Office Manager / Assistant du Directeur Technique H/F/X

Beschrijving van de functie

Robert Half est actuellement à la recherche d'un Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X).

L'entreprise est située à Bruxelles et il s'agit d'un poste de 38,75 heures par semaine.

Dans le cadre de votre fonction d'Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X), vos responsabilités sont les suivantes :

Gestion administrative :

• vous gérez efficacement la correspondance ainsi que les communications internes et externes ;
• vous planifiez et organisez les réunions et conférences au sein du centre commercial ;
• vous gérez les agendas et plannings, et coordonnez les rendez-vous ainsi que les horaires ;
• vous préparez et relisez des documents, rapports et présentations ;
• vous maintenez à jour l'ensemble des informations et coordonnées des locataires ;
• vous diffusez chaque semaine les données de fréquentation au propriétaire, au property manager et à l'équipe Docks ;

Coordination :

• vous collaborez avec les équipes internes et externes afin d'assurer une bonne coordination et une communication fluide ;
• vous suivez et mettez à jour les projets en cours dans le respect des délais ;
• vous êtes le premier point de contact pour les locataires ;
• vous rédigez les procès-verbaux de réunions ;
• vous assurez la bonne gestion des fournitures de bureau ;
• vous prenez en charge la gestion quotidienne de l'Info Desk (planning des hôtesses, commandes, gestion administrative) ;
• vous apportez un support en cas de problèmes SUMUP à l'Info Desk ;

Accueil et relation clients :

• vous accueillez de manière professionnelle et chaleureuse les visiteurs, clients et partenaires ;
• vous fournissez des informations précises sur les services et activités du centre commercial ;
• vous accompagnez les clients vers les salles de réunion et leur proposez des boissons ;

Gestion de l'information :

• vous assurez le maintien et l'organisation des dossiers, documents et bases de données ;
• vous garantissez la confidentialité et la sécurité des données ;
• vous gérez les règles internes via Chainels ;

Support à la direction :

• vous assistez le Facility Manager dans le suivi de divers dossiers, notamment en matière de sécurité, d'assurances, etc. ;
• vous aidez la direction dans la prise de décision grâce à des analyses et informations pertinentes ;
• vous préparez des rapports et des analyses ad hoc ;
• vous soutenez l'équipe marketing si nécessaire.

Les qualifications requises pour cette fonction d'Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X) sont les suivantes :

• vous faites preuve d'une grande maturité, de professionnalisme et de la capacité à travailler de manière autonome ;
• vous avez un esprit ouvert et une attitude proactive ;
• une expérience préalable dans une fonction administrative similaire constitue un atout ;
• vous maîtrisez le français, l'anglais et le néerlandais ; une connaissance de base du néerlandais est suffisante ;
• vous disposez d'excellentes compétences organisationnelles et d'une bonne gestion du temps ;
• vous possédez de très bonnes compétences en communication écrite et orale ;
• vous êtes capable d'évoluer dans une petite équipe où chaque rôle a un impact sur les autres ;
• vous respectez les règles de sécurité et les procédures ;
• vous faites preuve de flexibilité et de fiabilité ;
• vous êtes disponible pour une organisation flexible, avec une matinée plus tôt par semaine ;
• vous êtes disponible pour travailler un samedi par mois, avec récupération la semaine suivante.

Dans le cadre de votre fonction d'Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X), notre client propose :

• une petite équipe de 5 personnes avec des rôles bien définis ;
• une ambiance collaborative et enrichissante avec des collègues de tous niveaux ;
• un salaire de 3.200 € brut ;
• des chèques-repas de 10 € ;
• une assurance hospitalisation en CDI ;
• un remboursement à 100 % des transports publics ;
• un contrat temps plein (38,75h/semaine) ;
• 20 jours de congés légaux + 7,5 jours de RTT ;
• des horaires flexibles ;
• une journée par mois où on commence plus tard et on termine à la fermeture ;
• un samedi par mois avec récupération de la journée la semaine suivante.

Cette fonction d'Office Manager / Assistant du Directeur Technique (H/F/X) vous intéresse ? Postulez sans plus attendre avec la référence 000510934.

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Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

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