Loketbedienden - Directie Bevolking & Burgerlijke Stand (aanwervingsreserve) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Werken bij de gemeente Schaarbeek betekent deel uitmaken van een team van 1.450 medewerkers met diverse profielen en functies. Gedreven door een gemeenschappelijke missie en gedeelde waarden gaan we samen dagelijks de uitdaging aan om een kwalitatieve leefomgeving te bieden aan de 133.000 inwoners en een optimale werkomgeving voor onze medewerkers te creëren.

Zin om bij ons te komen werken? Ontdek wie we zijn, wat we doen en wacht niet langer om te solliciteren! Website:  https://jobs.1030.be 

De gemeentelijke administratie verbindt zich ertoe de maatregelen die ingaan tegen alle vormen van discriminatie te respecteren en belooft een politiek te voeren die gericht is op diversiteit.

Beschrijving van de functie

Om een aanwervingsreserve op te bouwen we zijn op zoek naar: Loketbedienden (M/V/X).

Dienst bevolkingsregisters
Departement burgers registers
Directie bevolking & burgerlijke stand

Algemene missie:
De Directie Bevolking & Burgerlijke Stand is onder de verantwoordelijkheid van het college belast met de bij de gemeenteraad gedelegeerde verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de bevolkingsregisters en onder de verantwoordelijkheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand belast met de bij de gemeenteraad gedelegeerde verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de registers van de burgerlijke stand.  Dit houdt in dat aan de bevolking documenten worden afgeleverd die uit deze registers zijn afgeleid, waaronder identiteitskaarten, verblijfsvergunningen, rijbewijzen en paspoorten.

De directie organiseert de begrafenissen in de gemeentelijke begraafplaats.

Ik zorg voor een correct onthaal, ik registreer de vraag, ik informeer en stel oplossingen voor aan de burger.  Ik behandel documenten van de dienst tot aan de volgende fase van de procedure.  Ik vertegenwoordig mijn bestuur en pas de wettelijke voorschriften toe.  Ik geef, conform de hiërarchie van mijn bestuur, administratieve ondersteuning in het kader van de dossiers en de werkgebieden van de dienst.

Verantwoordelijkheden en taken:
- Onthalen, informeren en doorverwijzen van de burger;
- Centraliseren, in coderen, klasseren en archiveren van gegevens;
- Verduidelijken wat het voorwerp van de vraag is;
- Controleren van de echtheid en de geldigheid van de documenten;
- Afleveren van documenten;
- Uitleggen van het verloop van de procedures;
- Beheren de kassa;
- Bijwerken, archiveren en klasseren van diverse documenten en de registers van bevolking/Burgerlijke Stand;
- Actief deelnemen aan de interne controle en de vergaderingen;
- Verzamelen en dispatching van documenten en informatie ter voorbereiding en afhandeling van dossiers;
- Informeren van de burger over de te volgen procedure en de staat van het dossier;
- Verwezenlijken van documenten, op basis van de gekregen instructies en in uitvoering van de bestaande procedures;
- Opvolgen van de verkregen informatie en mededeling ervan aan de burger en aan de bevoegde dienst;
- Nazien van de gegevens op de overhandigde van de documenten;
- Actualiseren van de eigen kennis van de wetten en reglementen.

Jouw profiel

- Diploma Hoger Secundair Onderwijs of gelijkgesteld*
- Tweetaligheid FR/NL gewenst

*Het gevraagde diploma of certificaat moet zijn uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling die erkend is door één van de gemeenschappen van het land. Als uw diploma in het buitenland is uitgereikt, kunt u ook deelnemen als u een gelijkwaardigheidsattest van dit diploma/certificaat heeft verkregen, uitgereikt door één van de taalgemeenschappen van België

Kennis en vaardigheden:
Technische competenties:
- Bereid zijn om de wetgeving met betrekking tot de functie te leren kennen: Wetgevingen over bevolking, Vreemdelingenrecht, Wetgevingen over Burgerlijke Stand - Burgerlijke code;
- Bereid zijn om de software voor de functie te beheersen: Saphir, Belpas, Belpic, Mercurius, enz.

Gedragscompetenties:
- Eigen werk structureren
- Analyseren
- Zijn emoties beheren
- Actief luisteren
- Overtuigen
- Zich ontwikkelen
- Zich aanpassen
- Professioneel en integer handelen

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Wervingsreservelijst, volgens het barema C - Administratief assistent

Plaats van tewerkstelling: 
Gemeentehuis van Schaarbeek (Colignonplein 100) of in de kantoren van de directie Bevolking - 1030 Schaarbeek

Type contract:
Vervangingscontract van onbepaalde duur

Voordelen:
- Valorisatie van jaren beroepservaring 
- Ter indicatie: bruto maandelijkse verloning van 2.906 euro voor 5 jaar ervaring en 3.387 euro voor 15 jaar voor een niveau C (index van 01/03/2026).
- Mogelijkheid tot het bekomen van een tweetaligheidspremie
- Maaltijdcheques (8 euro)
- Eindejaarspremie
- Gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de kosten van andere duurzame transportmiddelen (voetganger, fiets, NMBS, TEC, De Lijn)
- Tussenkomst in een aanvullend pensioenregime
- Aandacht voor een goed evenwicht tussen beroeps- en privéleven dankzij het regime van wettelijke en reglementaire verlofdagen 
- Vrijstelling van de basispersoonlijke hospitalisatieverzekering onder bepaalde voorwaarden
- Opleidingsmogelijkheden 

Extra informatie

Selectieprocedure: 
Na ontvangst van uw online sollicitatie, zal een eerste selectie doorgevoerd worden op basis van de informatie in uw kandidatuur (CV en motivatiebrief). De kandidaten die het best beantwoorden aan het gezochte profiel zullen uitgenodigd worden voor schriftelijke en/of mondelinge proeven. Meer informatie op: Werken bij de administratie | Schaarbeek (1030.be) 

Voor eventuele vragen met betrekking tot de inhoud van de vacature kunt u contact opnemen met de heer Olivier TOUSSAINT, Verantwoordelijke van de dienst Bevolkingsregisters, Directie Bevolking & Burgerlijke stand (otoussaint@1030.be).

Als u andere vragen heeft over het selectieproces, neem dan contact op met mevrouw Marie PAGE, Coördinator van werving en selectie, op het volgende e-mailadres: jobs@1030.be.

Hoe kunt u uw sollicitatie indienen?
Om te solliciteren, vragen wij u vriendelijk gebruik te maken van ons online sollicitatieformulier op onze website: klik en open de link -> AllynRecrut (1030.be) NL. Zorg ervoor dat u de juiste vacature identificeert aan de hand van de volgende referentie NC-2026-008-Réserve-POPEC-Guichetiers-2026 en begin uw sollicitatie onderaan de vacature. 

Deadline voor de sollicitaties : 19/04/2026

Indien u een handicap, een leerstoornis of een ziekte heeft (visueel, motorisch, gehoor, ...) en indien u wenst te genieten van redelijke aanpassingen in het kader van de selectieprocedure, vermeld dit dan in uw kandidatuur. Wij zullen erover waken dat de selectieomstandigheden aangepast worden.

Vind al onze beschikbare vacatures op de website: www.1030.be/nl/vacatures

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama