Agent d'accueil et d'administration H/F/X

Description de l'entreprise

L'Administration communale de Saint-Gilles recrute pour la fonction d'Agent d'accueil et d'administration (h/f/x) pour le Département Population.

Notre administration publique locale bruxelloise emploie de nombreux profils répartis en divers services. L'organisation poursuit l'objectif d'optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d'évolution des carrières que d'amélioration du service rendu à la population.

Mission du département Population
Le département Population délivre aux citoyens l'ensemble des documents administratifs liés à l'identité, au séjour et aux obligations légales.

Ses missions couvrent notamment:
- la délivrance des cartes d'identité, permis de conduire, passeports, certificats, extraits et procédures de changement d'adresse
- l'enregistrement et le suivi des dossiers liés aux personnes étrangères (européennes et non-européennes), en coordination avec l'Office des étrangers
- la tenue des registres de population
- le suivi administratif des enquêtes de résidence, mariages, cohabitations et diverses demandes judiciaires en collaboration avec les services de police et le Procureur du Roi
- l'organisation des scrutins électoraux (listes électorales, jurés d'Assises, élections communales, régionales, législatives et européennes)

Toutes les actions sont réalisées dans le respect strict des lois, procédures et directives applicables, avec la volonté de garantir un service de qualité à la population.

Description de la fonction

La fonction consiste à assurer l'accueil du public, clarifier les demandes, informer, orienter et traiter les démarches administratives relevant du département Population.
La mission implique un contact constant avec le public, le suivi des dossiers, la gestion administrative, l'application des règles légales et la représentation correcte de l'administration communale.

Les tâches comprennent notamment:
- Accueil du citoyen au guichet et au téléphone, en français et en néerlandais
- Identification, analyse et vérification des demandes
- Contrôle des données, des documents, et consultation du Registre national
- Explication claire des procédures, orientation vers les services adéquats
- Traitement et délivrance des documents administratifs
- Suivi, mise à jour et classement des dossiers
- Gestion administrative, démarches liées aux enquêtes de police
- Traitement du courrier national et international spécifique au service
- Gestion quotidienne de la caisse électronique individuelle et rotation du matériel lié à la caisse
- Participation à une permanence hebdomadaire en soirée (jeudi de 15h à 18h)

Profil

Diplôme
Être titulaire d'un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (CESS)
Si le diplôme a été obtenu en dehors du Benelux, une équivalence délivrée par la Communauté française ou flamande doit être jointe à la candidature

Atouts pour la fonction
- Une expérience en accueil du public
- Une expérience dans le secteur public ou dans un service administratif
- Une connaissance préalable des procédures de population ou de la législation liée à l'identité ou au séjour constitue un avantage

Connaissances techniques
- Très bonne maîtrise du français et du néerlandais, à l'oral comme à l'écrit (vous êtes en possession du brevet linguistique SELOR (Travaillerpour.be) ou êtes disposé à l'obtenir)
- Capacité à assimiler la législation, les procédures et les instructions liées au département Population
- Utilisation autonome de Word, Excel et outils bureautiques courants
- Aisance avec les logiciels métier (dont le Registre national)
- Capacité à rédiger des courriers administratifs simples avec exactitude et rigueur

Compétences comportementales
- Sens de l'organisation, capacité à structurer son travail et à gérer les priorités
- Polyvalence, adaptation rapide aux procédures et à l'évolution des situations
- Gestion constructive des émotions et maintien du calme en contexte tendu
- Recherche active de solutions et attitude orientée service
- Communication claire, structurée et adaptée aux interlocuteurs
- Écoute active et attitude courtoise
- Coopération, partage de l'information et esprit d'équipe

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

Nous veillons à offrir un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant et sommes attentifs à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle. En travaillant chez nous, vous bénéficierez:
- D'un contrat de remplacement à temps plein (37h/semaine)
- D'un salaire à l'échelle barémique C1 29.027,73€ bruts annuel indexés sans ancienneté
- D'une valorisation des années d'expérience sous certaines conditions: jusqu'à 6 ans pour le secteur privé et sans limite de temps pour le secteur public
- D'une prime de fin d'année
- D'un chèque-cadeau en fin d'année
- D'un pécule de vacances
- D'une prime linguistique (sous réserve du brevet Selor)
- D'un remboursement des frais de transport (abonnement STIB gratuit, indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo et à pied...)
- De chèques-repas (valeur de 8€)
- D'un tarif préférentiel dans les hôpitaux Iris Sud
- De primes de mariage/cohabitation, naissance/adoption, pension, enfant en situation de handicap...
- D'une assurance hospitalisation (formule étendue)
- D'un régime complémentaire de pension
- De nombreuses possibilités de formation
- Nous sommes également affiliés au programme Benefits at Work. Il permet à nos collaborateurs de profiter de nombreuses réductions de prix sur les entrées dans les parcs de loisirs, les spectacles, dans les magasins (vêtements, décoration, éléctro...), sur les réservations de voyage, les assurances...

Informations supplémentaires

Intéressé/e? 
Postulez encore aujourd'hui en utilisant le lien suivant: 
https://wepulse.csod.com/ux/ats/careersite/15/home/requisition/146?c=wepulse&lang=fr-FR

Date de fin de candidature: 05/05/2026

Aménagement raisonnable/Diversité:
La commune de Saint-Gilles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.
Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l'intégration au sein de l'administration.

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