, planning van beschikbaarheid en communicatie met leveranciers.
• Administratieve opvolging van sleutels en toegangsbadges.
• Postbeheer; dagelijkse opvolging en opvolging aangetekende zendingen.

Technische & ICT-basisondersteuning

• Basis-ICT ondersteuning mee opvolgen: telefonie, bestellen van hardware, abonnementen, ...
• Mee bewaken van een 100% digitale, papierloze administratie (printers).

Ondersteuning aan management & teams

• Operationele ondersteuning waar nodig.
• Mee optimaliseren van interne workflows en administratieve efficiëntie.

Jouw profiel

Wie we zoeken

• Liefst heb je al een eerste ervaring in administratie, ondersteuning, boekhouding of officemanagement.
• Je beheerst MS Office (Word, Excel, PowerPoint) op professioneel niveau.
• Je bent tweetalig Nederlands-Frans (liefst native in beide), kennis van het Engels is een troef.
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en gestructureerd.
• Je bent proactief, servicegericht en probleemoplossend.
• Je voelt je comfortabel met praktische organisatieaspecten.
• Je houdt van variatie en schakelt vlot tussen verschillende soorten taken (multitasking).

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

Wat wij bieden

• Een inhoudelijke en bijzonder boeiende functie met zichtbare impact op de dagelijkse werking.
• Een organisatie die inzet op digitalisatie, duidelijkheid en professionalisering.
• Een marktconforme verloning, afgestemd op jouw ervaring.
• Een professionele, collegiale en respectvolle werkomgeving.
• Een multidisciplinair team dat samenwerking en kwaliteit centraal stelt.
• Een bureau dat energie steekt in de kwaliteit van de projecten.
• Een bureau dat niet ego-, maar bouwheer-georiënteerd is.
• Een aangename, tweetalige werkomgeving.

Extra informatie

Interesse?

Stuur je CV en portfolio naar pascale.van.overmeir@ffwarch.euén naar wim.tielemans@ffwarch.eu.

We kijken ernaar uit je te ontmoeten!

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama