Office Manager H/F/X

Description de l'entreprise

Nous sommes une association professionnelle dont le siège est à Amsterdam et qui représente 180 entreprises issues de plus de 30 pays européens, actives dans le négoce de l'électricité, du gaz et des quotas carbone. Nous collaborons avec les régulateurs, les décideurs politiques et les organismes de normalisation à travers l'Europe afin de garantir que les marchés de l'énergie soient bien conçus, compétitifs et capables de soutenir la transition vers les énergies propres. Notre travail couvre un large éventail de domaines, notamment la promotion de la conception des marchés et l'élaboration de contrats types pour le négoce de l'énergie. Le Secrétariat, qui soutient les membres, compte environ 32 collaborateurs répartis dans toute l'Europe. Environ la moitié d'entre eux sont basés en permanence à Bruxelles, où se trouvent bon nombre de nos principales parties prenantes et où nous venons d'emménager dans des locaux plus spacieux, tandis que les autres s'y rendent régulièrement. 

 

Description de la fonction

Les principaux facteurs de réussite dans ce poste sont une attitude positive, une capacité à résoudre les problèmes et une volonté d'assumer des responsabilités. Vous serez placé(e) sous la responsabilité du directeur des finances et de l'administration et servirez de point central de coordination opérationnelle pour le bureau bruxellois d'Energy Traders Europe. Ce poste couvre quatre grands domaines de responsabilité :

• Gestion des bureaux et des installations - environ 20 %

Gérer le fonctionnement quotidien des nouveaux locaux afin de garantir un environnement de travail bien entretenu et fonctionnel.
Coordonner les prestataires externes, notamment les services de nettoyage, de maintenance, informatiques et les fournisseurs de services publics ; résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent.
Veiller à ce que les fournitures et équipements de bureau soient suffisants, et superviser l'organisation de l'espace de travail.
Assurer la liaison avec la direction de l'immeuble et veiller au respect constant des exigences en matière de santé et de sécurité.

• Administration et opérations - environ 30 %  

Tenir à jour des registres, de la documentation et des systèmes de bureau précis et bien organisés.
Gérer la correspondance, les livraisons entrantes et les tâches administratives générales avec précision et discrétion.
Soutenir la coordination interne au sein de l'organisation et identifier les opportunités d'amélioration des processus et procédures administratifs.

• Administration financier - environ 30 %

Traiter les factures, les dépenses et les paiements à l'aide d'Exact Online.
Tenir des registres financiers précis et apporter un soutien à la fonction comptable.
Traiter les demandes de remboursement de frais. 

• Coordination des réunions - environ 20 %
  Planifier et organiser les réunions internes et externes, en gérant toute la logistique et la préparation associées.
  Tenir à jour et coordonner les calendriers de l'organisation, en veillant à communiquer les engagements en temps opportun.
  Rédiger les comptes rendus de réunion, assurer le suivi des points d'action et effectuer un suivi auprès des parties concernées pour garantir la réalisation des résultats convenus.

Profil

Les candidats doivent pouvoir justifier des compétences suivantes :

• Une expérience avérée dans un poste de gestion administrative, d'assistant(e) de direction ou dans un rôle opérationnel similaire.
• Une maîtrise parfaite de l'anglais et du néerlandais ; la maîtrise du français est un atout.
• Expérience et maîtrise d'Exact Online ou d'un logiciel de gestion financière équivalent.
• Solides compétences organisationnelles et niveau élevé et constant de précision et d'attention aux détails.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes et à respecter les délais dans un environnement dynamique au sein d'une petite équipe.
• Bonnes compétences relationnelles, attitude professionnelle et esprit de collaboration avec les collègues.

Compétences linguistiques

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Français (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Une rémunération compétitive, assortie d'avantages tels qu'une couverture santé, des chèques-repas, des jours de congé supplémentaires, etc.
• Des modalités de travail flexibles (environnement de travail hybride).
• Un accompagnement pour le développement professionnel et la formation
• La possibilité de travailler au sein d'une petite équipe conviviale et très expérimentée

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