Un Assistant Administratif - Formation (h/f/x) H/F/X

Description de l'entreprise

Le Centre Public d'Action Sociale de Woluwe-Saint-Lambert recrute

Un Assistant Administratif - Formation (h/f/x)

sous contrat à durée indéterminée à temps plein au barème C1 de la fonction publique, pour le Service Gestion des carrières au sein du Département des Ressources Humaines.

Le Département des Ressources humaines qui regroupe l'ensemble des talents mis en œuvre pour administrer, mobiliser et développer les ressources humaines impliquées dans l'activité de l'institution se définit par deux axes interdépendants, la Gestion des carrières et le Payroll.

Le Service de Gestion des Carrières est en charge du suivi des formations des travailleurs et du développement des compétences du personnel.

La Cellule Formation est en charge de la gestion prévisionnelle des compétences et de l'élaboration d'un plan de leur développement. Les savoirs, savoir-faire et savoir-être des travailleurs sont des éléments fondamentaux pour le bon fonctionnement des services. L'objectif de la cellule est de veiller à ce que les travailleurs de tous les services puissent répondre au mieux aux besoins actuels et futurs de leurs fonctions.

Il s'agit d'un point majeur afin d'aider les travailleurs à construire une carrière cohérente et progressive.

Description de la fonction

Pour ce faire, l'Assistant Administratif sera amené à réaliser principalement les tâches suivantes : 

En collaboration ou sous la supervision avec le responsable et le gestionnaire des Formations :

·       Élaborer les plans/programmes de formation par département et fonction :

o   Analyser les demandes de formations

o   Repérer les besoins en formation ainsi que les formations obligatoires

o   Établir les cahiers des charges pour les formations en intra, en collaboration avec les responsables concernés ;

o   Rechercher et sélectionner les opérateurs de formation selon les procédures en vigueur

o   Mettre en place les formations et en assurer la communication

o   Assurer la prévision budgétaire et le suivi de celle-ci

·       Assurer le suivi administratif et logistique des dossiers dont il a la charge :

o   Rédiger et transmettre des courriers/mails, réaliser les inscriptions et les convocations et organiser les groupes de formation

o   Accueillir et orienter les formateurs lors des formations intra

o   Tenir à jour les listes nominatives du personnel et de formations suivies 

o   Gérer le suivi des facturations, des bons de commande et des mandatements 

o   Programmer et encoder les formulaires d'évaluation des formations suivies

·       Gérer la boite mails de la cellule ;

·       Assurer la relation entre les organismes externes et l'Institution ;

·       Prendre en charge le classement des documents et l'archivage ;

·       Établir des statistiques diverses et des rapports d'activités.

Profil

Profil :

Conditions de participation au recrutement :

• Être titulaire d'un Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS), de préférence dans une orientation administrative, donnant accès au niveau C des administrations publiques locales bruxelloises.

Compétences comportementales :

• Être rigoureux et respecter des délais ;
• Être soucieux du respect de la confidentialité ;
• Être organisé, structuré et autonome ;
• Démontrer des facilités d'adaptation et de polyvalence ;
• Être réactif, communicatif et avoir le sens de l'initiative.

Compétences techniques :

• Maitriser le français tant à l'oral qu'à l'écrit pour pouvoir communiquer efficacement et rédiger des messages clairs ;
• Disposer de très bonnes connaissances en Office et de connaissances en plateformes/logiciels en vigueur au sein du Département (Persée - module formations) ;
• Techniques de communication, écoute active (assertivité)
• Être capable de gérer un agenda et des tâches administratives de façon optimale.

Atouts :

• Disposer d'une première expérience pertinente en gestion d'un plan de développement des compétences ;
• Avoir la connaissance du néerlandais et être en possession du brevet linguistique du Selor, correspondant à votre niveau de fonction.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Avantages :

Ø  Un salaire mensuel brut sur base d'un temps plein de minimum 2.650,69 euros avec une reprise de l'ancienneté utile et en lien avec la fonction sous réserve de remise de justificatifs complets et valables (jusqu'à 10 ans dans le secteur privé et 15 ans dans le secteur public);

Ø  Une prime de fin d'année ;

Ø  Une prime mensuelle de bilinguisme (si brevet Selor adéquat) ;

Ø  Des tickets restaurant ;

Ø  Une assurance hospitalisation ;

Ø  Une intervention transport domicile-lieu de travail possible selon la situation personnelle:

• La gratuité des transports en commun (STIB, de Lijn, SNCB, Tec);
• L'accès au parking gratuit ;
• Une prime vélo ;
• Une prime piéton.

Ø  Divers avantages via le service social collectif (prime de mariage, prime de naissance, intervention dans certaines dépenses exceptionnelles, ...) ;

Ø  Une réduction de 10% auprès d'Ethias pour les assurances prises à titre individuel ;

Ø  Un environnement de travail agréable, respectueux de l'équilibre vie professionnelle - vie privée et en pleine évolution :

• Une dynamique collégiale, prônant le professionnalisme et l'efficience dans un esprit d'innovation, de créativité, de transparence et de respect du personnel ;
• Un nombre avantageux de jours de congé (environ 40 jours dans le cadre d'un temps plein) ;
• Un crédit de congés dès l'entrée en fonction ;
• Une plage de travail mobile permettant une arrivée entre 6h30 et 10h00 et un départ entre 15h00 et 20h00 ;
• Une possibilité de télétravail sur base d'un temps plein (selon notre règlement) ;
• Un soutien à la mobilité interne (verticale et horizontale) ainsi qu'au développement des compétences au travers d'un plan de formation individuel et adapté.

Ø  Une mise à disposition d'un ordinateur portable à usage professionnel.

Intéressé ?

Date limite de candidature : le 29/03/26.

Procédure de sélection :

Pour le poste d'Assistant administratif - Formation au sein du service Gestion des carrières et du développement, les candidats retenus seront contactés aux alentours du 02/04/26.

Afin de vous permettre de vous organiser, nous vous prions de bien vouloir noter la
date suivante :

- Une épreuve orale, le 07/04/26 en après-midi.

Ce planning peut être sujet à modifications par l'institution.

Vous présentez un handicap, un trouble de l'apprentissage ou une maladie, vous souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? Mentionnez-le dans votre candidature. Nous veillerons à adapter au mieux les conditions afin que vous puissiez vous présenter dans les meilleures circonstances.

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