Guichetier - service des naissances #stagefirst H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

La Ville de Bruxelles recherche 3 stagiaires Guichetiers au service des naissances dans le cadre d'un stage First de 3 mois à temps plein et rémunéré. 

Le poste de guichetier exige de disposer de compétences préalables. Les candidatures ne répondant pas à ces critères ne seront pas retenues.

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Beschrijving van de functie

Le/la stagiaire contribuera à un accueil de qualité des citoyens (téléphone et email), informera et orientera sur les démarches liées aux déclarations de naissance et organisera des rendez-vous au guichet, en appliquant les procédures et règles du service Naissances.

 

30% Accueil & information à distance 

• Répondre aux appels entrants et aux e-mails concernant les déclarations de naissance, reconnaissances, attribution de nom, etc
• Informer et orienter vers la bonne procédure et le bon canal

30% Prise et gestion des rendez-vous

• Planifier les créneaux de RDV au guichet « Naissances » via les outils internes ; confirmer et, si besoin, reprogrammer

20% Traitement de courriels et classement

• Trier les mails entrants/sortants et assurer un classement simple selon les méthodes d'archivage en vigueur

10% Encodages simples 

• Encodages de base utiles à la prise de RDV / statistiques simples selon consignes (pré collecte)

 5% Contrôler les données, documents, travaux 

• Contrôler l'authenticité / validité des docs (identité, actes, attest. diverses etc.) 
• Effectuer une 1ère relecture des dossiers simples en maternités en vertu des règles et de la liste des cas en vigueur et sous la responsabilité de la hiérarchie

5% Rédiger des documents 

• Dresser des actes d'état civil, des courriers (Procureur, parents, épouse du père, communes, etc.), diverses demandes d'attestations (instances publiques, ...) et des mentions marginales.

Jouw profiel

• Français : très bonne maîtrise orale/écrite pour le téléphone et les e-mails (clarté, reformulation, courtoisie écrite)
• Néerlandais : niveau de base suffisant pour orienter, fixer un RDV et transférer
• Savoir écouter et s'exprimer clairement au téléphone : capacité à reformuler et à rassurer
• Bureautique - Office 365 : Outlook, Teams, Word (modèles), Excel (listes)
   
• Gestion des émotions / stress dans un environnement potentiellement bruyant et stressant ; garder le calme face à l'affluence
• Orientation usager / résultats : conclure l'appel par une solution concrète (RDV, lien, check list)
• Coopération : travailler en bonne intelligence avec les collègues du service et les maternités
• S'auto développer : apprendre les procédures, demander du feedback, appliquer les mises à jour
• Respect des procédures, déontologie & vie privée (RGPD) : traiter des données sensibles correctement
   

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Stage First de 3 mois rémunéré

Remboursement des frais de transport

Horaire de travail : du lundi au vendredi de 8h15 à 16h15 avec chaque jour une pause de 30 minutes

• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama