ACCOUNTS PAYABLE SUPERVISOR (H/F/X) H/F/X

Description de l'entreprise

À propos de Vicinity

Chez Vicinity, nous poursuivons une mission claire et engagée : développer et gérer des logements locatifs abordables, durables et de haute qualité. À travers des projets résidentiels innovants, nous plaçons la performance énergétique, la digitalisation et des services adaptés aux besoins des locataires au cœur de notre approche, afin de simplifier le quotidien et d'améliorer la qualité de vie.

Convaincus que l'impact social va de pair avec la performance économique, nous intégrons pleinement les principes de diversité, d'équité et d'inclusion dans notre culture d'entreprise. Ces valeurs constituent des leviers essentiels pour atteindre nos ambitions et créer un environnement de travail stimulant et épanouissant. 

Vicinity respecte des standards élevés en matière d'ESG (Environnement, Société et Gouvernance), officiellement reconnus au travers de sa certification B CORP.

Notre stratégie d'investissement repose sur trois piliers fondamentaux :
¿ Accessibilité financière
¿ Efficacité énergétique
¿ Mobilité

Soutenue par une équipe engagée et expérimentée, Vicinity assure une gestion rigoureuse de son fonds et de ses actifs immobiliers, générant des résultats solides et durables pour ses investisseurs. 

Aujourd'hui, Vicinity gère un portefeuille d'environ 1.000 logements, dont 350 unités déjà opérationnelles et 650 en cours de développement, principalement situées à Anvers, Bruxelles et Liège. 

Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un·e Accounts Payable Supervisor pour renforcer notre équipe Finance et contribuer activement à la structuration de nos processus internes.

Vicinity Affordable Housing Fund est un Fonds immobilier réglementé en Belgique (GVBF/FIIS).

Description de la fonction

Votre mission

En tant qu'Accounts Payable Supervisor, vous supervisez l'ensemble du processus du traitement des factures fournisseurs pour un portefeuille d'environ 300 unités résidentielles opérationnelles, en garantissant :

• L'exactitude comptable,
• La fluidité opérationnelle dans une optique d'automatisation accrue,
• La qualité des relations avec les Property Managers, les fournisseurs et l'ensemble des stakeholders impliqués dans le processus.

Le poste peut évoluer en fonction de la croissance de la société et des ambitions du·de la candidat·e. 

 

Vos responsabilités

🎯 Gestion complète du flux des factures

• Réception et contrôle de toutes les factures adressées aux différentes entités du groupe.
• Vérification de la conformité : identité du fournisseur, n° de TVA, présence du bon de commande le cas échéant, bâtiment ou unité concernée, période.
• Imputation comptable et analytique : répartition charges propriétaire/locataires, charges communes, clés de répartition, périodes, codes TVA.
• Contrôle des obligations légales (retenues ONSS / SPF Finances) si applicable.
• Détection des anomalies : doublons, factures fictices, incohérences.

🧩 Supervision des approbations de factures

• Envoi des factures à l'approbation des Property Managers et aux autres stakeholders.
• Suivi rigoureux des délais d'approbation.
• Gestion des factures rejetées : analyse des motivations du rejet, coordination avec les approbateurs, relances jusqu'à obtention des factures ajustées ou des notes de crédit.
• Support aux équipes opérationnelles (Property Management, Technical Manager, Projects, ...) pour toute question sur les imputations, clés analytiques ou documents manquants.
• Reporting régulier sur les factures ouvertes / non validées.

💳 Mise en paiement & relation fournisseurs

• Préparation des lots de paiement hebdomadaires selon les règles internes.
• Garantie du respect des délais de paiement et de l'image professionnelle de la société.
• Suivi de la qualité du lettrage automatique des factures et du traitement des anomalies éventuelles.

📊 Reporting mensuel - Déclaration TVA

• Revue du reporting mensuel des factures en collaboration avec les Property Managers.

🏢 Participation aux décomptes de charges

• Support aux Property Managers pour les décomptes de charges annuels et les décomptes de charges ponctuels (départs de locataires).

📘 Support au CFO, au Financial Analyst & à la fiduciaire du Fonds

• Participation active aux clôtures trimestrielles.
• Préparation des écritures de clôture en collaboration avec la fiduciaire du Fonds.
• Contribution aux projets ad hoc liés à la croissance du Fonds (amélioration des process, digitalisation, nouveaux outils, etc.).

Profil

Votre profil

🎓 Formation & expérience

• Bachelier en comptabilité.
• Minimum 3 ans d'expérience dans une fonction similaire.

🤝 Compétences personnelles

• Engagement élevé et orientation résultats.
• Capacité à mener les dossiers à terme avec autonomie et fiabilité.
• Organisé·e et rigoureux·se.
• Passionné·e par la comptabilité et l'optimisation des processus, dont l'automatisation.
• Excellente communication interne et externe.
• Envie d'apprendre, polyvalence et ouverture ¿ mindset PME.

🛠¿ Compétences techniques

• Très bonne maîtrise d'Excel et d'Outlook.
• À l'aise avec les outils digitaux, avec un intérêt marqué pour l'IT et la digitalisation, et motivé·e par l'amélioration continue et l'automatisation des processus.
  
   
• Connaissance de bases comptables solides, TVA, imputations analytiques.
• Une expérience avec l'ERP Odoo est un plus.

🌍 Langues

• Français : bonne connaissance écrite et orale.
• Néerlandais : bonne connaissance écrite et orale

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Pourquoi rejoindre Vicinity ?

🌟 Travailler avec des collègues expérimentés et bienveillants dans une ambiance détendue.
🏢 Contribuer au développement d'un portefeuille immobilier durable et de qualité en Belgique.
🚀 Participer à la structuration et à la croissance d'une entreprise en pleine expansion. 
💡 Prendre part à des projets concrets qui améliorent l'expérience des locataires et encouragent l'innovation. 

Informations supplémentaires

Type de contrat & modalités de travail

🗂 Employé·e ¿ mi¿temps, idéalement étalés sur 4 ou 5 jours. Présence de minimum 3 jours/semaine au bureau.

Début

🚀 Dès que possible

Comment postuler ?

📧 Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à elise.vanderclausen@vicinity.be ainsi qu'à job@vicinity.be. 
🔎 Mentionnez ¿Accounts Payable Supervisor - [Nom Prénom]¿ dans l'objet de votre e¿mail.
🛡 Toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité.

Notre engagement Justice, Équité, Diversité & Inclusion

🌍 Chez Vicinity, nous croyons fermement que la diversité est une richesse. Nous encourageons les candidatures de toutes personnes, quel que soit leur genre, identité de genre, orientation sexuelle, origine ethnique ou sociale, âge, situation de handicap, religion ou croyance. Notre processus de recrutement est conçu pour être équitable, respectueux et inclusif, afin que chacun·e puisse trouver sa place et s'épanouir dans notre environnement de travail. Si vous avez besoin d'un aménagement spécifique pour participer au processus de sélection, n'hésitez pas à nous le signaler.

 

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