Medewerker Onthaal en Administratie M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

De Gemeente Sint-Gillis werft een Medewerker Onthaal en Administratie (m/v/x) aan voor het Departement Bevolking.

Onze Brusselse lokale administratie telt een brede waaier aan profielen, verspreid over verschillende diensten. De organisatie streeft ernaar het personeelsbeheer te optimaliseren, zowel vanuit het oogpunt van loopbaanontwikkeling als vanuit de wens om de dienstverlening aan de bevolking voortdurend te verbeteren.

Opdracht van het Departement Bevolking
Het Departement Bevolking levert aan burgers alle administratieve documenten af die verband houden met identiteit, verblijf en wettelijke verplichtingen.

De opdrachten omvatten onder meer:
- de afgifte van identiteitskaarten, rijbewijzen, paspoorten, attesten, uittreksels en adreswijzigingen
- de registratie en opvolging van dossiers van buitenlandse personen (Europese en niet-Europese onderdanen), in samenwerking met de Dienst Vreemdelingenzaken
- het bijhouden van de bevolkingsregisters
- de administratieve opvolging van onderzoeken naar woonst, huwelijken, samenwoningen en diverse gerechtelijke aanvragen, in samenwerking met de politiediensten en het Parket
- de organisatie van verkiezingen (kiezerslijsten, lijsten van gezworenen, gemeentelijke, gewestelijke, federale en Europese verkiezingen)

Alle acties worden uitgevoerd in strikte naleving van de geldende wetten, procedures en richtlijnen, met de duidelijke ambitie om een kwaliteitsvolle dienstverlening aan de bevolking te garanderen.

Beschrijving van de functie

De functie omvat het onthaal van het publiek, het verduidelijken van vragen, het informeren en doorverwijzen van burgers, evenals het behandelen van administratieve aanvragen die onder het Departement Bevolking vallen.
De opdracht vraagt regelmatige contacten met het publiek, nauwkeurige dossieropvolging, correcte toepassing van wettelijke voorschriften en een respectvolle vertegenwoordiging van de gemeentelijke administratie.

De taken omvatten onder meer:
- Onthaal van burgers aan het loket en telefonisch, in het Frans en Nederlands
- Identificatie, analyse en verificatie van aanvragen
- Controle van gegevens en documenten, raadpleging van het Rijksregister
- Duidelijke uitleg van procedures en doorverwijzing naar de geschikte diensten
- Behandeling en afgifte van administratieve documenten
- Opvolging, actualisering en klassement van dossiers
- Administratieve stappen gelinkt aan politieonderzoeken
- Behandeling van nationale en internationale dienstspecifieke post
- Dagelijks beheer van de individuele elektronische kassa en rotatie van het kassamateriaal
- Deelname aan een wekelijkse avondpermanentie (donderdag van 15u tot 18u)

Jouw profiel

Diploma
In het bezit zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs (CESS)
Indien het diploma buiten de Benelux werd behaald, moet een gelijkwaardigheid van de Franse of Vlaamse Gemeenschap worden toegevoegd aan de kandidatuur

Pluspunten voor de functie
- Ervaring met publieksonthaal
- Ervaring binnen een openbare dienst of een administratieve omgeving
- Voorafgaande kennis van procedures Bevolking of regelgeving rond identiteit of verblijf is een troef

Technische kennis
- Zeer goede kennis van het Frans en het Nederlands, mondeling en schriftelijk
(in het bezit zijn van het SELOR (Werkenvoor.be)-taalbrevet of bereid zijn dit te behalen)
- Vermogen om de regelgeving, procedures en instructies van het Departement Bevolking snel te begrijpen en toe te passen
- Vlot gebruik van Word, Excel en andere courante kantoorsoftware
- Vlot werken met vakspecifieke software (waaronder het Rijksregister)
- Capaciteit om eenvoudige administratieve brieven correct en nauwkeurig op te stellen

Gedragscompetenties
- Organisatievermogen en kunnen bepalen van prioriteiten
- Polyvalentie en snelle aanpassing aan procedures en veranderende situaties
- Constructieve emotiebeheersing en kalmte in stressvolle situaties
- Actieve zoekhouding naar oplossingen en sterke dienstverleningsgerichtheid
- Duidelijke, gestructureerde en aangepaste communicatie
- Actief luisteren en een beleefde houding
- Samenwerking, informatie delen en teamgeest

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

Wij zorgen voor een dynamische, diverse en zorgzame werkomgeving en bewaken een goed evenwicht tussen privé- en professioneel leven. Bij ons werken betekent genieten van:
- Een voltijds vervangingscontract (37 u/week)
- Een salaris volgens barema C1: 29.027,73 € bruto per jaar (geïndexeerd, zonder anciënniteit)
- Valorisatie van beroepservaring onder bepaalde voorwaarden: tot 6 jaar uit de privésector en onbeperkt uit de publieke sector
- Een eindejaarspremie
- Een geschenkbon einde jaar
- Vakantiegeld
- Een taalpremie (onder voorbehoud van het behalen van het SELOR-taalbrevet)
- Terugbetaling van vervoerskosten (gratis STIB-abonnement, fiets- en voetgangersvergoeding...)
- Maaltijdcheques (waarde 8 €)
- Een voorkeurtarief in de IRIS Ziekenhuizen Zuid
- Premies voor huwelijk/samenwonen, geboorte/adoptie, pensioen, kind met een handicap...
- Een hospitalisatieverzekering (uitgebreide formule)
- Een aanvullend pensioenstelsel
- Ruime opleidingsmogelijkheden
- Lidmaatschap van het Benefits at Work-programma, met talrijke kortingen op pretparken, voorstellingen, winkels (kledij, decoratie, elektro...), reizen, verzekeringen...

Extra informatie

Interesse?
Solliciteer dan vandaag nog via de volgende weblink: 
https://wepulse.csod.com/ux/ats/careersite/15/home/requisition/146?c=wepulse&lang=nl-NL

Einddatum sollicitatie: 05/05/2026

Redelijke aanpassingen/Diversiteit
De gemeente Sint-Gillis selecteert de kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid wat betreft leeftijd, geslacht, etnische afstamming, religieuze overtuiging of nationaliteit.
Wij moedigen de mensen met een handicap aan te solliciteren. Wij zullen met de eventuele nodige aanpassingen rekening houden zowel voor de aanwervingsprocedure als voor de integratie binnen het gemeentebestuur.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama