Coordinateur - cellule conventions / subsides ILA H/F/X

Description de l'entreprise

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur commune locale.

FEDASIL recrute un : Coordinateur - cellule conventions / subsides ILA - niveau B (h/f/x)
Au sein du  Service Gestion des Processus de la Direction des Services Opérationnels
Numéro de référence : 20251107-99999-259

Description de la fonction

But
En tant que coordinateur pour la cellule conventions/ Subsides ILA, vous supervisez la bonne exécution des tâches opérationnelles qui sont confiées à votre cellule. Vous organisez et répartissez le travail auprès des membres de votre équipe.

Dans le cadre de la collaboration entre l'Agence et les Centres Publiques d'Action Sociale (CPAS), vous êtes en charge de la bonne gestion des conventions établies. Vous êtes responsables du suivi des paiements mensuels envers ce partenaire.

Vous menez des réflexions avec les différents services concernés pour améliorer le processus de contrôle actuel.

Contexte
Vous faites partie d'une équipe bilingue de 30 personnes (5 au sein de votre cellule). Le service est composé de 5 cellules : les frais médicaux no-show, conventions/subsides ILA, prolongation droit à l'accueil, contrôle chèques-repas et cumul.

Depuis votre position, vous travaillez en étroite coopération avec le service des Finances de la Direction des Services Généraux. Vous entretenez également des contacts structurels avec d'autres services internes compétents (Juridique, Coordination, Régions).

Vous travaillez au sein de la Direction des services Opérationnels, sous la supervision du responsable du service Gestion des Processus.

Contenu
En tant que coordinateur de la cellule conventions / subsides ILA, vous exécutez les tâches suivantes:
- Vous supervisez la gestion des boîtes mails communes form-i@fedasil.be et suspension_schorsing@fedasil.be ; 
- Vous vous assurez que les suspensions sont traitées avant la fin du mois concerné.
- Vous assurez le suivi des membres de votre équipe dans les contrôles mensuels. 
- Vous déterminez le planning des contrôles et tâches à exécuter durant les périodes de clôture comptable. 
- Vous préparez les communications qui sont envoyées auprès du partenaire;
- Vous supervisez la préparation des signataires qui doivent être soumis à notre Ministre de Tutelle ;
- Vous préparez un rapport mensuel sur les places conventionnées avec les CPAS ;
- Vous disposez de données fiables concernant les tâches de votre cellule ; 
- Vous signalez et informez l'équipe de tout changement pertinent susceptible d'avoir un impact sur les contrôles mensuels et adaptez les procédures si nécessaire;
- Vous formez les membres de votre équipe au contrôle et à l'analyse des déclarations de subsides ; 
- Vous faites en sorte qu'ils puissent être autonomes;
- Vous organisez et optimalisez les outils de contrôle;
- Vous organisez et répartissez le travail au sein des membres de votre équipe;
- Vous menez des réflexions sur l'amélioration des outils et systèmes au sein du service; 
- Vous planifiez des réunions d'équipe afin de collecter les feedbacks des collaborateurs et collaboratrices.
- Vous mettez en œuvre les propositions d'amélioration du fonctionnement administratif global du service;
- Vous planifiez des moments d'échanges avec les différents services concernés par le processus;
- Vous contribuez activement à la réalisation des missions stratégiques de la direction des services opérationnels;
- Vous participez activement aux réunions avec votre responsable hiérarchique et donner votre opinion sur base de votre expertise. 

Profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, ses valeurs et son code déontologique, son organisation, son groupe cible, ses différents partenaires (Pour toutes les infos : consultez www.fedasil.be.).

Diplôme et expérience
- Vous êtes titulaire d'un diplôme Bachelier (niveau B).
- Vous avez de l'expérience professionnelle pertinente acquise dans l'exercice d'une fonction similaire.

Compétences techniques
Exigences
- Bonne maîtrise des applications informatiques courantes (Word, Excel, internet) ;
- Vous avez une connaissance pratique du néerlandais qui vous permet de travailler dans un environnement bilingue et de répondre aux demandes bilingues ; 
- Vous êtes résistant au stress et êtes capable de travailler de manière autonome, même en période d'activité plus importante ;
- Vous avez une excellente capacité à résoudre les problèmes et vous avez une attitude de travail proactive ;
- Vous êtes flexible et désireux d'apprendre ;
- Vous êtes à l'écoute de votre personnel ;
- Vous avez de solides compétences en matière de communication et de compréhension analytique ;
- Vous connaissez la procédure pour définir des objectifs stratégiques et opérationnels, pour gérer et implémenter des projets et des plans d'action ;
- Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant votre opinion et vos idées et en contribuant à la résolution des conflits entre collègues ;
- Vous agissez avec intégrité, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

Atouts 
- Vous avez des connaissances de l'anglais et/ou d'autres langues étrangères.
- Vous avez des connaissances dans la lecture des procédures dans le Registre National.

Compétences génériques
- Analyser les informations :  analyser les données de manière ciblée et juger l'information d'un œil critique.
- Résoudre les problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.
- Atteindre les objectifs : s'impliquer et démontrer la volonté et l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
- Soutenir par son expertise :  accompagner les autres, servir de modèle et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien. 

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Type de convention
Contrat à durée indéterminée. A temps plein. Le temps de travail à temps plein est fixé à 38h par semaine. 
Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans. 
Catégorie A: Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

Lieu du travail
FEDASIL
Rue des Chartreux, 21
1000 Bruxelles

Salaire
Vous serez embauché dans un niveau B1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est € 3031,30  (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter https://bosa.belgium.be/fr

Avantages
26 jours de congé sur une base annuelle (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).
Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.
Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.
Chèques-repas électroniques.
Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale.
Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux. 
Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.
Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).
Pension complémentaire sous la forme d'une assurance groupe.
Possibilité de télétravail.

Informations supplémentaires

Vous souhaitez postuler?
Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché? Posez votre candidature au plus tard le 19/04/2026  avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.

Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :
- une lettre de motivation
- un CV détaillé et actualisé (nous permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences)
- une copie du diplôme exigé

Diplôme étranger
Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger délivré par l'une des communautés.

Pour plus d'informations, consultez le site Internet sur l'équivalence de la Fédération Wallonie-Bruxelles www.equivalences.cfwb.be.

La connaissance du français
Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès du Selor. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations, consultez  www.travaillerpour.be

Attestations juridiques
Si vous êtes sélectionné pour la fonction, les certificats de bonne vie et mœurs (extraits casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous seront demandés.

Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.

Diversité 
Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d'en informer au préalable le responsable de la sélection.

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