Management Assistent M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

WE MEDIA 

WE MEDIA is de nationale federatie van Belgische uitgevers van periodieke pers en telt meer dan120 uitgevers.

De federatie heeft als missie de belangen van uitgevers van magazines te verdedigen en de maatschappelijke rol van mediabrands die op een professionele én onafhankelijke manier informatieve content creëren te versterken.

WE MEDIA biedt haar leden een brede waaier ondersteunende diensten: juridisch advies, uitgeversperskaart, infosessies & opleidingen, netwerkmomenten, vertegenwoordiging in nationale en internationale mediagerelateerde organisaties (Raad voor de Journalistiek, JEP, FIPP, Papier.be ...), research, communicatie, lobbying, facilitering van de reprografierechten, facilitering van bezoeken aan internationale congressen & events, ...

 

Beschrijving van de functie

JOB DESCRIPTION

Als Management Assistent ben je de betrouwbare rechterhand van de Secretaris Generaal. Je combineert nauwkeurigheid, discretie en proactiviteit met organisatietalent, en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking vlot en professioneel verloopt. Je bent een cruciale schakel die structuur brengt en mee het verschil maakt in een omgeving waar efficiëntie en vertrouwen centraal staan. 

Dankzij jouw scherp oog voor detail en jouw verantwoordelijkheidszin kunnen de Secretaris Generaal en de Data Officer blind op jou rekenen om documenten, facturen, communicatie en afspraken correct en tijdig te verzorgen.


JOUW KERNVERANTWOORDELIJKHEDEN:

• Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning (30%): 
  • Contacten op een correct en professioneel manier onthalen 
  • Onderhouden en updaten van de database
  • Bewaking van deadlines en voorbereiding van administratieve correspondentie 
  • Voorbereiding van vergaderingen (fysisch of digitaal) en ondersteuning door het opstellen van notulen en rapporten alsook vlekkeloze opvolging. 
  • Agendabeheer behoort tot de mogelijkheden alsook het organiseren van interne en externe meetings.
  • Verzorgde Powerpoint presentaties maken

 

• Financiële en operationele ondersteuning (30%): 
  • Offertes, facturen en rappels opstellen en opvolgen.
  • Het jaarlijkse budget opvolgen, samen met de Secretaris Generaal
  • Een efficiënte administratie bijhouden
  • Professionele contracten opstellen
• Communicatie en marketing ondersteuning: (20%) 
  • De communicatie naar interne en externe stakeholders (website, nieuwsbrieven, social media) ondersteunen.
  • De statistieken van de website en de nieuwsbrieven in het oog houden en rapporteren.
  • Promomateriaal bestellen en opvolgen.

Jouw profiel

JOUW PROFIEL:

• Je beschikt over een bachelor in Office Management, Bedrijfsbeheer of een gelijkwaardige richting.
• Je hebt ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of Personal Assistant.
• Je geniet van een gevarieerde rol waarin administratie, facturatie, communicatie en markering samenkomen.
• Kennis van het medialandschap is een troef.
• Je voelt je thuis in een context waar flexibiliteit en initiatief gewaardeerd worden.
• Je bent vlot met MS Office en weet digitale tools efficiënt in te zetten om structuur en overzicht te bewaren.
• Nederlands is jouw moedertaal en je hebt een goede kennis van het Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Enige kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je bent nauwkeurig, georganiseerd, en betrouwbaar. Je bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie. Je werkt gestructureerd, je bent zelfstandig en denkt proactief mee, met een scherp oog voor detail.

Je hebt een hands-on mentaliteit en neemt graag verantwoordelijkheid. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en behoudt het overzicht.

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

WAT WIJ JOU BIEDEN:

• Een contract (80%) van onbepaalde duur, waarvan 3 dagen op kantoor (Haeren)
• Competitief loonpakket (maaltijdcheques van €10 - forfaitaire vergoeding homeworking - groeps- en hospitalisatieverzekering)
• Jouw vrije dag + de dag waarop je van thuis uit werkt worden samen met de Secretaris Generaal besproken.
• Indiensttreding: begin mei 2026.

 

 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama