2026-023 ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE SERVICE POPULATION H/F/X

Description de l'entreprise

L'Administration communale de Saint-Gilles recrute un.e assistant.e administratif.ve pour son Département Population.
Notre Administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d'agents répartis en divers services.
Notre Administration a le désir d'optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d'évolution des carrières que d'amélioration du service à la population.
L'administration œuvre actuellement pour sa modernisation et souhaite dans cette optique engager des agents proactifs et ouverts au changement

Description de la fonction

En tant qu'assistant.e administratif.ve, vous assurez l'accueil des citoyens, le traitement des demandes administratives et le suivi des dossiers dans le respect des procédures légales.
Vous représentez l'administration communale et veillez à offrir un service de qualité conciliant rigueur administrative et satisfaction du citoyen.

Dans ce cadre, vos principales missions sont :

- L'accueil du public (guichet, téléphone, e-mail) et l'identification des demandes 
- L'information et l'orientation des citoyens concernant les procédures administratives 
- La vérification, le traitement et la délivrance de documents administratifs (cartes d'identité, certificats, actes, titres de séjour)
- La gestion et le suivi des dossiers administratifs (création, mise à jour, classement, archivage)
- Le contrôle de la conformité, de l'authenticité et de la validité des documents 
- La rédaction d'actes d'état civil et le traitement de dossiers spécifiques (mariages, nationalité, décès) 
- La collaboration avec les institutions externes (SPF, Office des étrangers, police) 
- La gestion du courrier, des appels et des e-mails du service 
- La tenue de la caisse individuelle et des tâches administratives quotidiennes 
- La participation à l'organisation d'événements administratifs (cérémonies, élections)

Cette liste est non exhaustive.

Profil

Niveau d'étude - diplôme
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau bachelier (ou équivalent). Ainsi que d'un extrait de casier judiciaire vierge (modèle 2).
* Pour les diplômes obtenus dans un pays en dehors du Benelux, une équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles ou la Communauté flamande est obligatoire. Merci de joindre cette équivalence à votre candidature.


Connaissances techniques
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Vous avez une bonne connaissance des procédures administratives et de la gestion documentaire 
- Vous êtes capable d'appliquer des réglementations et législations administratives 
- Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse 
- La connaissance des matières liées à la population, au séjour ou à l'état civil constitue un atout 
- L'expérience dans une administration publique est un atout

Connaissances linguistiques
- Vous maîtrisez parfaitement le français ou le néerlandais et avez une connaissance de l'autre langue (vous êtes en possession du brevet linguistique SELOR ou êtes disposé à l'obtenir)
- Toute connaissance d'une autre langue constitue un avantage supplémentaire

Compétences comportementales
- Vous êtes structuré.e, organisé.e et capable de gérer les priorités 
- Vous analysez les situations et proposez des solutions adaptées 
- Vous faites preuve d'écoute, d'empathie et de sens du service public 
- Vous communiquez de manière claire, assertive et professionnelle 
- Vous êtes capable de gérer des situations complexes ou conflictuelles 
- Vous êtes résistant.e au stress et capable de travailler dans l'urgence 
- Vous faites preuve d'adaptabilité et de polyvalence 
- Vous travaillez efficacement en équipe et favorisez la collaboration 
- Vous agissez avec intégrité, respect des règles et sens de l'intérêt général 
- Vous êtes proactif.ve dans votre apprentissage et votre développement professionnel

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous veillons à offrir un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant et sommes attentifs à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle. En nous rejoignant, vous bénéficierez notamment de :

- Un contrat de remplacement à temps plein (37h/semaine)
- Un salaire conforme à l'échelle barémique B1 : 2.962,92€ bruts indexés/mensuel sans ancienneté
- Prise en compte de l'expérience professionnelle : jusqu'à 6 ans dans le privé et sans limite dans le secteur public
- Une prime de fin d'année
- Un chèque-cadeau en fin d'année
- Un pécule de vacances
- Une prime linguistique (sous réserve du brevet Selor)
- Un remboursement des frais de transport (abonnement STIB gratuit, indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo et à pied...)
- Des chèques-repas de 8€
- Un tarif préférentiel dans les hôpitaux Iris Sud
- De primes liées à des événements de vie (mariage, cohabitation, naissance, adoption, pension, enfant en situation de handicap) 
- Une assurance hospitalisation (formule étendue)
- Un régime complémentaire de pension
- Une large possibilité de formations
- Des réductions via le programme Benefits at Work (loisirs, voyages, achats)

Informations supplémentaires

Pour postuler veuillez suivre le lien : https://wepulse.csod.com/ux/ats/careersite/15/home/requisition/138?c=wepulse&lang=fr-FR

Informations complémentaires

La date limite pour l'envoi des candidatures est fixée au 21 avril  2026.

Aménagement raisonnable/Diversité:
La commune de Saint-Gilles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.
Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l'intégration au sein de l'administration.

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