2026-023 ADMINISTRATIEF MEDEWERKER DIENST BEVOLKING M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Voorstelling

 
Het gemeentebestuur van Sint-Gillis werft een administratief medewerker (m/v/x) aan voor het Departement Bevolking.
Onze Brusselse lokale overheidsadministratie stelt een brede waaier aan profielen tewerk, verspreid over verschillende diensten.
Wij streven ernaar het personeelsbeheer te optimaliseren, zowel met het oog op loopbaanontwikkeling als op een betere dienstverlening aan de bevolking.
De administratie werkt momenteel aan haar modernisering en wenst in dat kader proactieve medewerkers aan te werven die openstaan voor verandering.
 

Beschrijving van de functie

Als administratief medewerker staat u in voor het onthaal van burgers, de verwerking van administratieve aanvragen en de opvolging van dossiers, met respect voor de wettelijke procedures.
U vertegenwoordigt het gemeentebestuur en zorgt voor een kwaliteitsvolle dienstverlening, waarbij administratieve nauwkeurigheid wordt gecombineerd met klanttevredenheid.
In dit kader bestaan uw belangrijkste taken uit:
- Onthaal van het publiek (balie, telefoon, e-mail) en identificatie van de vragen
- Informeren en oriënteren van burgers over administratieve procedures
- Controleren, verwerken en afleveren van administratieve documenten (identiteitskaarten, attesten, akten, verblijfsdocumenten)
- Beheer en opvolging van administratieve dossiers (aanmaak, bijwerking, klassering, archivering)
- Controle van de conformiteit, authenticiteit en geldigheid van documenten
- Opstellen van akten van de burgerlijke stand en behandelen van specifieke dossiers (huwelijken, nationaliteit, overlijdens)
- Samenwerking met externe instellingen (FOD, Dienst Vreemdelingenzaken, politie)
- Beheer van inkomende en uitgaande post, telefoons en e-mails van de dienst
- Beheer van de individuele kas en dagelijkse administratieve taken
- Deelname aan de organisatie van administratieve evenementen (plechtigheden, verkiezingen)

Deze lijst is niet limitatief.

Jouw profiel

Opleidingsniveau - diploma
U beschikt over een bachelordiploma (of gelijkwaardig), evenals een blanco uittreksel uit het strafregister (model 2).
Voor diploma's behaald buiten de Benelux is een gelijkwaardigheidsattest vereist, afgeleverd door de Federatie Wallonië-Brussel of de Vlaamse Gemeenschap. Gelieve dit toe te voegen aan uw kandidatuur.

Technische kennis
- U beheerst de gebruikelijke kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook)
- U heeft een goede kennis van administratieve procedures en documentbeheer
- U bent in staat regelgeving en administratieve wetgeving toe te passen
- U beschikt over goede schriftelijke en analytische vaardigheden
- Kennis van materies inzake bevolking, verblijf of burgerlijke stand is een pluspunt
- Ervaring binnen een overheidsadministratie is een pluspunt

Taalvaardigheden
- U beheerst het Frans of het Nederlands perfect en heeft kennis van de andere landstaal (u beschikt over het Selor-taalbrevet of bent bereid dit te behalen)
- Kennis van bijkomende talen is een extra troef

Gedragscompetenties
- U bent gestructureerd, georganiseerd en kan prioriteiten stellen
- U analyseert situaties en stelt passende oplossingen voor
- U beschikt over luistervaardigheid, empathie en een sterk gevoel voor dienstverlening
- U communiceert duidelijk, assertief en professioneel
- U kan omgaan met complexe of conflictsituaties
- U bent stressbestendig en kan werken onder tijdsdruk
- U bent flexibel en polyvalent
- U werkt efficiënt in teamverband en stimuleert samenwerking
- U handelt met integriteit, respect voor regels en in het algemeen belang
- U bent proactief in uw leerproces en professionele ontwikkeling

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wij bieden een dynamische, diverse en ondersteunende werkomgeving, met aandacht voor een goede balans tussen werk en privéleven. Bij ons geniet u onder andere van:
- Een voltijds vervangingscontract (37 uur/week)
- Een loon volgens barema B1: €2.962,92 bruto geïndexeerd per maand zonder anciënniteit
- Erkenning van beroepservaring: tot 6 jaar in de privésector en onbeperkt in de publieke sector
- Een eindejaarspremie
- Een eindejaarsgeschenk
- Vakantiegeld
- Een taalpremie (mits Selor-attest)
- Terugbetaling van vervoerskosten (gratis MIVB-abonnement, fiets- en wandelvergoeding, ...)
- Maaltijdcheques van €8
- Voorkeurtarief bij de Iris Zuid-ziekenhuizen
- Premies bij levensgebeurtenissen (huwelijk, samenwoning, geboorte, adoptie, pensioen, kind met een handicap)
- Een uitgebreide hospitalisatieverzekering
- Een aanvullend pensioenstelsel
- Ruime opleidingsmogelijkheden
- Kortingen via het programma Benefits at Work (vrije tijd, reizen, aankopen)
 

Extra informatie

Om te solliciteren via de link https://wepulse.csod.com/ux/ats/careersite/15/home/requisition/138?c=wepulse&lang=nl-NL

Aanvullende informatie

De uiterste datum voor het indienen van kandidaturen is vastgesteld op 21 april 2026.

Redelijke aanpassingen / Diversiteit

De gemeente Sint-Gillis selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, overtuiging of nationaliteit.
Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren. Er zal rekening worden gehouden met eventuele noodzakelijke aanpassingen, zowel tijdens de selectieprocedure als bij de integratie binnen de administratie.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama