Office Manager M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

We zijn een brancheorganisatie met hoofdkantoor in Amsterdam die 180 bedrijven uit meer dan 30 Europese landen vertegenwoordigt die actief zijn in de handel in elektriciteit, gas en CO-emissierechten. We werken samen met toezichthouders, beleidsmakers en normalisatie-instellingen in heel Europa om ervoor te zorgen dat de energiemarkten goed zijn opgezet, concurrerend zijn en de transitie naar schone energie kunnen ondersteunen. Ons werk omvat een breed scala aan activiteiten, waaronder het bepleiten van een goed marktopzet en het ontwikkelen van standaardcontracten voor de energiehandel. Het secretariaat, dat de leden ondersteunt, telt circa 32 medewerkers verspreid over Europa. Ongeveer de helft van deze medewerkers is permanent gevestigd in Brussel, waar veel van onze belangrijkste stakeholders zijn gevestigd en waar we onlangs een groter kantoor hebben betrokken, terwijl de rest van ons daar regelmatig aanwezig is. 

 

Beschrijving van de functie

De belangrijkste factoren voor succes in deze functie zijn een `can-do'-mentaliteit, het vermogen om problemen op te lossen en de bereidheid om verantwoordelijkheid te nemen. Je rapporteert aan de directeur Financiën en Administratie en fungeert als centraal aanspreekpunt voor de operationele coördinatie van het kantoor van Energy Traders Europe in Brussel. De functie omvat vier belangrijke verantwoordelijkheidsgebieden:

Kantoor- en faciliteitenbeheer - circa 20%
Zorgen voor de dagelijkse gang van zaken op het nieuwe kantoor en zorgen voor een goed onderhouden en functionele werkomgeving.
Externe leveranciers coördineren, waaronder schoonmaak-, onderhouds-, IT- en nutsbedrijven; problemen oplossen zodra deze zich voordoen.
Zorgen voor voldoende kantoorbenodigdheden en -apparatuur, en toezien op de organisatie van de werkruimte.
Contact onderhouden met het gebouwbeheer en zorgen voor voortdurende naleving van de gezondheids- en veiligheidseisen.

Administratie en bedrijfsvoering - circa 30%  
Zorgen voor nauwkeurige en goed georganiseerde administratie, documentatie en kantoorsystemen.
Correspondentie, inkomende leveringen en algemene administratieve taken nauwkeurig en discreet afhandelen.
Interne coördinatie binnen de organisatie ondersteunen en mogelijkheden identificeren om administratieve processen en procedures te verbeteren.

Financiële ondersteuning - circa 30%
Facturen, onkosten en betalingen verwerken met behulp van Exact Online.
Zorg voor een nauwkeurige financiële administratie en ondersteun de boekhouding.
Verwerk onkostendeclaraties. 

Coördinatie van vergaderingen - circa 20%
Plan en organiseer interne en externe vergaderingen, waarbij je alle bijbehorende logistiek en voorbereiding regelt.
Beheer en coördineer de agenda's van de organisatie en zorg voor tijdige communicatie over afspraken.
Maak notulen van vergaderingen, houd actiepunten bij en volg deze op met de relevante partijen om ervoor te zorgen dat de afgesproken resultaten worden gerealiseerd.

Jouw profiel

Kandidaten dienen het volgende te kunnen aantonen:

• Aantoonbare ervaring in een functie op het gebied van officemanagement, als directieassistent of een vergelijkbare operationele functie.
• Vloeiend in het Engels en Nederlands; kennis van het Frans is een pré.
• Ervaring met en bekendheid met Exact Online of vergelijkbare financiële administratiesoftware.
• Sterk organisatorisch vermogen en een consistent hoge mate van nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Het vermogen om concurrerende prioriteiten te beheren en deadlines te halen in een dynamische omgeving met een klein team.
• Goede interpersoonlijke vaardigheden, een professionele houding en een samenwerkingsgerichte aanpak in de omgang met collega's.

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Engels (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

• Een concurrerend salarispakket, met secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ziektekostenverzekering, lunchcheques, extra wettelijke vakantiedagen, enz.
• Flexibele werkregelingen (hybride werkomgeving).
• Ondersteuning bij professionele ontwikkeling en opleidingen
• De kans om samen te werken met een klein, vriendelijk en zeer ervaren team