Office Manager / Assistant du Directeur Technique H/F/X

Description de la fonction

Robert Half est actuellement à la recherche d'un Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X).

L'entreprise est située à Bruxelles et il s'agit d'un poste de 38,75 heures par semaine.

Dans le cadre de votre fonction d'Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X), vos responsabilités sont les suivantes :

Gestion administrative :

• vous gérez efficacement la correspondance ainsi que les communications internes et externes ;
• vous planifiez et organisez les réunions et conférences au sein du centre commercial ;
• vous gérez les agendas et plannings, et coordonnez les rendez-vous ainsi que les horaires ;
• vous préparez et relisez des documents, rapports et présentations ;
• vous maintenez à jour l'ensemble des informations et coordonnées des locataires ;
• vous diffusez chaque semaine les données de fréquentation au propriétaire, au property manager et à l'équipe Docks ;

Coordination :

• vous collaborez avec les équipes internes et externes afin d'assurer une bonne coordination et une communication fluide ;
• vous suivez et mettez à jour les projets en cours dans le respect des délais ;
• vous êtes le premier point de contact pour les locataires ;
• vous rédigez les procès-verbaux de réunions ;
• vous assurez la bonne gestion des fournitures de bureau ;
• vous prenez en charge la gestion quotidienne de l'Info Desk (planning des hôtesses, commandes, gestion administrative) ;
• vous apportez un support en cas de problèmes SUMUP à l'Info Desk ;

Accueil et relation clients :

• vous accueillez de manière professionnelle et chaleureuse les visiteurs, clients et partenaires ;
• vous fournissez des informations précises sur les services et activités du centre commercial ;
• vous accompagnez les clients vers les salles de réunion et leur proposez des boissons ;

Gestion de l'information :

• vous assurez le maintien et l'organisation des dossiers, documents et bases de données ;
• vous garantissez la confidentialité et la sécurité des données ;
• vous gérez les règles internes via Chainels ;

Support à la direction :

• vous assistez le Facility Manager dans le suivi de divers dossiers, notamment en matière de sécurité, d'assurances, etc. ;
• vous aidez la direction dans la prise de décision grâce à des analyses et informations pertinentes ;
• vous préparez des rapports et des analyses ad hoc ;
• vous soutenez l'équipe marketing si nécessaire.

Les qualifications requises pour cette fonction d'Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X) sont les suivantes :

• vous faites preuve d'une grande maturité, de professionnalisme et de la capacité à travailler de manière autonome ;
• vous avez un esprit ouvert et une attitude proactive ;
• une expérience préalable dans une fonction administrative similaire constitue un atout ;
• vous maîtrisez le français, l'anglais et le néerlandais ; une connaissance de base du néerlandais est suffisante ;
• vous disposez d'excellentes compétences organisationnelles et d'une bonne gestion du temps ;
• vous possédez de très bonnes compétences en communication écrite et orale ;
• vous êtes capable d'évoluer dans une petite équipe où chaque rôle a un impact sur les autres ;
• vous respectez les règles de sécurité et les procédures ;
• vous faites preuve de flexibilité et de fiabilité ;
• vous êtes disponible pour une organisation flexible, avec une matinée plus tôt par semaine ;
• vous êtes disponible pour travailler un samedi par mois, avec récupération la semaine suivante.

Dans le cadre de votre fonction d'Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X), notre client propose :

• une petite équipe de 5 personnes avec des rôles bien définis ;
• une ambiance collaborative et enrichissante avec des collègues de tous niveaux ;
• un salaire de 3.200 € brut ;
• des chèques-repas de 10 € ;
• une assurance hospitalisation en CDI ;
• un remboursement à 100 % des transports publics ;
• un contrat temps plein (38,75h/semaine) ;
• 20 jours de congés légaux + 7,5 jours de RTT ;
• des horaires flexibles ;
• une journée par mois où on commence plus tard et on termine à la fermeture ;
• un samedi par mois avec récupération de la journée la semaine suivante.

Cette fonction d'Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X) vous intéresse ? Postulez sans plus attendre avec la référence 000510934.

Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.

Compétences linguistiques

• Français (atout)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

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