Description de l'entreprise

Mission du service

Le service Economat apporte son appui afin de permettre aux services internes et externes de l'administration communale d'accomplir leurs propres missions.

Le volet administratif traite la gestion et le suivi des commandes, assure la gestion des stocks et la distribution des fournitures, la réalisation des travaux d'imprimerie et de l'infographie (revue de presse) et effectue les livraisons.

Le volet logistique assure la gestion des salles de réunion, de l'équipe des agents de propreté des espaces intérieurs, de l'équipe des huissiers, la gestion des commandes et des contacts avec les fournisseurs.

Description de la fonction

En tant que responsable de l'équipe d'entretien, vous veillez au bon fonctionnement quotidien des activités de nettoyage dans les bâtiments communaux et contribuez au soutien opérationnel du service Economat.

Vous encadrez l'équipe des agents d'entretien, organisez le travail, assurez le suivi des présences et veillez à la qualité des prestations, dans le respect des consignes, du règlement de travail et des exigences de sécurité et de bien-être au travail.

En parallèle, vous apportez un appui administratif et logistique concret au service : suivi des demandes, rédaction de courriers-types, de mails et de notes de service, relais d'informations, soutien à la gestion des commandes, des stocks et de certaines activités logistiques transversales.

Responsabilités principales

• Encadrement de l'équipe d'entretien (± 20 agents)

• Organiser, planifier et répartir le travail quotidien de nettoyage ;
• Contrôler la qualité des prestations dans les bâtiments communaux ;
• Assurer le suivi des présences, absences et congés ;
• Donner un feedback régulier, accompagner les agents et contribuer à leur évaluation ;
• Veiller au respect des consignes, des procédures, du règlement de travail et des règles de sécurité ;
• Favoriser un climat de travail constructif, gérer les tensions et soutenir la cohésion d'équipe.

• Coordination et communication

• Assurer le relais entre l'équipe des agents d'entretien, la hiérarchie et les autres services dans lesquels les agents sont affectés ;
• Transmettre les informations utiles de manière claire et dans des délais raisonnables ;
• Expliquer le fonctionnement de l'équipe aux interlocuteurs internes et adopter une posture constructive de collaboration ;
• Réunir l'équipe lorsque cela est nécessaire afin de maintenir le lien avec le terrain et d'anticiper les difficultés.

• Soutien administratif et logistique

• Participer au traitement des tâches administratives courantes et spécifiques du service ;
• Assurer la gestion du courrier interne et externe;
• Rédiger des courriers-types, des mails, des notes de service et d'autres supports administratifs simples;
• Prendre note des demandes, en assurer le relais et soutenir le suivi administratif des dossiers ;
• Soutenir la gestion des stocks : réceptionner, ranger et dispatcher les fournitures, produits d'entretien et matériel ;
• Signaler les anomalies ou les besoins au responsable du service et contribuer à la continuité du fonctionnement du service.

• Soutien opérationnel ponctuel

• Participer, selon les besoins du service, à certaines missions logistiques transversales ;
• Apporter, en cas de besoin, un appui aux livraisons, au transport de matériel ou à l'organisation logistique liée à des activités communales ;
• Intervenir comme référent du service catering dans le cadre de la planification d'urgence, selon les consignes en vigueur.

Profil

Formation & expérience

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (CESS) ;
• Vous disposez idéalement d'une expérience utile en encadrement d'équipe, en organisation du travail, en nettoyage professionnel, en logistique ou dans une fonction de terrain similaire ;
• Une expérience dans un environnement public constitue un atout.

Compétences organisationnelles et managériales

• Vous savez organiser, planifier et superviser le travail d'une équipe avec méthode et efficacité ;
• Vous êtes capable de fixer des priorités, d'anticiper les besoins et d'assurer un suivi rigoureux des missions confiées ;
• Vous exercez un leadership de proximité, fondé sur la clarté, l'équité, l'écoute et le sens des responsabilités ;
• Vous êtes à l'aise dans la gestion du quotidien, des imprévus et des situations de tension et proposez des solutions concrètes.

Compétences administratives et relationnelles

• Vous êtes capable d'apporter un soutien concret aux tâches administratives du service, notamment par la rédaction de courriers-types, de mails, de notes de service et de documents simples ;
• Vous communiquez avec aisance, tant à l'oral qu'à l'écrit, et adaptez votre posture à vos interlocuteurs;
• Vous faites preuve de rigueur, de fiabilité, de discrétion et de sens du service public ;
• Vous appréciez le travail en équipe et contribuez à un climat de collaboration positif.

Compétences techniques

• Vous avez une bonne connaissance des techniques de gestion d'équipe et de planification du travail ;
• Vous êtes sensibilisé·e aux règles de bien-être au travail, de sécurité et au respect du règlement de travail ;
• Vous êtes capable d'utiliser les outils bureautiques et de vous adapter à des procédures ou outils internes.

Langues

Vous êtes titulaire des certifications linguistiques administratives délivrées par Travaillerpour.be (ancien Selor) ou vous êtes disposé·e à les obtenir dans un délai raisonnable après votre entrée en fonction.

Connaissances informatiques

MS Office (Word, Excel et Outlook).

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Rejoindre la Commune de Koekelberg, c'est intégrer une administration à taille humaine, où la proximité, la collaboration et la qualité du service public sont au cœur du quotidien.

Un environnement de travail stimulant

• Vous rejoignez une équipe dynamique et un service transversal au cœur des activités communales ;
• Vous exercez une fonction variée combinant encadrement d'équipe, organisation, terrain et soutien administratif ;
• Vous contribuez concrètement à la qualité du cadre de travail et au bon fonctionnement de l'administration communale.

Un équilibre entre vie professionnelle et personnelle

• 26 jours de congé annuels (à temps plein), auxquels s'ajoutent des congés compensatoires et des jours de repos supplémentaires selon le régime communal.

Des avantages extra-légaux compétitifs

• Prime de fin d'année et chèques-repas d'une valeur faciale de 8,00 € ;
• Reconnaissance intégrale de l'ancienneté dans le secteur public, et jusqu'à 6 ans d'ancienneté dans le secteur privé en lien avec la fonction ;
• Remboursement à 100 % des abonnements STIB, participation aux frais de la SNCB, et indemnités cycliste ou piéton ;
• Allocation de bilinguisme selon la législation en vigueur ;
• Assurance hospitalisation et pension complémentaire couvertes par l'employeur ;
• Formations continues et possibilités d'évolution au sein de l'administration.

Informations supplémentaires

Envoi candidature

Envoi des candidatures (CV, lettre de motivation et copie certifiée du diplôme) par e-mail à Madame Laura Fuentes Ocaña, chargée des recrutements : lfuentes@koekelberg.brussels 

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