Office & Event coordinator H/F/X

Description de l'entreprise

FMS (www.fmsbelgium.be) est une fédération d'unions de médecins spécialistes. Pour son siège à Bruxelles (Woluwe), nous sommes à la recherche d'un office & event coordinator. 

Description de la fonction

Votre mission 

En tant qu'Office & Event Coordinator, vous jouez un rôle indispensable au sein de notre organisation. Vous vous assurez à la fois le bon fonctionnement administratif du bureau et la coordination efficace de nos événements.  Grâce à votre sens de l'organisation et à votre rigueur, vous contribuez au bon déroulement des activités quotidiennes et des projets événementiels. 

Vos responsabilités 

Support administratif: 

• Gestion de la boîte aux lettres générale et suivi correct  
• Acceuil téléphonique et orientation des appels  
• Soutenir administratif à l'ensemble de l'équipe  
• Suivi et traitement des documents et des dossiers  

Organisation d'événement et des réunions : 

• Participation à l'organisation et à la coordination d'événements (congrès, webinaires, etc.) et de réunions (assemblées générales, organes de gouvernance, groupes de travail, etc.) 
• Coordination avec les prestataires (les fournisseurs, salles de conférence, partenaires, etc.  
• Élaboration des plannings et scénarios organisationnels  
• Suivi opérationnel et logistique des événements (inscriptions, accueil, catering, etc.) 

Profil

Votre profil  

• Vous vous exprimez couramment à l'oral et à l'écrit en français et en néerlandais. 
• Vous avez une bonne connaissance  des outils bureautiques (outlook)des plateformes de réunion en ligne et des systèmes CRM. 
• Vous travaillez de manière structurée et précise   
• Vous avez des bonnes compétences en communication et orientation client  
• Vous êtes capable de planifier et à gérer plusieurs tâches simultanément et organiser  
• Vous êtes flexible et avez une aptitude à vous adapter facilement  
• Une expérience dans l'organisation d'événements (+50 participants) constitue un atout.  

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Ce que nous offrons ? 

• Une fonction variée avec des responsabilités  
• Un contrat à temps plein avec des perspectives d'évolution au sein d'une organisation socialement pertinente (contacts quotidiens avec des médecins spécialistes, événements ayant un impact sur les soins de santé belges et européens, etc.) 
• Une réelle autonomie et la possibilité de prendre des initiatives au sein d'une petite équipe (6 employés). 
• Un environnement de travail dynamique dans des bureaux agréable (coworking) avec la possibilité de télétravail (hybride). 
• Un contrat à durée indéterminée avec des avantages sociaux (assurance groupe, assurance hospitalisation, chèques-repas,...). 

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