Guichetier - service des naissances #stagefirst H/F/X

Description de l'entreprise

La Ville de Bruxelles recherche 3 stagiaires Guichetiers au service des naissances dans le cadre d'un stage First de 3 mois à temps plein et rémunéré. 

Le poste de guichetier exige de disposer de compétences préalables. Les candidatures ne répondant pas à ces critères ne seront pas retenues.

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

Le/la stagiaire contribuera à un accueil de qualité des citoyens (téléphone et email), informera et orientera sur les démarches liées aux déclarations de naissance et organisera des rendez-vous au guichet, en appliquant les procédures et règles du service Naissances.

 

30% Accueil & information à distance 

• Répondre aux appels entrants et aux e-mails concernant les déclarations de naissance, reconnaissances, attribution de nom, etc
• Informer et orienter vers la bonne procédure et le bon canal

30% Prise et gestion des rendez-vous

• Planifier les créneaux de RDV au guichet « Naissances » via les outils internes ; confirmer et, si besoin, reprogrammer

20% Traitement de courriels et classement

• Trier les mails entrants/sortants et assurer un classement simple selon les méthodes d'archivage en vigueur

10% Encodages simples 

• Encodages de base utiles à la prise de RDV / statistiques simples selon consignes (pré collecte)

 5% Contrôler les données, documents, travaux 

• Contrôler l'authenticité / validité des docs (identité, actes, attest. diverses etc.) 
• Effectuer une 1ère relecture des dossiers simples en maternités en vertu des règles et de la liste des cas en vigueur et sous la responsabilité de la hiérarchie

5% Rédiger des documents 

• Dresser des actes d'état civil, des courriers (Procureur, parents, épouse du père, communes, etc.), diverses demandes d'attestations (instances publiques, ...) et des mentions marginales.

Profil

• Français : très bonne maîtrise orale/écrite pour le téléphone et les e-mails (clarté, reformulation, courtoisie écrite)
• Néerlandais : niveau de base suffisant pour orienter, fixer un RDV et transférer
• Savoir écouter et s'exprimer clairement au téléphone : capacité à reformuler et à rassurer
• Bureautique - Office 365 : Outlook, Teams, Word (modèles), Excel (listes)
   
• Gestion des émotions / stress dans un environnement potentiellement bruyant et stressant ; garder le calme face à l'affluence
• Orientation usager / résultats : conclure l'appel par une solution concrète (RDV, lien, check list)
• Coopération : travailler en bonne intelligence avec les collègues du service et les maternités
• S'auto développer : apprendre les procédures, demander du feedback, appliquer les mises à jour
• Respect des procédures, déontologie & vie privée (RGPD) : traiter des données sensibles correctement
   

Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Stage First de 3 mois rémunéré

Remboursement des frais de transport

Horaire de travail : du lundi au vendredi de 8h15 à 16h15 avec chaque jour une pause de 30 minutes

• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers