Guichetiers - Direction Population & Etat Civil (réserve de recrutement) H/F/X

Description de l'entreprise

Travailler à l'Administration communale de Schaerbeek, c'est intégrer une équipe de 1.450 agents communaux aux profils divers et aux fonctions variées. Ensemble, avec une mission commune et des valeurs partagées, nous relevons quotidiennement des défis pour offrir un cadre de vie de qualité aux 133.000 habitants de la commune ainsi qu'un environnement de travail optimal pour nos collaborateur·rice·s.

Envie de nous rejoindre ? Découvrez qui nous sommes, ce que nous faisons et postulez sans attendre ! Site web: www.1030.be

L'Administration communale s'engage à respecter les mesures luttant contre toutes les formes de discrimination et promeut une politique visant la diversité.

Description de la fonction

En vue de constituer une réserve de recrutement, nous recherchons: des Guichetiers (H/F/X).

Service registres population
Département registres citoyens
Direction population & État civil

Mission Générale:
La direction Population & Etat civil se charge sous la responsabilité du collège en délégation de la responsabilité du Conseil communal de la tenue des registres de Population et sous la responsabilité de l'Officier de l'Etat Civil en délégation de la responsabilité du Conseil communal de la tenue des registres de l'Etat civil.  Cela implique la délivrance à la population des documents extraits de ces registres, en ce compris les cartes d'identité, titres de séjour, permis de conduire, passeports.

La direction organise les inhumations au cimetière communal.

J'assure un accueil correct, définis la demande, propose des solutions au citoyen et traite des documents relatifs au service jusqu'à l'étape suivante de la procédure. Je représente mon administration et me conforme aux prescrits légaux.  J'assure, conformément au cadre hiérarchique de l'administration un soutien administratif dans le cadre des dossiers et problématiques du service.

Responsabilités et tâches:
- Accueillir, informer et orienter le citoyen ;
- Clarifier l'objet des demandes ;
- Vérifier les données sur les documents reçus ;
- Contrôler l'authenticité et la validité des documents ;
- Renseigner les citoyens concernant les procédures à suivre et l'état d'avancement des dossiers ;
- Expliquer le déroulement des procédures ;
- Délivrer des documents ;
- Suivre l'information obtenue et le transmettre au citoyen ou aux services compétents ;
- Mettre à jour, archiver et classer divers documents ainsi que les registres Population ;
- Centraliser, encoder, classer et archiver des données ;
- Réaliser des documents sur base d'instructions données et en application des procédures existantes ;
- Rassembler et dispatcher des documents et informations nécessaires à la préparation et au traitement des dossiers ;
- Actualiser ses connaissances en matière législative ou réglementaire ;
- Gérer la caisse ;
- Participer activement au contrôle interne et aux réunions d'équipe.

Profil

- Certificat d'Etudes Secondaires Supérieures (CESS) ou diplôme assimilé* 
- Bilinguisme FR/NL souhaité

*Le diplôme ou certificat demandé doit être délivré par un établissement d'enseignement belge reconnu par l'une des communautés du pays. Si votre diplôme a été délivré dans un pays étranger, vous pouvez également participer si vous avez obtenu une équivalence pour ce diplôme/certificat délivrée par l'une des Communautés.

Connaissances et compétences:
Compétences techniques: 
- Être prêt à apprendre la législation liée à la fonction : législation Population, droit des étrangers, législation sur l'Etat civil - code civil ;
- Être prêt à maitriser les logiciels liés à la fonction : Saphir, Belpas, Belpic, Mercurius, etc.

Compétences comportementales: 
- Structurer son travail
- Analyser
- Gérer ses émotions 
- Savoir écouter 
- Convaincre
- S'autodévelopper
- S'adapter
- Agir avec intégrité et professionnalisme

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

Liste de réserve de recrutement, selon le barème C - Assistant Administratif 

Lieu de travail: 
Hôtel Communal (Place Colignon 100) ou dans les antennes de la Direction Population - 1030 Schaerbeek

Type de contrat:
Contrat de remplacement à durée indéterminée

Avantages:
- Valorisation des années d'expérience 
- À titre indicatif, le salaire mensuel brut est de 2.906 euros pour 5 ans d'expérience et de 3.387 euros pour 15 ans pour un niveau C (index du 01/03/2026)
- Possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
- Chèques-repas (8 euros)
- Prime de fin d'année
- Abonnement STIB gratuit, intervention dans les autres frais de transports durables (piéton, vélo, SNCB, TEC, De Lijn)
- Intervention dans un régime complémentaire de pension
- Attention portée à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle en l'occurrence grâce au régime des congés légaux et extra-légaux 
- Gratuité de l'assurance hospitalisation personnelle de base sous certaines conditions 
- Possibilités de formations 

Informations supplémentaires

Procédure de sélection:
Après réception de votre candidature, nous procéderons à une première sélection en examinant les informations de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation). Les candidat·e·s correspondant le mieux au profil recherché seront convié·e·s à passer une/des épreuves écrites et/ou orales. Pour plus d'information : Travailler à l'administration | Schaerbeek (1030.be)

Pour toute question concernant le contenu du poste, veuillez contacter Monsieur Olivier TOUSSAINT, responsable du service registres population, direction Population & Etat Civil (otoussaint@1030.be).

Si vous avez d'autres questions sur le processus de sélection, veuillez contacter Madame Marie PAGE, Coordinatrice du recrutement et la sélection à l'adresse e-mail suivante: jobs@1030.be.

Comment pouvez-vous soumettre votre candidature ?
Pour postuler, nous vous demandons de bien vouloir utiliser notre formulaire de candidature en ligne sur notre site Web: cliquez et ouvrir le lien -> AllynRecrut (1030.be) FR. Assurez-vous d'identifier correctement le poste vacant en utilisant la référence NC-2026-008-Réserve-POPEC-Guichetiers-2026 et commencez votre candidature en bas de l'offre d'emploi.

Date limite des candidatures : le 19/04/2026

Si vous présentez un handicap, un trouble de l'apprentissage ou une maladie et que vous souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection, mentionnez-le dans votre candidature. Nous veillerons à vous accueillir dans les meilleures conditions.

Retrouvez toutes nos offres d'emploi sur : www.1030.be/offres-emploi

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