Management Assistent H/F/X

Description de l'entreprise

WE MEDIA est la fédération nationale des éditeurs belges de presse périodique et compte plus de 120 éditeurs.

La fédération a pour mission de défendre les intérêts des éditeurs de magazines et de renforcer le rôle social des marques médiatiques qui créent du contenu informatif de manière professionnelle et indépendante.

WE MEDIA offre à ses membres un large éventail de services : conseil juridique, carte de presse éditeur, séances d'information et formations, moments de réseautage, représentation dans des organisations nationales et internationales liées aux médias (Conseil Déontologie Journalistique, JEP, FIPP, Papier.be, etc.), recherche, communication, lobbying, facilitation des droits de reprographie, facilitation des inscriptions à des congrès et événements internationaux, etc.

Description de la fonction

JOB DESCRIPTION

En tant que Management Assistant, vous êtes le bras droit de la Secrétaire Générale. Vous alliez précision, discrétion et proactivité à un talent d'organisation et veillez au bon déroulement et au professionnalisme des activités quotidiennes. Vous êtes un maillon essentiel qui apporte de la structure et fait la différence dans un environnement où l'efficacité et la confiance sont primordiales. 

Grâce à votre sens aigu du détail et des responsabilités, la Secrétaire Générale et le Data Officer peuvent compter sur vous pour traiter les documents, les factures, les communications et les rendez-vous de manière efficace et precise, et ce dans les délais impartis.

VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Assistance administrative et organisationnelle générale (30 %) : 
  • Accueil (téléphonique et présentiel) des contacts de manière correcte et professionnelle
  • Maintenance et mise à jour de la base de données
  • Suivi des délais et préparation de la correspondance administrative
  • Préparation des réunions (physiques ou numériques) et assistance à la rédaction de procès-verbaux et de rapports. 
  • La gestion de l'agenda fait partie des possibilités, tout comme l'organisation de réunions internes et externes
  • Réalisation de présentations Powerpoint soignées

 

• Soutien financier et opérationnel (30%) : 
  • Établir et suivre les devis, les factures et les rappels.
  • Suivre le budget annuel en collaboration avec la Secrétaire Générale.
  • Assurer une administration efficace
  • Rédiger des contrats professionnels

 

• Assistance en communication et marketing (20%) :
  • Soutenir la communication vers les parties prenantes internes et externes (site web, newsletters, réseaux sociaux).
  • Suivre et rapporter les statistiques du site web et des newsletters.
  • Commander et suivre le matériel promotionnel.

Profil

VOTRE PROFIL :

• Vous êtes titulaire d'un bachelier en gestion administrative, gestion d'entreprise ou dans un domaine équivalent.
• Vous avez de l'expérience en tant que Executive Assistant, Management Assistant ou Personal Assistant.
• Vous appréciez une fonction variéé qui combine administration, facturation, communication et marketing.
• La connaissance du paysage médiatique est un atout.
• Vous vous sentez à l'aise dans un environnement où la flexibilité et l'initiative sont appréciées.
• Vous maîtrisez MS Office et savez utiliser efficacement les outils numériques pour conserver une structure et une vue d'ensemble claires.
• Le français est votre langue maternelle et vous avez une très bonne connaissance du néerlandais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Une connaissance de l'anglais est un atout.
• Vous êtes précis(e), organisé(e) et fiable. Vous faites preuve de discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Vous travaillez de manière structurée, vous êtes autonome et vous réfléchissez de manière proactive, avec un sens aigu du détail.
• Vous avez une mentalité hands-on et aimez prendre des responsabilités. Vous passez sans difficulté d'une tâche à l'autre et gardez une vue d'ensemble.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS :

• Un contrat (80 %) à durée indéterminée, dont 3 jours au bureau (Haren)
• Salaire compétitif (chèques-repas de 10 € - indemnité forfaitaire pour le télétravail - assurance groupe et hospitalisation)
• Votre jour de congé + la journée pendant laquelle vous travaillez à domicile seront convenus avec la Secrétaire Générale.
• Entrée en fonction : début mai 2026.

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