ACCOUNTS PAYABLE SUPERVISOR (H/F/X) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Over Vicinity

Bij Vicinity streven we een duidelijke en ambitieuze missie na: het ontwikkelen en beheren van betaalbare, duurzame en kwalitatieve huurwoningen. Via innovatieve residentiële projecten plaatsen we energieprestaties, digitalisering en diensten op maat van huurders centraal in onze aanpak, met als doel het dagelijks leven te vereenvoudigen en de levenskwaliteit te verbeteren.

Wij zijn ervan overtuigd dat sociale impact hand in hand gaat met economische prestaties. Daarom integreren we de principes van diversiteit, gelijkheid en inclusie volledig in onze bedrijfscultuur. Deze waarden vormen essentiële hefbomen om onze ambities te realiseren en een stimulerende en verrijkende werkomgeving te creëren.

Vicinity hanteert hoge ESG¿normen (Milieu, Maatschappij en Governance), officieel erkend via onze B CORP¿certificering.

Onze investeringsstrategie steunt op drie fundamentele pijlers :

¿ Financiële toegankelijkheid 
¿ Energie¿efficiëntie 
¿ Mobiliteit

Met een toegewijd en ervaren team staat Vicinity garant voor een rigoureus beheer van haar fonds en vastgoedactiva, wat sterke en duurzame resultaten oplevert voor haar investeerders.
Vandaag beheert Vicinity een portefeuille van ongeveer 1.000 woningen, waarvan 350 reeds in gebruik en 650 in ontwikkeling, voornamelijk in Antwerpen, Brussel en Luik.
In het kader van onze groei zoeken we een Accounts Payable Supervisor om ons Finance¿team te versterken en actief bij te dragen aan de structurering van onze interne processen.
Vicinity Affordable Housing Fund is een gereglementeerd vastgoedfonds in België (GVBF/FIIS).

Beschrijving van de functie

Je missie

Als Accounts Payable Supervisor superviseer je het volledige proces van leveranciersfacturen voor een portefeuille van ongeveer 300 operationele wooneenheden, waarbij je zorgt voor:

• Boekhoudkundige nauwkeurigheid
• Vlotte operationele werking met focus op automatisering
• Kwalitatieve relaties met Property Managers, leveranciers en alle betrokken stakeholders
  De functie kan evolueren naargelang de groei van het bedrijf en de ambities van de kandidaat.

Je verantwoordelijkheden

🎯 Volledige verwerking van het facturenproces

• Ontvangst en controle van alle facturen gericht aan de verschillende entiteiten van de groep.
• Controle van conformiteit: identiteit van de leverancier, btw¿nummer, aanwezigheid van een bestelbon indien van toepassing, betrokken gebouw of unit, periode.
• Boekhoudkundige en analytische codering: verdeling eigenaar/huurder, gemeenschappelijke kosten, verdeelsleutels, periodes, btw¿codes.
• Controle van wettelijke verplichtingen (RSZ / FOD Financiën) indien van toepassing.
• Opsporen van afwijkingen: dubbels, frauduleuze facturen, inconsistenties.

🧩 Opvolging van goedkeuringsprocessen

• Verzending van facturen ter goedkeuring aan Property Managers en andere stakeholders.
• Strikte opvolging van goedkeuringstermijnen.
• Beheer van afgekeurde facturen: analyse van de reden, coördinatie met goedkeurders, opvolging tot ontvangst van aangepaste facturen of creditnota's.
• Ondersteuning aan operationele teams (Property Management, Technical Manager, Projects, ...) bij vragen over coderingen, analytische sleutels of ontbrekende documenten.
• Regelmatige rapportering over openstaande / niet¿gevalideerde facturen.

💳 Betalingen & leveranciersrelaties

• Voorbereiding van wekelijkse betaalbatches volgens interne regels.
• Garantie van tijdige betalingen en bewaken van het professionele imago van de onderneming.
• Opvolging van de automatische afpunting en behandeling van eventuele afwijkingen.

📊 Maandrapportering - btw¿aangifte

• Review van de maandelijkse rapportering van facturen in samenwerking met de Property Managers.

🏢 Bijdrage aan afrekeningen van lasten

• Ondersteuning van Property Managers bij jaarlijkse afrekeningen en ad¿hoc afrekeningen (vertrek van huurders).

📘 Support aan de CFO, Financial Analyst & de fiduciaire van het Fonds

• Actieve deelname aan kwartaalafsluitingen.
• Voorbereiding van afsluitboekingen in samenwerking met de fiduciaire van het Fonds.
• Bijdrage aan ad¿hoc projecten gelinkt aan de groei van het Fonds (procesverbetering, digitalisering, nieuwe tools, enz.).

Jouw profiel

Jouw profiel

🎓 Opleiding & ervaring

• Bachelor in boekhouding.
• Minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.

🤝 Persoonlijke vaardigheden

• Sterke betrokkenheid en resultaatgericht.
• Vermogen om dossiers autonoom en betrouwbaar te behandelen.
• Georganiseerd en nauwkeurig.
• Gepassioneerd door boekhouding en procesoptimalisatie, inclusief automatisering.
• Uitstekende interne en externe communicatie.
• Leergierig, flexibel en open ¿ kmo¿mentaliteit.

🛠¿ Technische vaardigheden

• Zeer goede kennis van Excel en Outlook.
• Vertrouwd met digitale tools, sterke interesse in IT en digitalisering, en gemotiveerd door continue verbetering en automatisering.
• Solide kennis van boekhoudprincipes, btw en analytische coderingen.
• Ervaring met Odoo ERP is een pluspunt.

🌍 Talen

• Frans: goede mondelinge en schriftelijke kennis.
• Nederlands: goede mondelinge en schriftelijke kennis.

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

Waarom kiezen voor Vicinity?

🌟 Werken met ervaren en zorgzame collega's in een ontspannen sfeer.
🏢 Bijdragen aan de ontwikkeling van een duurzaam en kwalitatief vastgoedportfolio in België.
🚀 Meebouwen aan de structuur en groei van een snelgroeiend bedrijf.
💡 Deelnemen aan concrete projecten die de huurderservaring verbeteren en innovatie stimuleren.

Extra informatie

Contract & werkregeling

🗂 Bediende ¿ deeltijds, idealiter gespreid over 4 of 5 dagen. Minstens 3 dagen/week aanwezigheid op kantoor.

Startdatum

🚀 Zo snel mogelijk

Hoe solliciteren?

📧 Stuur je CV en motivatiebrief naar elise.vanderclausen@vicinity.be en job@vicinity.be.
🔎 Vermeld ¿Accounts Payable Supervisor - [Naam Voornaam]¿ in het onderwerp van je e¿mail.
🛡 Alle kandidaturen worden vertrouwelijk behandeld.

Ons engagement voor Rechtvaardigheid, Gelijkheid, Diversiteit & Inclusie
🌍 Bij Vicinity geloven we sterk dat diversiteit een rijkdom is. We moedigen sollicitaties aan van iedereen, ongeacht gender, genderidentiteit, seksuele oriëntatie, etnische of sociale afkomst, leeftijd, handicap, religie of overtuiging. Ons rekruteringsproces is ontworpen om eerlijk, respectvol en inclusief te zijn, zodat iedereen zijn of haar plek kan vinden en zich kan ontplooien in onze werkomgeving. Als je specifieke aanpassingen nodig hebt om deel te nemen aan de selectieprocedure, laat het ons gerust weten.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama