Beschrijving van het bedrijf

Missie van de dienst

De dienst Economaat biedt ondersteuning aan de interne en externe diensten van de gemeentelijke administratie zodat zij hun eigen opdrachten kunnen vervullen.

Het administratieve luik behandelt het beheer en de opvolging van bestellingen, verzorgt het voorraadbeheer en de verdeling van benodigdheden, de uitvoering van drukwerk en infografie (persoverzicht) en staat in voor de leveringen.

Het logistieke luik verzorgt het beheer van de vergaderzalen, van het team reinigingsmedewerkers voor de binnenruimten, van het team huisbewaarders, het beheer van bestellingen en de contacten met leveranciers.

Beschrijving van de functie

Doelen van de functie

Als verantwoordelijke van het onderhoudsteam waakt u over de dagelijkse goede werking van de schoonmaakactiviteiten in de gemeentelijke gebouwen en draagt u bij aan de operationele ondersteuning van de dienst Economaat.

U begeleidt het team van onderhoudsmedewerkers, organiseert het werk, volgt de aanwezigheden op en waakt over de kwaliteit van de prestaties, met respect voor de richtlijnen, het arbeidsreglement en de vereisten inzake veiligheid en welzijn op het werk.

Daarnaast verleent u concrete administratieve en logistieke ondersteuning aan de dienst: opvolging van aanvragen, opstellen van standaardbrieven, e-mails en dienstnota's, doorgeven van informatie, ondersteuning bij het beheer van bestellingen, voorraden en bepaalde transversale logistieke activiteiten.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Omkadering van het onderhoudsteam (± 20 medewerkers)

• Het dagelijkse schoonmaakwerk organiseren, plannen en verdelen; 
• De kwaliteit van de prestaties in de gemeentelijke gebouwen controleren; 
• De aanwezigheden, afwezigheden en verloven opvolgen; 
• Regelmatig feedback geven, medewerkers begeleiden en bijdragen aan hun evaluatie; 
• Toezien op de naleving van de richtlijnen, procedures, het arbeidsreglement en de veiligheidsregels; 
• Een constructief werkklimaat bevorderen, spanningen beheren en de teamcohesie ondersteunen.

• Coordinatie en communicatie

• De schakel vormen tussen het team van onderhoudsmedewerkers, de hiërarchie en de andere diensten waar de medewerkers zijn tewerkgesteld; 
• Nuttige informatie duidelijk en binnen een redelijke termijn doorgeven; 
• De werking van het team toelichten aan interne gesprekspartners en een constructieve samenwerkingshouding aannemen; 
• Het team bijeenbrengen wanneer nodig om de verbinding met het terrein te behouden en moeilijkheden 

• Administratieve en logistieke ondersteuning

• Deelnemen aan de behandeling van de lopende en specifieke administratieve taken van de dienst; 
• De interne en externe briefwisseling beheren; 
• Standaardbrieven, e-mails, dienstnota's en andere eenvoudige administratieve documenten opstellen; 
• Aanvragen noteren, doorgeven en de administratieve opvolging van dossiers ondersteunen; 
• Het voorraadbeheer ondersteunen: benodigdheden, onderhoudsproducten en materiaal ontvangen, opbergen en verdelen; 
• Anomalieën of behoeften signaleren aan de dienstverantwoordelijke en bijdragen aan de continuïteit van de dienstverlening.

• Punctuele operationele ondersteuning

• Naargelang de behoeften van de dienst deelnemen aan bepaalde transversale logistieke opdrachten; 
• Indien nodig ondersteuning bieden bij leveringen, het transport van materiaal of de logistieke organisatie in het kader van gemeentelijke activiteiten; 
• Optreden als referentiepersoon voor de cateringdienst in het kader van de noodplanning, conform de geldende richtlijnen.

Jouw profiel

Opleiding & ervaring

• U bent houder van een diploma hoger secundair onderwijs (HSO); 
• U beschikt bij voorkeur over nuttige ervaring in teamleiding, werkorganisatie, professionele schoonmaak, logistiek of een gelijkaardige terreinfunctie; 
• Ervaring in een publieke omgeving is een troef.

Organisatie en managmentvaardigheden

• U kunt het werk van een team methodisch en efficiënt organiseren, plannen en opvolgen; 
• U bent in staat prioriteiten te stellen, behoeften te anticiperen en de toevertrouwde opdrachten nauwgezet op te volgen; 
• U oefent een nabijheidsleiderschap uit, gebaseerd op duidelijkheid, billijkheid, luistervaardigheid en verantwoordelijkheidszin; 
• U voelt zich thuis in het beheer van het dagelijkse werk, onvoorziene situaties en spanningen en stelt concrete oplossingen voor.

Administratieve en relationele vaardigheden

• U bent in staat concrete ondersteuning te bieden bij de administratieve taken van de dienst, met name door het opstellen van standaardbrieven, e-mails, dienstnota's en eenvoudige documenten; 
• U communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk, en past uw houding aan uw gesprekspartners aan; 
• U toont nauwgezetheid, betrouwbaarheid, discretie en gevoel voor openbare dienstverlening; 
• U werkt graag in team en draagt bij aan een positief samenwerkingsklimaat.

Technische vaardigheden

• U heeft een goede kennis van technieken voor teammanagement en werkplanning; 
• U bent vertrouwd met de regels over welzijn op het werk, veiligheid en de naleving van het arbeidsreglement; 
• U bent in staat kantoortools te gebruiken en u aan te passen aan interne procedures of instrumenten.

Taalkennis

U bent houder van de administratieve taalcertificaten uitgereikt door Werkenvoor.be (vroeger Selor), of u bent bereid deze te behalen binnen een redelijke termijn na uw indiensttreding.

Informaticakennis

MS Office (Word, Excel en Outlook).

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

De gemeente Koekelberg vervoegen betekent deel uitmaken van een administratie op mensenmaat, waar nabijheid, samenwerking en kwaliteit van de openbare dienstverlening centraal staan.

Een stimulerende werkomgeving

• U maakt deel uit van een dynamisch team en een transversale dienst die centraal staat in de gemeentelijke activiteiten; 
• U oefent een gevarieerde functie uit die teamleiding, organisatie, terreinwerk en administratieve ondersteuning combineert; 
• U draagt concreet bij aan de kwaliteit van de werkomgeving en de goede werking van de gemeentelijke administratie.

Evenwicht tussen werk en leven

• 26 dagen jaarlijks verlof (voltijds), aangevuld met compensatieverlof en extra rustdagen volgens het gemeentelijk stelsel.

Extra-legale voordelen

• Eindejaarspremie en maaltijdcheques met een nominale waarde van 8,00 €; 
• Volledige erkenning van anciënniteit in de openbare sector, en tot 6 jaar anciënniteit in de privésector in verband met de functie;
• 100% terugbetaling van MIVB-abonnementen, tussenkomst in NMBS-kosten, en fiets- of voetgangersvergoeding; 
• Tweetaligheidspremie volgens de geldende wetgeving;
• Hospitalisatieverzekering en aanvullend pensioen ten laste van de werkgever; 
• Permanente vorming en doorgroeimogelijkheden binnen de administratie

Extra informatie

Uw kandidatuur

Verstuur uw kandidatuur (CV, motiveringsbrief en eensluidende kopie diploma) via e-mail aan Laura Fuentes Ocaña, wervingsmadewerker: lfuentes@koekelberg.brussels

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama